Travel & Expense
Transformer vos processus voyages et notes de frais en opportunités d'innovation, rendre votre gestion plus intelligente, plus efficace et résolument orientée vers les données, pour améliorer votre efficacité.
Notre objectif : aider les directions financières, Achats ou RH dans la mise en place et l’optimisation de leurs processus de gestion des notes de frais et gestion des voyages.
Nous accompagnons nos clients à relever les nombreux défis liés à la gestion des notes de frais et des voyages au sein de leur organisation :
- Réaliser pleinement leur transformation digitale en éliminant la gestion manuelle des processus métiers (formulaires Excel, développements informatiques internes complexes à maintenir…
- Remédier aux processus peu automatisés et peu digitalisés, réduisant ainsi les délais de validation, de traitement et de remboursement des notes,
- Adresser les besoins liés à l'obsolescence des systèmes de gestion des notes de frais et voyages,
- Améliorer l’expérience utilisateur en proposant des solutions modernes, agiles et conformes aux nouvelles exigences du marché,
- Bénéficier de nouvelles fonctionnalités et technologies : mobilité, intégration de l'Intelligence Artificielle, dématérialisation complète des justificatifs en conformité totale avec la législation,
- Offrir une visibilité en temps réel et exploiter les données générées par les processus T&E pour identifier des tendances, évaluer les coûts, et prendre des décisions éclairées,
- Minimiser les erreurs humaines associées à la saisie manuelle des dépenses, améliorant ainsi la précision des données et la conformité aux politiques de l'entreprise,
- S’assurer de la conformité des processus Travel & Expense aux réglementations locales et internationales.
Pour aider nos clients à optimiser et à améliorer l'efficacité de leurs processus Travel & Expense (T&E), voici quelques exemples de missions que nous réalisons en France et à l’International :
- Schéma Directeur :
- Définition de la vision, des objectifs et des priorités autour des processus Travel & Expense,
- Mise en place de feuilles de route sur les enjeux voyages et déplacements.
- Audit et Evaluation des Processus actuels :
- Audit approfondi des processus T&E existants,
- Identification des inefficacités, des lacunes et des points de friction (métier et utilisateurs) qui peuvent entraver la productivité et la conformité.
- Benchmark des solutions :
- Identification d’une shortlist des solutions répondant aux enjeux et aux processus du client afin de les solliciter lors de la phase de consultation. - Aide au choix :
- Accompagnement dans l’aide au choix de solutions : rédaction des cahiers des charges et des grilles de réponse, animation de l’appel d’offre, préconisations. - Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) :
- Pilotage des projets,
- Assistance lors la conception des processus cibles et aide à collecter les données de paramétrage nécessaires,
- Animation la phase de recette de la solution,
- Facilitation des chantiers techniques d’interfaces et/ou reprise de données. - Conduite du Changement et Maintien en Condition Opérationnelle :
- Mise en place de documentations utilisateurs, valideurs, administrateurs,
- Formation à l’utilisation de la plateforme : utilisateurs finaux, key users,
- Formation à l’administration de la plateforme,
- Support.
Notre approche stratégique s'articule autour de l'objectif essentiel de transformer les organisations en des entités plus efficientes, agiles et étroitement alignées sur les meilleures pratiques du marché.
Quelques exemples concrets de projets menés par nos experts :
Pour la Direction des Ressources Humaines d’une entreprise française majeure opérant dans le secteur des services postaux et de la logistique, réalisation d’une mission de cadrage en vue d’une consultation du marché (Expense).
Réalisations :
- Audit détaillé de l’ensemble des processus,
- Interviews des principaux acteurs (administrateurs, Direction, utilisateurs finaux, assistantes),
- Identification des principaux irritants et axes d’amélioration,
- Réalisation de la cartographie applicative,
- Rédaction d’un dossier de préconisation et feuille de route,
- Benchmark des solutions envisagées dans le cadre de la consultation,
- Rédaction du cahier des charge en vue de la consultation.
Pour la Direction Financière d’un acteur majeur international de la logistique et du transport, réalisation d’une mission de simplification des processus, d’automatisation des opérations et d’AMOA sur le déploiement de solutions (Travel & Expense), dans un contexte international.
Réalisations :
- Définition du processus Notes de Frais et de l’organisation cible,
- Challenge des métiers, de l’intégrateur et de l’éditeur,
- Simplification des paramétrages et des interfaces en place,
- Automatisation de certaines tâches,
- Utilisation de groupes pilotes pour embarquer les utilisateurs dans le cadre du chantier conduite du changement,
- Support aux différents métiers (Achats, Comptabilité…) et filiales mondiales dans la formalisation de leur besoin,
- AMOA sur le déploiement d’une solution Expense à l’international (Europe, Afrique du Nord, Asie, USA),
- AMOA sur le déploiement d’une solution Travel en France,
- Support Utilisateur sur les modules Travel & Expense,
- Rédaction de spécifications fonctionnelles liées aux besoins de Reporting,
- Mise en place de Reportings dédiés à la gestion opérationnelle (développement, automatisations…),
- Rédaction de spécifications fonctionnelles d’interfaces,
- Développement d’interfaces.
Pour la Direction des Achats d’un groupe français spécialisé dans la protection sociale et les assurances, réalisation d’une mission d’aide au choix pour une solution intégrée Travel & Expense
Réalisations :
- Définition de la stratégie de consultation,
- Rédaction du cahier des charges,
- Rédaction des grilles d’analyse et de réponse,
- Animation de l’appel d’offre et des soutenances,
- Rédaction du dossier de préconisation,
- Assistance à la contractualisation.
Pour la Direction IT d’un acteur de la location de matériel et d’équipements, accompagnement autour de la mise en place de la dématérialisation des justificatifs à valeur probante, et AMOA pour le déploiement d’une solution en Europe (Expense)
Réalisations :
- Audit détaillé du processus de gestion des justificatifs,
- AMOA et conduite du changement sur la mise en place des nouvelles procédures,
- AMOA sur le déploiement de la solution en Europe (Allemagne, Italie).
La mise en place de processus Travel & Expense efficients, ou l’optimisation de processus déjà existants peut apporter des avantages significatifs aux entreprises, tant sur le plan financier que sur le plan opérationnel :
- Réduction des coûts de gestion des dépenses de 10 à 20%, par la mise en place d’automatisation des processus
- Réduction du temps de traitement des dépenses de 50 à 75% par la mise en place de politiques et de procédures claires
- Amélioration de la satisfaction des employés de 15 à 20% par la mise en place d'un système de gestion des dépenses moderne, agile, et intelligent (IA, OCR, RPA…)
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