Dématérialisation des factures
Anticipez les nouvelles obligations et leurs impacts de la réforme de la facturation électronique (RFE) sur votre organisation en générant une plus grande efficience de vos processus et votre SI.
Notre objectif : Accompagner les entreprises dans la transition vers le e-invoicing/e-reporting et la conformité électronique, améliorer l'efficacité de leurs processus de traitement des factures fournisseurs et clients.
La réforme de la facturation électronique est l’occasion de relever de nombreux défis pour les entreprises souhaitant :
- Réduire leurs coûts en particulier ceux de gestion et de traitement des factures papier, tels que les frais d'impression, d'envoi postal et de stockage.
- Améliorer l'efficacité des processus en accélérant les délais de traitement des factures et des paiements, en réduisant les retards et les erreurs humaines, et en améliorant la productivité du personnel grâce à de nouvelles solutions plus performantes et offrant plus de fonctionnalités.
- Diminuer les taches manuelles à faible valeur ajoutée en introduisant des processus automatisés pour la réception, la saisie, le rapprochement, et la validation des factures fournisseurs, ainsi qu’en automatisant les process de distribution de factures clients.
- Améliorer la traçabilité et la transparence en permettant de suivre plus facilement la facture au travers de son cycle de vie et assurer une meilleure conformité aux politiques internes et aux réglementations externes.
- Réduire les risques de fraude et d'erreurs en mettant en place des contrôles de sécurité plus rigoureux, tels que la validation des signatures électroniques et la restriction de l'accès aux données sensibles.
- Contribuer à la réduction de l’empreinte carbone en éliminant le besoin de papier et en réduisant les déplacements liés à la manipulation de documents physiques.
Pour aider nos clients à se mettre en conformité avec la réforme de la facturation électronique ainsi qu’améliorer les processus de traitement des factures, voici quelques exemples de missions que nous réalisons en France et à l’international :
01. Schéma Directeur :
- Définition de la vision, des objectifs et des priorités autour des processus de traitement de la facture (clients & fournisseurs) et de la mise en conformité RFE.
- Mise en place de feuilles de route sur les enjeux de traitement de la facture (clients & fournisseurs) et de la mise en conformité RFE.
02. Audit et évaluation des processus actuels :
- Audit approfondi des processus de traitement de la facture (clients & fournisseurs),
- Identification des inefficacités, des lacunes et des points de friction (métiers et utilisateurs) qui peuvent entraver la productivité et la conformité,
- Analyse des écarts avec la RFE, identification des cas d’usages et analyses des structures de données, conception des chantiers de mise en conformité.
03. Benchmark des solutions :
- Identification d’une shortlist des solutions répondant aux enjeux et aux processus de nos client afin de les solliciter lors de la phase de consultation.
04. Aide au choix :
- Accompagnement dans l’aide au choix de solutions : rédaction des cahiers des charges et des grilles de réponse, animation de l’appel d’offre et préconisations.
05. Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) :
- Pilotage des projets,
- Assistance lors la conception des processus cibles et aide à collecter les données de paramétrage nécessaires,
- Animation de la phase de recette de la solution,
- Facilitation des chantiers techniques d’interfaces et/ou reprise de données.
06. Conduite du changement et maintien en condition opérationnelle :
- Mise en place de documentations utilisateurs et administrateurs,
- Formation à l’utilisation de la plateforme : utilisateurs finaux, key users,
- Formation à l’administration de la plateforme,
- Support.
Notre approche stratégique s'articule autour de l'objectif essentiel de transformer les organisations en des entités plus efficientes, agiles et étroitement alignées sur les meilleures pratiques du marché.
Quelques exemples concrets de projets menés par nos experts :
Pour la direction financière d’une banque française d’investissement, déploiement d’une solution de dématérialisation du cycle de factures fournisseurs (P2P)
Réalisations :
- Audit détaillé de l’ensemble des processus,
- Interviews des principaux acteurs (administrateurs, Direction, utilisateurs finaux, assistantes),
- Identification des principaux irritants et axes d’amélioration,
- Réalisation de la cartographie applicative,
- Rédaction d’un dossier de préconisation et feuille de route,
- Benchmark des solutions envisagées dans le cadre de la consultation,
- Rédaction du cahier des charge en vue de la consultation,
- Conduite du changement auprès des équipes métiers,
Pour la direction financière d’une entreprise française majeure de l’électroménager, sélection et déploiement d’un outil de e-invoicing conforme en France et à l’international.
Réalisations :
- Veille réglementaire dans les pays de présence du groupe,
- Benchmark des meilleures solutions de dématérialisation des factures clients,
- Rédaction du cahier des charges diffusé auprès des éditeurs sélectionnés.aup,
- Analyse des écarts de l’existant avec les exigences de la réforme de facturation électronique,
- Aide au choix de la solution O2C à déployer,
- AMOA implémentation de la solution en France et à l’international.
Pour la direction financière d’une entreprise française reconnue dans le secteur de la distribution, déploiement de deux solutions de dématérialisation des factures (clients et fournisseurs).
Réalisations :
• Cartographie des flux entrants/sortants (outillage, cycle de vie, environnement IT),
• Analyse d’écarts avec la cible règlementaire,
• Identification des impacts process/organisationnel/IT,
• Identification des scénarios d’architecture cible,
• Rédaction d’un cahier des charges et aide au choix de la solution,
• Aide aux choix des solutions P2P et O2C,
• AMOA implémentation des solutions.
Pour la direction financière d’une entreprise française reconnue dans le secteur agro-alimentaire, aide au choix de solutions de dématérialisation des factures fournisseurs et clients.
Réalisations :
- Cartographie des flux entrants/sortants (outillage, cycle de vie, environnement IT),
- Analyse d’écarts avec la cible règlementaire,
- Identification des impacts process/organisationnel/IT,
- Identification des scénarios d’architecture cible,
- Rédaction d’un cahier des charges et aide au choix de la solution,
- Aide aux choix des solutions P2P et O2C.
La mise en place de processus de dématérialisation de factures efficients, ou l’optimisation de processus déjà existants peut apporter des avantages significatifs aux entreprises, tant sur le plan financier qu’opérationnel :
- Réduction des coûts de gestion des factures jusqu’à 90% par la mise en place d’automatisation des processus,
- Réduction du temps de saisie des factures fournisseurs par les comptables de 30%,
- Réduction des retards de paiement de 12%.
Vous souhaitez en savoir plus ou initier un projet de dématérialisation de factures et de mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique ? Contactez-nous !
Vos contacts Althéa
