L’efficacité opérationnelle par la transformation digitale constitue l’un des vecteurs de la performance stratégique des fonctions supports telles que la gestion des talents, de la paie ou encore le contrôle de gestion. L’adoption de ces nouvelles solutions technologiques par les collaborateurs nécessite à la fois une expertise approfondie des solutions déployées et une adaptabilité continue des supports de communication pour tenir compte des demandes des collaborateurs en fonction de leur maturité.
Accompagner le changement organisationnel
C’est dans ce cadre qu’Althéa a créé la « Change Factory ». Elle intervient comme un service de production de contenu externalisé, couplant la connaissance approfondie d’Althéa des principales plateformes du marché à une capacité de contextualisation des contenus pour le projet.
Une connaissance fine des principales plateformes du marché
La Change Factory se distingue par sa maîtrise des plateformes de gestion des talents, de la paie, et des ERP financiers les plus répandus. Au travers de nos nombreuses missions, nous avons développé une connaissance détaillée des outils tels que Oracle HCM, Workday, SuccessFactors, UKG, Kelio, Cegid, et ADP pour la RH, mais aussi SAP S/4HANA ou Concur par exemple.
Cette expertise nous permet de créer des contenus qui sont non seulement pertinents dans le contexte projet de nos clients, mais aussi spécifiquement adaptés aux technologies à déployer.
Décuplez votre efficacité opérationnelle par la transformation digitale !
Nous vous y accompagnons.
Une capitalisation documentaire solide
L’un des atouts majeurs de « Change Factory » réside dans sa capacité à s’appuyer sur une capitalisation documentaire robuste, issue des missions déjà réalisées auprès de nos clients. Cette approche permet de combiner le meilleur des standards technologiques avec une personnalisation soigneusement calibrée. Nos contenus sont basés sur une large bibliothèque de documents, de guides pratiques, de tutoriels et de cas d’usages qui couvrent un éventail de scénarios et de besoins spécifiques permettant d’accélérer la livraison du kit de conduite du changement spécifique au projet. Par ailleurs, au fil du temps, Althéa a adapté sa bibliothèque de contenus aux nouveaux supports de communication (vidéo, e-learning, GenAI chat).
Cette capitalisation documentaire ne se limite pas à un simple référentiel de données. Elle est constamment enrichie et mise à jour pour refléter les évolutions des plateformes, les changements réglementaires mais également les modalités d’apprentissage préférées des collaborateurs.
Une personnalisation adaptée aux besoins spécifiques du projet client
Si les standards technologiques fournissent une base solide à la transformation, la véritable valeur ajoutée de la « Change Factory » réside dans sa capacité à personnaliser ces contenus pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation (processus, défis d’adoption, objectifs stratégiques). Au cours du cadrage, nos experts travaillent étroitement avec nos clients pour comprendre leurs exigences particulières et adapter les contenus en conséquence.
Cette personnalisation se manifeste à travers des modules de formation sur mesure, des documents d’aide spécifiques à votre configuration de plateforme, des FAQ adaptées et des supports de communication internes qui facilitent l’adoption des nouvelles technologies et optimisent les processus métier. Qu’il s’agisse de la formation collaborateur sur une nouvelle fonctionnalité ou du déploiement d’un guide utilisateur, la « Change Factory » offre des solutions de contenus parfaitement alignées avec la stratégie organisationnelle du client.
Une équipe dédiée et agile
Travaillant en hybride, la « Change Factory » met à disposition une équipe dédiée de consultants spécialisés dans la production de contenus à haute valeur ajoutée. Cette équipe utilise les formats et les outils des agences de communication, garantissant ainsi une production rapide et qualitative de contenus, directement dans plusieurs langues au besoin. Les équipes sont complétées par des expertises fonctionnelles et/ou techniques en fonction du sujet adressé. Grâce à cette approche très agile, Althéa répond de manière ultra rapide aux besoins de production de contenus.
Notre équipe maîtrise non seulement les outils de création traditionnels, mais aussi les nouvelles technologies et plateformes de communication, ce qui nous permet de produire des contenus variés : articles, vidéos explicatives, infographies, podcasts et bien plus encore. Cette diversité de formats garantit que vos messages sont diffusés de manière efficace et impactante, quel que soit le canal de communication utilisé, en tenant compte de la culture du client pour lequel ils sont produits.
Production en mode flux pour tenir les délais
Dans le cadre de projets digitaux, le temps est souvent compté entre la phase de recette et le go-live. Grâce à son modèle d’organisation en agence, la « Change Factory » est en mesure de produire les contenus attendus en un temps record. Cela permet de respecter les délais serrés imposés par les projets, tout en assurant une qualité irréprochable des supports livrés, sans dérive budgétaire.
L’adaptation des supports aux personae : la garantie qu’ils seront utilisés
Afin de maximiser l’efficacité de l’adoption des nouvelles technologies et processus, tous les supports produits par « Change Factory » sont soigneusement adaptés à chaque persona au sein de votre organisation. Nous limitons les contenus à ce qui est strictement nécessaire pour chaque groupe d’utilisateurs, en prenant en compte leurs rôles spécifiques, leurs compétences, et leurs besoins d’apprentissage. Cette approche ciblée sur leurs cas d’usages et leur expérience collaborateur permet de réduire leur pollution informationnelle et d’assurer que chaque employé dispose des connaissances utiles et nécessaires pour réussir la transition.
Un partenaire de confiance pour la transformation digitale
La « Change Factory » n’est pas seulement un fournisseur de contenu, c’est un partenaire stratégique pour la transformation digitale de nos clients. Dans un environnement où les technologies évoluent rapidement et où les entreprises doivent constamment s’adapter pour rester compétitives, avoir un partenaire de confiance pour gérer les besoins en contenus internes est essentiel. Nous fournissons des contenus qui informent, qui inspirent et qui motivent vos équipes pour adopter les changements avec confiance et compétence. En confiant la production de contenu à la « Change Factory », nos clients libèrent leurs ressources internes pour qu’elles se concentrent sur le métier.
Chiffres-clés
Etude Gallup
Une gestion du changement insuffisamment détaillée et opérationnelle génère un turnover additionnel dans les 6 mois, compris entre 20 et 50 %
Etude Tower Watson
Seuls 25 % des collaborateurs restent engagés pendant les périodes de changement si l’accompagnement au changement est insuffisant
Etude BCG
Les projets dont la conduite du changement opérationnel est négligée peuvent voir augmenter leur coût d’implémentation jusqu’à 30 %
Références
Pour une grande banque française
Adoption technologique dans un planning contraint
1 mois pour lancer la revue de salaire à l’échelle mondiale dans le module « Salary Review » d’ORACLE HCM
Le projet d’implémentation du module de Salary Review a dérivé en planning du fait de priorités multiples dans le projet. En revanche, la campagne de rémunération qui implique plus de 11 000 collaborateurs dans le monde pour cette filiale, ne peut pas être différée et doit être réalisée sur le module livré tardivement.
En un mois, les équipes d’Althéa cadrent les besoins de tous les collaborateurs impliqués dans cette évolution des outils, définissent les apprentissages et les communications nécessaires et produit le contenu attendu pour être mis en main aux relais du changement (HRBP dans les 14 pays).
Un leader dans l’engagement collaborateur – Déploiement Technologique
Conduite du changement
Dans le cadre de son autonomisation du groupe majeur qui la détenait, cette filiale choisit Workday pour devenir la colonne vertébrale de ses processus RH. Elle déploie ses processus de manière presque uniforme, au travers de tous les modules, auprès des 8 000 collaborateurs dans tous ses pays.
La change factory produit 3 prestations simultanées : elle cadre les besoins précis des collaborateurs pour chaque déploiement de nouveaux modules en matière d’accompagnement au changement, définit les contenus nécessaires à la bonne adoption par les collaborateurs de ces propositions fonctionnelles et produit la documentation mise à disposition des collaborateurs pour les soutenir dans la prise en main
Un leader international des services bancaires – Refonte du modèle de production de la formation et déploiement technologique
Conduite du changement, pilotage de la transformation
Réussir la transformation de la formation
Cette banque a décidé de transformer en profondeur son modèle de production de la formation à l’échelle internationale. 4 500 collaborateurs RH situés dans les filiales (pays/métier bancaire spécifique) sont concernés par cette évolution. La transformation est portée par la mise à disposition d’une nouvelle plateforme d’expérience de formation.
Althéa a réalisé le cadrage des besoins de conduite du changement auprès des 35 DRH de filiales ou de territoires, a défini le plan de conduite du changement (formation, communication et supports adhoc), a porté le sens de la transformation et le support des équipes métiers par l’organisation d’une série de 3 ateliers de découverte des impacts de la transformation pour leurs business pour chaque entité et contribué à la mise en œuvre d’une gouvernance de la formation permettant de mieux mettre en commun les modules déjà existants et les futurs besoins pour rationnaliser les achats et économiser les budgets.
Enjeux
Créer les contenus de formation en temps record
Dans 47 % de nos projets, le temps disponible pour produire les documents de formation utilisateurs entre la recette et la mise en production est inférieur à 3 semaines.
Augmenter le taux de première adoption des solutions technologiques
Une documentation engageante, adaptée aux besoins de chaque utilisateur, dans son contexte, en fonction de son métier, renforce le taux de 1ère adoption de la solution et l’évaluation positive de sa 1ère utilisation.
Renforcer les usages experts pour trouver le ROI attendu
Renforcer rapidement le passage d’un usage limité aux fonctionnalités basiques à un usage expert des solutions permet d’accélérer le temps de retour sur investissement. Une documentation de qualité accélère ce passage au stade expert.
Contacts
Questions courantes au sujet de la conduite du changement
Change Factory et conduite du changement : comment bien identifier les différents personae dans une organisation ?
L’identification des personae est une étape cruciale dans la conduite du changement, particulièrement lors de transformations organisationnelles. La Change Factory utilise une approche méthodologique structurée en plusieurs phases pour cartographier efficacement les différents profils au sein de l’entreprise.
La première étape consiste à réaliser une analyse approfondie de l’environnement de travail et des méthodes de travail existantes. Des ateliers collaboratifs sont organisés pour comprendre les routines, les habitudes et les points de résistance potentiels de chaque groupe d’utilisateurs. Cette phase permet d’identifier les différents niveaux de maturité digitale et les soft skills des collaborateurs.
La matrice d’impact est ensuite utilisée pour catégoriser les personae selon plusieurs critères : leur rôle dans le processus de transformation, leur niveau d’influence sur le projet de changement, et leur degré d’exposition au nouveau système. Cette analyse permet de générer une typologie précise des parties prenantes et d’adapter la stratégie de conduite du changement en conséquence.
La Change Factory développe alors des profils détaillés pour chaque persona, intégrant leurs enjeux spécifiques, leurs leviers d’adhésion et leurs potentielles résistances au changement. Cette cartographie prend en compte la courbe de deuil propre à chaque groupe et anticipe les différentes phases d’acceptation du changement, de la prise de conscience initiale jusqu’à l’engagement final.
Cette identification fine des personae permet ensuite d’élaborer un plan de communication et des outils opérationnels parfaitement adaptés à chaque profil. Les contenus sont personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque groupe, optimisant ainsi l’efficacité de l’accompagnement du changement et favorisant une transformation organisationnelle réussie.
Comment mesurer le taux de première adoption dans le cadre de la Change Factory ?
L’équipe dédiée de la Change Factory suit particulièrement les premiers usages des nouvelles solutions technologiques. Cette surveillance permet d’identifier rapidement les points de blocage et d’adapter les contenus en conséquence. Les retours des utilisateurs sont collectés et analysés en temps réel grâce au mode de fonctionnement agile de l’équipe. De plus, les contenus produits intègrent des indicateurs de suivi permettant de mesurer leur impact sur l’adoption. La diversité des formats (vidéo, e-learning, guides pratiques) permet de suivre précisément l’engagement des utilisateurs à travers différents canaux.
Bon à savoir : La bibliothèque documentaire existante sert de référentiel pour comparer les taux d’adoption entre différents projets similaires. Cette capitalisation permet d’identifier les meilleures pratiques et d’anticiper les facteurs de succès ou d’échec dans l’utilisation initiale des outils.
Dans un contexte de délais serrés – moins de 3 semaines entre la recette et la mise en production – ces mesures d’adoption permettent d’ajuster rapidement les supports et d’optimiser l’accompagnement des utilisateurs chez nos clients.
Comment la Change Factory accompagne-t-elle la conduite du changement, entre usages basiques et usages experts ?
La Change Factory déploie une méthodologie structurée qui prend en compte la dimension humaine du changement en entreprise. L’accompagnement proposé consiste à développer une approche qui va au-delà de la simple mise en place de nouveaux outils, pour intégrer les enjeux de résistance au changement et faciliter l’adhésion des collaborateurs à la nouvelle organisation.
La démarche s’appuie sur une analyse approfondie des comportements et habitudes existants pour préparer un plan de conduite adapté. Les managers du changement sont formés à piloter la transformation en tenant compte des peurs et inquiétudes inhérentes à toute réorganisation. Cette préparation managériale constitue une force pour combattre les résistances naturelles face aux modifications des process.
L’équipe projet développe également une vision à long terme qui implique tous les acteurs dans le processus de changement. Les salariés sont accompagnés de manière permanente, depuis la prise en compte de leurs besoins jusqu’à la maîtrise experte des nouvelles solutions. Cette approche facilite l’engagement des équipes et permet d’analyser en continu les résultats de la transformation.
