La gestion des absences et des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) peut s’avérer complexe et chronophage pour les entreprises. Chez Althéa, nous proposons une solution complète d’externalisation RH pour simplifier ce processus d’optimisation et permettre aux entreprises de se concentrer sur leurs activités essentielles.
Nos services d’externalisation RH
Althéa offre une solution complète pour la gestion de l’absence et des IJSS. Notre équipe d’experts RH prend en charge toutes les étapes du processus, de la déclaration des absences à la gestion des IJSS, en passant par la coordination avec les organismes sociaux.
Nos objectifs
- Gestion efficace des absences : nous gérons toutes les demandes d’absence, qu’elles soient planifiées ou imprévues, en veillant à ce que les politiques de l’entreprise soient respectées.
- Suivi des IJSS : nous prenons en charge le suivi des arrêts de travail et des IJSS en nous assurant que les remboursements sont correctement gérés et que les délais sont respectés.
- Coordination avec les organismes sociaux/CPAM : nous communiquons avec les organismes sociaux et les employés pour garantir une gestion fluide et transparente des IJSS.
- Rapports et analyse : nous fournissons des rapports réguliers sur les absences et les IJSS pour que vous puissiez suivre les tendances et prendre des décisions informées.
Affinez votre stratégie de gestion et de recouvrement des IJSS !
Nous vous y accompagnons.
Les avantages de l’externalisation RH avec Althéa
- Gain de temps : libérez vos équipes RH pour vous concentrer sur des tâches plus stratégiques en laissant la gestion de l’absence et des IJSS entre nos mains expertes. Vous évitez également les coûts et le temps liés au recrutement et à la formation de personnel RH supplémentaire.
- Conformité et précision : notre expertise garantit que toutes les procédures sont conformes aux réglementations en vigueur, réduisant ainsi les risques d’erreurs.
- Économies : l’externalisation peut vous aider à réduire les coûts liés à la gestion des absences et des IJSS.
- Service personnalisé : nous adaptons nos services à vos besoins spécifiques, en fonction de la taille et de la structure de votre entreprise.
Change management externalisation : une offre unique sur le marché
Althéa propose un accompagnement dans la conduite du changement dans le cadre de l’externalisation. Notre offre Change Management vise à assurer une transition en douceur pour votre entreprise. Nous travaillons en étroite collaboration avec vos équipes pour faciliter l’adoption de ce nouveau modèle opérationnel, minimisant les résistances au changement et maximisant les avantages de l’externalisation.
Avec Althéa, vous avez l’assurance d’une transition fluide et efficace vers une gestion externe de la gestion de l’absence et des IJSS, renforçant ainsi votre succès à long terme.
Assistance à la maîtrise d’ouvrage (AMOA)
Notre expertise en AMOA vient renforcer notre offre d’externalisation de l’absence et des IJSS. Notre forte présence dans de grandes entreprises nous permet une meilleure intégration dans la mise en œuvre des flux externalisés RH.
Choisissez Althéa pour une gestion transparente et efficace de l’absence et des IJSS. Vous souhaitez en savoir plus ou initier un projet d’externalisation de Services RH ? Contactez-nous !
Chiffres-clés
Suivi des IJSS pour nos clients
+ de 20 entreprises nous font confiance
Gestionnaires dédiés
Une équipe dédiée à nos clients
Le taux de recouvrement attendu sur nos missions IJSS tous les ans
Pour un acteur majeur de l'industrie
10 000 collaborateurs, 5 000 000 € d’IJSS par an
Contexte
Après plusieurs réorganisations et missions d’apurement interne sur les IJSS, le service RH a souhaité confier à Althéa la gestion de ses IJSS au fil de l’eau. La migration de leur logiciel de paie allait par ailleurs prendre beaucoup de temps à leur équipe.
L’entreprise connait également un turn-over fort qui déstabilise l’organisation RH.
Prestations réalisées
Avec l’envoi mensuel des exports DSN événementielles et des salaires rétablis, Althéa a pu mettre en œuvre le suivi au fil de l’eau des IJSS. D’un côté, les équipes Althéa sont informées des arrêts de travail (DSN) et d’un autre, les équipes lisent à travers le logiciel REC IJ les IJSS remboursées tous les jours. La réconciliation quotidienne permet alors aux gestionnaires de ne travailler que sur les arrêts non remboursés.
Cela permet alors de traiter au plus vite tous les arrêts bloqués et permet ainsi de faire face au turn-over et d’être réactif dans la demande des documents manquants auprès des salariés. Le taux de recouvrement annuel est passé de 89 % (interne) à 98 % (Althéa).
Cette externalisation se trouve alors être entièrement financée par l’amélioration du taux de recouvrement des IJSS et grâce à l’efficacité opérationnelle des équipes althéa.
Les entreprises du secteur des cosmétiques, souvent confrontées à un fort turn-over et à des réorganisations fréquentes, peinent à gérer efficacement les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) de leurs salariés. Cette tâche complexe nécessite une expertise pointue et des outils spécifiques, ce qui peut mobiliser des ressources humaines précieuses au détriment d’autres missions essentielles.
Solution
L’externalisation de la gestion des IJSS au fil de l’eau auprès d’un prestataire spécialisé comme Althéa offre une solution efficace et économique pour les entreprises du secteur des cosmétiques.
Avantages
- Gain de temps et d’expertise : l’externalisation permet aux entreprises de se concentrer sur leurs activités stratégiques en confiant la gestion des IJSS à des experts qualifiés.
- Amélioration du taux de recouvrement : les prestataires externes disposent des connaissances et des outils nécessaires pour maximiser le recouvrement des IJSS auprès de la Sécurité sociale, ce qui se traduit par des gains financiers importants pour les entreprises.
- Réduction des coûts : l’externalisation peut s’avérer plus économique que la gestion interne des IJSS, en particulier pour les entreprises qui ne disposent pas des ressources humaines ou des outils adéquats.
- Amélioration de la qualité de service : les entreprises bénéficient d’une gestion des IJSS plus professionnelle et plus efficace, ce qui se traduit par une meilleure satisfaction des salariés et une réduction des litiges.
Conclusion
L’externalisation des IJSS au fil de l’eau est une solution pertinente pour les entreprises du secteur des cosmétiques qui souhaitent optimiser la gestion de leurs IJSS, améliorer leur rentabilité et se concentrer sur leur cœur de métier. En confiant cette tâche à un prestataire spécialisé, les entreprises peuvent profiter d’une expertise pointue, d’une meilleure efficacité opérationnelle et d’une tranquillité d’esprit accrue.
Enjeux
Améliorer votre trésorerie
Viser un taux de 100% de recouvrement de vos IJSS avec Althéa et améliorer votre trésorerie.
Pas de perte, des IJSS qui rentrent plus vite.
La DSN événementielle, un faux ami
La DSN événementielle ne facilite pas le recouvrement des IJSS. Trop d’entreprises s’appuient dessus en pensant résoudre tous les problèmes.
Althéa anticipe avec son savoir-faire les problèmes de recouvrement pour agir vite.
Soulager vos équipes RH
Faire appel à Althéa sur l’externalisation de l’absence et des IJSS vous permet :
- De soulager vos équipes
- De réorganiser votre service Paie ou CSP
- De faire appel à des experts dédiés à ces process, avec des outils uniques
Contact
Recouvrement d’IJSS : vos questions fréquentes
Quel est l'impact d'un non recouvrement d'IJSS sur la trésorerie de l'entreprise ?
Le non recouvrement des IJSS peut avoir des conséquences significatives sur la santé financière de l’entreprise, particulièrement en période de hausse de l’absentéisme. En situation de subrogation, l’employeur avance les indemnités au salarié, ce qui crée une tension immédiate sur la trésorerie.
L’impact se mesure non seulement en termes de montants non recouvrés, mais aussi en coûts de gestion supplémentaires. Les ressources humaines mobilisées pour les relances et le traitement des litiges représentent un coût caché important. Un tableau de bord financier précis permet de quantifier ces impacts et de justifier les investissements dans l’optimisation du processus.
A noter : la problématique devient particulièrement critique pour les PME, où les montants non recouvrés peuvent rapidement atteindre des sommes conséquentes au regard de leur trésorerie disponible.
Comment améliorer la gestion du recouvrement IJSS ?
La première étape consiste à mettre en place un processus rigoureux de suivi des arrêts de travail. Dès la réception d’un arrêt maladie, le gestionnaire de paie doit déclencher une procédure standardisée : enregistrement immédiat dans le logiciel de paie, transmission de l’attestation de salaire sous 48h, et création d’un dossier de suivi. Cette réactivité est essentielle pour optimiser les délais de remboursement.
L’automatisation joue aussi un rôle clé dans l’amélioration du processus.
L’utilisation d’outils digitaux performants permet de sécuriser la transmission des données, d’assurer un suivi en temps réel des dossiers et de générer des alertes automatiques en cas de retard ou d’anomalie.
Les rapprochements entre les montants versés et remboursés deviennent ainsi plus fiables et plus rapides.
La mise en place d’un reporting précis permet quant à lui de suivre des indicateurs clés : délais de traitement, taux de recouvrement, montants en attente, nombre de rejets. Ces KPIs facilitent l’identification des sources de blocage et permettent d’ajuster rapidement les pratiques. Un tableau de bord mensuel aide à mesurer l’impact financier et à évaluer l’efficacité des actions d’optimisation.
Pour les entreprises confrontées à un volume important d’arrêts, l’externalisation s’impose tout naturellement comme une solution pertinente. Un prestataire spécialisé apporte son expertise, ses outils et ses ressources dédiées pour optimiser le recouvrement des IJSS. Cette option permet de réduire la charge administrative interne tout en améliorant les performances de recouvrement.
Quels KPIs RH suivre pour attester d'un meilleur recouvrement des IJSS ?
Selon notre expertise, les indicateurs clés de performance doivent couvrir plusieurs dimensions :
- Délai moyen de traitement des dossiers
- Taux de recouvrement global
- Montant des IJSS non remboursées
- Nombre de rejets et leurs causes
- Délai moyen de remboursement
- Qualité des données transmises
Ces KPIs permettent d’évaluer l’efficacité du service et d’identifier rapidement les axes d’amélioration. Un reporting mensuel détaillé facilite le pilotage de la performance et la prise de décisions correctives.
Quelles sont les principales causes de rejet des demandes ?
Les pièces manquantes ou incomplètes constituent la première source de rejet. L’attestation de salaire mal renseignée, les bulletins de salaire manquants ou les certificats médicaux incomplets ralentissent considérablement le traitement. Les erreurs de calcul des salaires de référence ou une mauvaise prise en compte des périodes d’absence antérieures peuvent également conduire à des refus.
Les délais de transmission représentent une autre cause majeure de rejet. Une déclaration tardive de l’arrêt de travail ou un dépassement du délai de prescription peuvent compromettre le remboursement. La complexité des situations particulières (temps partiel thérapeutique, accident du travail) exige une vigilance accrue dans la constitution des dossiers.
En toute logique, un suivi rigoureux et une bonne connaissance des bonnes pratiques permettent de réduire significativement le taux de rejet. L’utilisation d’un logiciel de paie adapté et la formation continue des équipes RH constituent des leviers d’optimisation essentiels.
Quels sont les délais légaux de recouvrement IJSS ?
Les délais de recouvrement des indemnités journalières de la sécurité sociale suivent un calendrier précis que les entreprises doivent maîtriser pour optimiser leur gestion. Le processus débute dès la transmission de l’arrêt de travail et de l’attestation de salaire à l’assurance maladie.
En pratique, le délai légal de prescription est de deux ans pour procéder au recouvrement des IJSS non remboursées. Cependant, il est essentiel d’engager les démarches rapidement après la reprise du travail du salarié. Le processus standard prévoit un délai moyen de traitement de 7 jours par la sécurité sociale pour les arrêts maladie simples, pouvant s’étendre jusqu’à 30 jours pour les cas plus complexes comme les accidents du travail ou la maternité.
La période de carence de 3 jours s’applique pour les arrêts maladie classiques, sauf exceptions prévues par la convention collective ou situations particulières (COVID-19 notamment). Le maintien de salaire par l’employeur pendant cette période dépend des dispositions conventionnelles applicables.
L’efficacité du recouvrement repose largement sur la qualité du suivi administratif et la rapidité de transmission des documents nécessaires. Un retard dans ce processus peut avoir des conséquences significatives sur la trésorerie de l’entreprise, particulièrement en cas de subrogation où l’employeur avance les indemnités au salarié.
