Dans un contexte où les modes de travail évoluent constamment, la gestion des temps et des activités (GTA) s’impose comme une solution incontournable pour optimiser la gestion des entreprises. Cette approche, qui repose sur des logiciels de gestion innovants, permet d’assurer efficacement le suivi du temps, la gestion de la paie et la planification des effectifs.
Notre approche
La GTA impacte tous les collaborateurs et services, offrant des gains significatifs tels que l’accroissement de la rentabilité et l’amélioration du dialogue social, tout en réduisant les tâches administratives. En tant que spécialistes de la Gestion des Temps et du Workforce Management, Althéa vous accompagne avec des solutions adaptées à vos besoins, dans divers secteurs comme la santé, le retail et l’industrie.
Notre solution de GTA « 3A » représente une réponse complète aux enjeux actuels du management, en proposant des fonctionnalités et des informations adaptées à toutes les spécificités des organisations. Grâce à des outils de pilotage performants, elle facilite la vie au travail tout en assurant une productivité optimale.
Ce système complet digitalise l’ensemble des processus liés à la gestion du temps, depuis le pointage jusqu’aux variables de paie, en passant par la gestion des congés et des absences. Les principaux avantages de cette approche résident dans sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise, tout en garantissant une conformité totale avec la réglementation en vigueur.
Digitalisez vos processus de gestion des temps et activités !
Nous vous accompagnons.
Notre offre
Notre offre GT « 3A » d’Althéa traite les périmètres fonctionnels suivants :
- GT Administrative : gérer la vie du dossier collaborateur ou intérimaire et des processus d’entrée et de sortie.
- GT Absentéisme : suivre des absences avec gestion prévisionnelle et diverses formules de modulation.
- GT Activités : gérer le suivi analytique des temps réalisés à des fins de suivi de production.
Nos services
- Des offres de services concernant :
- Les « indispensables » de l’avant-projet (schémas directeurs, les business cases et ROI, les cahiers des charges et les aides aux choix).
- Les « fondamentaux » pendant le projet (assistance au pilotage de projet, à la conception, à la recette et à l’accompagnement au changement).
- Les « mesures » de l’après-projet (organisation du support interne, accompagnement dans la maintenance fonctionnelle et maintien des connaissances dans le temps des équipes internes).
- Des offres thématiques déclinées selon les expertises suivantes :
- Time Rules : « Suivre et mettre en œuvre les mesures réglementaires » via des missions de conformité réglementaire, audit des temps et des outils d’aide au pilotage (alertes, reporting, etc.).Time Software : « Adopter/Faire évoluer son ERP Time » via des missions de cahier des charges, d’aide au choix, de pilotage projet et d’accompagnement au changement Time IA : « Soulager les équipes RH dans le contrôle de la GTA » via des missions de développement de modules à base d’intelligence artificielle pour la RH et les opérationnels comme le contrôle « intelligent » des résultats de GTA, l’analyse et la prévision de l’absentéisme et des dépassements de budget d’heures et l’automatisation du contrôle de la qualité des données.
Notre objectif est de vous offrir une gestion des temps agile et flexible, adaptée à vos besoins et à votre contexte opérationnel.
Chiffres clés
Logiciel le plus diffusé au sein d’une organisation après la messagerie
D’augmentation de l’efficacité administrative par employé
Des organisations sont équipées d’une solution de gestion des temps
Des managers opérationnels l’utilisent au quotidien
Nos références
Pour un leader des médias
> 2 000 collaborateurs – « Audit du SIRH GTA »
Durée mission : 2 mois
Dans le cadre d’une démarche de refonte de son SIRH, réalisation d’un audit des outils de GTA/Planification, des possibilités d’architecture SIRH et accompagnement au changement de solution.
Réalisations
- Audit détaillé de l’ensemble des processus.
- Identification des principaux irritants et axes d’amélioration.
- Rédaction d’un dossier de préconisation et feuille de route.
- Benchmark des solutions envisagées dans le cadre de la consultation.
- Rédaction du cahier des charge en vue de la consultation.
- Aide à la négociation/contractualisation.
- Accompagnement à la mise en place de la solution.
- Assistance à la formation d’utilisateurs finaux (gestionnaires de temps et managers)
Résultats
Harmonisation et rationalisation entre les « entités du client » et simplification du SIRH en intégrant une brique GTA unique avec une amélioration de l’interopérabilité entre les solutions.
Pour un leader de la distribution de pneumatique
> 3 400 salariés en France – « Etude d’impact de mise en place d’annualisation »
Durée mission : 24 mois
Dans le cadre d’une réflexion sur la mise en place d’une annualisation du temps de travail, accompagnement de la DRH dans sa négociation auprès des instances représentatives, analyse des enjeux financiers et sociaux et des gains qui pourraient en découler, évaluation des risques du changement culturel et social.
Réalisations
- Audit détaillé de l’ensemble des processus
- Identification des principaux irritants et axes d’amélioration
- Etudier les aménagements possibles du temps de travail (Annualisation, modulation, etc.) : par zone géographique, par centre et à l’échelle nationale
- Epauler la Direction des Ressources Humaines dans sa négociation auprès des instances représentatives et autres partenaires sociaux
- Analyser les enjeux financiers et sociaux et les gains qui pourraient en découler
- Evaluer les risques du changement culturel et social
- Assister le client dans l’élaboration et la mise en œuvre de l’accord
Résultats
- Réduction des coûts d’intérim de 30 %
- Amélioration du taux d’occupation des techniciens-monteurs compris aujourd’hui entre 45 % et 65 %.
Pour un leader de l’industrie
18 sites, >9 000 salariés – « Déploiement d’une solution unifiée »
Durée mission : 2 ans
Projet de généralisation d’une solution de Gestion des Temps et de Gestion d’Interventions sur site client en mode Saas en lieu et place des applications locales.
Réalisations
- Pilotage du projet de déploiement et des acteurs internes (Paie, IT, sécurité) et externes
- Recueil, analyse et rédaction des Expressions de besoin
- Mise en place d’un « Core Modèle » de calcul du temps de travail en rupture avec certains usages locaux
- Une conduite du changement importante avec passages en CSE pour chaque site (18 sites)
- Introduction de badgeuses y compris pour les cadres
Résultats
- Harmonisation des processus de gestion, des pratiques et du règlementaire tout en respectant les particularités des sites et des métiers
- Uniformisation de l’expérience utilisateur quelque soit le site d’intervention
- Fiabilisation et consolidation des données avec un reporting efficace
Enjeux
Sécurité : prévenir les infractions au temps de travail
Les sanctions administratives sont impactantes pour une entreprise, particulièrement celles liées au temps de travail. Le désilotage du patrimoine réglementaire atténue ces risques en favorisant la capitalisation, l’harmonisation, et le dialogue social.
Optimisation de la gestion des temps pour une performance accrue
Diagnostic/audit pour évaluer les pratiques et améliorer le SI GTA, adaptant ainsi l’entreprise au contexte technologique et légal.
Optimisation RH par l'analyse des données et la fiabilisation des processus
Contrôle fastidieux des données de temps et de paie, l’IA peut automatiser jusqu’à 90 %, libérant du temps aux opérationnels.
Contact
Vos questions sur la gestion des temps et des activités
Quels sont les impacts de la gestion des temps et des activités sur les process RH existants ?
L’implémentation d’une stratégie de GTA transforme significativement les processus RH existants. Cette digitalisation contribue à une meilleure gestion des ressources humaines en :
- Automatisant la collecte des temps de présence
- Facilitant la validation des horaires
- Optimisant le traitement des variables de paie
- Améliorant le suivi des activités
Tout cela conduit naturellement à une réduction des tâches administratives, une meilleure fiabilisation des données, un gain de temps significatif au quotidien et une meilleure prise de décision.
Certes, cette transformation nécessite une période d’adaptation et de formation. Des formations pratiques, accessibles à tous niveaux de compétences, doivent être proposées pour maîtriser les fonctionnalités clés : pointage, saisie d’activités, demandes d’absence ou de congés. Toutefois, cela permet à terme de recentrer les équipes RH sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Quel est l'impact de la GTA en matière de dialogue social ?
La mise en œuvre d’un logiciel de GTA transforme en profondeur la gestion des temps et le dialogue social dans les entreprises, qu’il s’agisse de TPE PME ou de grandes structures. Cette solution logicielle, qui englobe la gestion des horaires, le suivi des temps et la planification des activités, apporte une transparence essentielle dans le management du temps de travail. Les salariés et les responsables partagent désormais une interface commune permettant de suivre les temps passés, les congés, et les heures supplémentaires de manière simple et efficace.
Les compteurs de temps, les pointages via badgeuse et la gestion des absences contribuent à une meilleure équité de traitement entre collaborateurs. Le système permet également une planification optimale des cycles de travail et assure un suivi précis des accords en vigueur, notamment concernant les forfaits jours et les temps alloués aux différentes activités.
L’impact positif se manifeste également dans l’application quotidienne des accords collectifs. Le système permet un suivi rigoureux de leur mise en œuvre, garantissant une application uniforme des règles pour l’ensemble des salariés. Cette harmonisation des pratiques conduit naturellement à une réduction significative des litiges liés au temps de travail, les situations potentiellement conflictuelles étant détectées et traitées en amont.
En définitive, cette modernisation de la gestion des temps participe à l’amélioration générale du climat social. Les représentants du personnel disposent d’un outil puissant pour exercer leur mission de contrôle et de proposition, tandis que la direction peut démontrer de manière objective sa volonté de transparence et d’équité.
Cette nouvelle dynamique favorise l’instauration d’un dialogue social constructif, basé sur la confiance et la recherche commune de solutions équilibrées.
Quel est l'apport concret de l'IA dans la GTA ?
Dans le domaine RH, l’apport de l’IA est particulièrement remarquable.
En prenant en compte simultanément l’historique des présences, les pics d’activité, et les diverses contraintes tant individuelles que collectives, elle suggère des ajustements judicieux qui optimisent la répartition des ressources tout en respectant les souhaits des collaborateurs.
Cette intelligence prédictive s’étend également à la gestion préventive des absences et à l’identification précoce des risques de surcharge. Une telle approche proactive permet aux managers d’anticiper les difficultés et d’adapter leurs stratégies avant même l’apparition des problèmes, garantissant ainsi un meilleur équilibre organisationnel.
L’IA ne se contente donc pas d’automatiser les tâches répétitives : elle apporte une véritable intelligence stratégique dans la planification et l’organisation du travail, transformant ainsi la gestion des temps en un puissant levier de performance et de bien-être au travail.
Quels sont les défis liés à l'adoption d'un système de gestion des temps et des activités dans une organisation ?
L’adoption d’un logiciel de gestion des temps et des activités dans une entreprise représente un enjeu majeur, avec plusieurs défis à relever.
Tout d’abord, l’intégration du nouveau système avec le SIRH existant et les logiciels de paie peut s’avérer complexe, nécessitant un travail minutieux pour assurer un échange d’informations fiable. Ensuite, la mise en place d’un tel outil demande une formation approfondie des employés sur son utilisation, ses fonctionnalités spécifiques de pointage, saisie d’heures, gestion des absences et des congés. La digitalisation des processus manuels comme les feuilles de temps peut soulever des réticences, particulièrement chez les travailleurs habitués aux méthodes traditionnelles.
De plus, la gestion des exceptions, des règles spécifiques liées aux conventions collectives ou à la législation en vigueur, peut complexifier la configuration initiale. Enfin, le coût d’acquisition et de maintenance représente un élément à prendre en compte, surtout pour les petites entreprises.
