En tant que cabinet spécialisé dans le Workforce Management et la planification opérationnelle, Althéa aide les entreprises à réconcilier objectifs financiers et besoins humains opérationnels à travers ses offres d’accompagnement.
Planifier efficacement et durablement
Planifier efficacement et durablement est à la fois simple et complexe. Les enjeux opérationnels, financiers et sociaux sont interdépendants. Les crises récentes ont exacerbé des problèmes comme les sous-effectifs, l’absentéisme, et la crise des vocations. Des contraintes sectorielles, comme la qualité des soins dans les hôpitaux ou les temps de traitement dans les centres d’appels, compliquent davantage la planification.
Anticiper les évolutions en matière de besoins de ressources représente donc un enjeu essentiel : une mauvaise gestion des pics d’activité ou du besoin en personnel peut vite coûter cher à l’entreprise.
L’efficacité d’une planification opérationnelle repose sur 4 piliers qui sont : la précision des prévisions d’activités, l’optimisation de la planification, la satisfaction des collaborateurs de leurs plannings et l’efficacité opérationnelle.
Anticipez vos ressources, optimisez votre planification opérationnelle !
Nous vous accompagnons.
Staff Planning Process
Staff Planning Process va au-delà de la notion de planification et de plannings. Ce processus agile et cyclique allie les 3 niveaux de planification de l’entreprise : stratégique, tactique et opérationnelle. Il se déroule en 4 étapes :
- La budgétisation des prévisions
- La prévision d’activités et sa transformation en charges par compétence
- La planification fine des équipes et de leurs horaires
- La réactualisation du budget initial au fur et à mesure de l’avancement des activités réalisées
Cette offre de diagnostic complète propose une démarche de progrès avec des actions ciblées et une méthodologie de mise en œuvre sur les dimensions processus et organisation.
D’une durée moyenne de 10 jours, elle s’adresse à tout type d’entreprise de tout secteur à la recherche d’une meilleure efficacité et d’un meilleur service à proposer à ses clients internes et externes.
Time Staff
L’offre Time Staff optimise la disponibilité des ressources internes vs les forces de travail externes.
L’objectif est de minimiser les périodes de sur-effectif ou de sous-effectif en prenant en compte les contraintes imposées, les besoins calculés en amont et les personnes disponibles tout en étant agile et flexible.
Cette offre est un accompagnement depuis le diagnostic de planification, le recueil des besoins, le choix de solutions et l’accompagnement de la mise en œuvre.
Nos offres s’appliquent à tous les secteurs d’activités (centres d’appels, milieu hospitalier, retail, etc.) et facilitent l’intégration de nouveaux modes d’organisation et de nouvelles pratiques, comme le télétravail.
Chiffres clés
Des managers passent plus de 3h par semaine sur des tâches administratives RH (Source : étude UKG)
De réduction des heures excédentaires par une meilleure maîtrise de la planification des activités
Des fichiers Excel utilisés par les managers contiennent des erreurs (Source : Journal of End user computing’s)
Nos références
Pour un leader de la distribution de produits électroménager
12 000 salariés – « Audit de planification »
Durée mission : 16 mois
Réalisation d’une trajectoire SIRH puis d’un audit sur la planification et les processus opérationnels, pour aboutir au déploiement d’une nouvelle solution GTA & Planification.
Réalisations
- Audit et harmonisation des pratiques, des règles de planification et des processus de gestion ;
- Identification des principaux irritants et des Quick-Wins ;
- Détermination des pistes d’automatisation des échanges et de fiabilisation des données ;
- Définition du Budget de mise en œuvre et projection des coûts sur un horizon de 5 ans,
- Production d’un rapport d’audit.
Résultats :
- Gains de productivité sur la planification annuelle des ressources
- Optimisation de tous les processus liés aux plannings (absences, modulation, éléments budgétaires)
Pour un leader de la distribution de produits de beauté de luxe
> 4 000 salariés – « Modernisation du SI Planification »
Durée mission : 2 ans
Projet de modernisation du SI suite à l’arrêt de la maintenance de l’outil en place et à la volonté de simplifier et d’améliorer l’architecture technico-fonctionnelle sur le périmètre GTA/Planification.
Réalisations
- Audit détaillé de l’ensemble des processus
- Identification des principaux irritants et axes d’amélioration
- Rédaction d’un dossier de préconisation et feuille de route
- Benchmark des solutions envisagées dans le cadre de la consultation
- Rédaction du cahier des charge en vue de la consultation
- Aide à la négociation/contractualisation
- Accompagnement à la mise en place de la solution
- Assistance à la formation d’utilisateurs finaux (planificateurs de magasins)
Résultats
Mise à disposition d’un outil de planification intégré dans l’application GTA pour les managers afin de supprimer l’utilisation de fichiers Excel.
Enjeux
Aligner la stratégie de l’entreprise avec sa déclinaison opérationnelle
Sous-effectifs permanents, absentéisme accru, personnel sous tension, crise des vocations… sont les maux fréquents rencontrés par les entreprises, publiques et privées.
Augmenter la satisfaction des collaborateurs
La planification efficace repose sur la satisfaction des collaborateurs : horaires souhaités, flexibilité, équité, régularité, et employabilité. Le « Social Planning » allie production et bien-être des employés.
Maîtriser les coûts de planification
Absentéisme, formation, contrats, recrutement, turn-over affectent la productivité. L’IA peut prédire le turn-over, l’absentéisme et améliorer la planification.
Contacts
Vos questions sur la planification opérationnelle
Quels sont les trois niveaux de planification opérationnelle en entreprise ?
La planification stratégique, pilotée par la direction générale, définit la vision à long terme de l’entreprise sur un horizon de 3 à 5 ans. Elle établit les orientations majeures, le positionnement sur le marché et l’allocation des ressources principales. Cette étape cruciale s’appuie sur des outils comme les plans stratégiques et les tableaux de bord prospectifs pour définir les avantages concurrentiels recherchés.
Au niveau intermédiaire, la planification tactique transforme ces objectifs stratégiques en plans d’action concrets sur 1 à 2 ans. Gérée par les responsables de département, elle assure le déploiement des ressources et la définition des budgets opérationnels. Cette phase utilise des logiciels de planification spécialisés pour coordonner efficacement les différents services.
Principaux outils tactiques :
- Plans d’action annuels et budgets prévisionnels
- Indicateurs de performance et tableaux de bord
- Systèmes de gestion des ressources
La planification opérationnelle, quant à elle, concerne la mise en œuvre quotidienne des activités. Gérée en temps réel par les responsables d’équipe, elle organise le travail journalier et assure le suivi de la production. Cette planification à court terme nécessite une grande flexibilité pour s’adapter aux contraintes quotidiennes.
Ces trois niveaux fonctionnent en synergie, formant un processus global où la communication fluide et les systèmes d’information intégrés jouent un rôle essentiel.
Comment gérer les pics d'activité lors de sa planification opérationnelle ?
La gestion efficace des pics d’activité représente un enjeu stratégique majeur dans la planification opérationnelle des entreprises.
Cette dimension nécessite une approche à la fois proactive et flexible, l’objectif étant d’atteindre un équilibre entre la réactivité opérationnelle et la maîtrise des coûts.
La mise en place d’un système de prévision robuste constitue la première étape. Les logiciels de planification modernes permettent d’analyser les données historiques et d’identifier les tendances, offrant ainsi une vision claire des périodes de forte activité à venir. Cette anticipation aide les responsables à prendre des décisions éclairées pour adapter les ressources en conséquence. Le plan opérationnel définit alors plusieurs scénarios de réponse, intégrant différents niveaux de mobilisation des équipes.
L’adaptation aux pics d’activité repose aussi sur une collaboration étroite entre les départements. La communication en temps réel et le partage d’information permettent d’ajuster rapidement les effectifs et les compétences nécessaires. Cette flexibilité s’appuie sur des tableaux de bord dynamiques qui mesurent en continu les indicateurs de charge et de performance, facilitant ainsi le processus global d’adaptation. L’évolutivité du système face aux pics d’activité doit enfin s’inscrire dans une feuille de route claire, définissant les étapes et les moyens à mettre en œuvre pour transformer les contraintes en opportunités d’amélioration continue. Cette vision à long terme permet d’anticiper les besoins futurs et d’adapter progressivement les processus de planification opérationnelle.
Comment automatiser le contrôle des temps de repos ?
Le contrôle des temps de repos représente un enjeu majeur dans la planification opérationnelle. L’automatisation de ce processus nécessite l’intégration d’un logiciel de planification capable d’analyser en temps réel les contraintes légales et organisationnelles. Cette solution doit prendre en compte les différents niveaux de repos (quotidien, hebdomadaire, annuel) tout en s’adaptant au contexte spécifique de chaque département.
La mise en place d’un système automatisé permet d’optimiser la gestion du temps de travail en définissant des alertes préventives et des contrôles systématiques. Les responsables peuvent ainsi suivre les indicateurs clés et prendre des décisions éclairées pour atteindre les objectifs tout en respectant les obligations légales. La technologie aide à transformer la supervision des temps de repos en un processus fluide et fiable.
Quelle autonomie donner aux collaborateurs dans la gestion de leurs horaires ?
L’autonomie dans la gestion des horaires constitue un avantage concurrentiel important pour l’entreprise. La mise en place d’une planification opérationnelle définit clairement les conditions et limites de cette autonomie, en tenant compte des besoins du personnel clé et des contraintes de production.
Cette approche nécessite :
- Des outils digitaux accessibles
- Une feuille de route claire
- Des processus de validation simplifiés
- Une communication transparente
L’objectif est de responsabiliser les collaborateurs tout en maintenant une planification efficace des activités.
Comment évaluer le taux de satisfaction des employés vis-à-vis de leurs horaires ?
Pour mesurer le taux de satisfaction vis-à-vis des horaires, il est essentiel de développer une approche systématique intégrant plusieurs points de vue. Le processus d’évaluation doit combiner des données quantitatives (questionnaires, tableaux de bord) et qualitatives (entretiens, groupes de discussion) pour obtenir une vision large et précise.
La création d’indicateurs pertinents permet de suivre l’évolution de la satisfaction dans le temps. Ces mesures devraient inclure :
- L’équilibre vie professionnelle/personnelle
- La flexibilité des horaires
- L’équité dans la répartition des plannings
- La prévisibilité des emplois du temps
Les résultats de cette évaluation servent à optimiser la planification des activités et à améliorer la collaboration entre équipes.
