La gestion administrative et la paie sont des incontournables des process RH que ce soit de manière internalisée ou externalisée. Dans ce domaine les enjeux des DRH, des services de gestion administrative et des services de paie sont :
- La conformité : garantir la justesse de la paie à ses collaborateurs et le déclaratif à l’Etat ainsi que maîtriser les risques de redressement.
- L’efficience des processus de gestion administrative : digitaliser les processus, améliorer l’expérience utilisateur et profiter de l’apport associé aux outils d’ERM (Employee Relationship Management), optimiser les processus et les automatiser grâce au RPA (Robotic Process Automation).
- L’efficience de la paie : rechercher la performance de l’organisation, optimiser les processus et profiter de l’apport de l’intelligence artificielle, rechercher l’optimisation des coûts, garantir la qualité de service auprès des salariés et clients internes.
- Le pilotage : mettre en place les prérequis aux processus d’amélioration continue grâces à des indicateurs de pilotage (coûts bulletins, NPS collaborateurs, temps de réponse du CSP…)
- La flexibilité : s’appuyer sur une organisation et des outils en capacité d’anticiper la croissance et les mouvements de l’entreprise, être un élément facilitant les évolutions de l’entreprise (carve-in/-out…)
- L’international : mettre en place une organisation et des outils scalables afin de massifier les moyens au niveau Groupe.
Pilotez efficacement votre stratégie de gestion administrative et de paie !
Nous vous accompagnons.
La vision d’Althéa sur l’évolution de la gestion administrative et la paie
Chez Althéa, nous constatons que, suite à l’avènement des CSP Paie, l’essor de l’externalisation des fonctions et l’amélioration des outils SIRH, les services d’administration du personnel et de paie devront relever de nouveaux défis, souvent liés aux tensions économiques et au marché du travail, dans un contexte d’instabilité réglementaire.
Néanmoins notre conviction sur l’évolution de cette fonction repose sur les grandes tendances suivantes :
- L’accélération des mouvements d’entreprise qui va obliger la fonction GA/paie à s’organiser dans un objectif d’anticipation
- L’accélération du BPO, du fait de la difficulté à recruter/retenir les payeurs, et de la volonté d’externaliser une fonction support
- Le rôle de l’administration du personnel dans l’attractivité de l’entreprise dans l’apport d’outils modernes et facilitant la « relation Employé »
- L’apport de l’intelligence artificielle dans la sécurisation des tâches répétitives et la maitrise de la data RH
Althéa accompagne ses clients sur l’ensemble de ces enjeux et évolutions en s’appuyant sur l’expertise, le savoir-faire de ses consultants et sur des méthodologies mises au point lors des différentes missions pour des sociétés du CAC 40 ou du middle Market, des administrations territoriales ou ministérielles.
Chiffres-clés
Consultants
Venant des éditeurs, des intégrateurs, des services de paie, des services de BPO
Projets / an
Schéma directeur, aide au choix, AMOA projet, livre blanc de paie, MCO, diagnostic de paie
Articles / an
Analyse de nouvelle réglementation, analyse de l’évolution de la paie, l’IA dans le futur de la paie
Références
Pour un média international
2 000 collaborateurs
Analyse des process, aide au Choix et AMOA SIRH avec Paie France et Core, RH – gestion des talents internationale
L’entreprise est présente dans 150 pays. Suite à l’obsolescence programmé de ses outils SIRH et principalement la solution de paie France, elle a décidé de lancer un projet pour simplifier et harmoniser les processus RH à travers le monde grâce à un Core RH ainsi que moderniser et fiabiliser la paie en évitant les doubles saisies. Pour cela, Althéa l’a accompagnée dans l’analyse des process, la consultation pour choisir la solution de paie France et la solution pour le Core RH – gestion des talents. L’accompagnement a été structuré avec les activités suivantes : cadrage du projet, formalisation des process, benchmark des solutions SIRH du marché, rédaction du cahier des charges, préparation de la consultation éditeurs / intégrateurs, organisation des soutenances et à l’aide au choix, accompagnement lors des phases projets avec déploiement progressif des modules à travers le monde.
Pour un leader de la logistique
25 000 collaborateurs
Aide au choix et accompagnement projet
Suite à la cession de l’entreprise à un groupe international, celle-ci a été créée, et doit mettre en place un nouvel SIRH de gestion administrative et paie en France et à l’international. Sur ces deux dimensions, Althéa a réalisé l’écriture du cahier des charges, le choix de la solution, l’accompagnement du projet de mise en œuvre et la phase de stabilisation, en intégrant une forte proportion d’expatriés.
Pour un organisme public clé dans le SIRH
<strong>Fonction Publique de l'Etat</strong>
Assistance à la recette
Service à compétence nationale créé en 2007, l’organisme est rattaché conjointement à la direction générale des finances publiques (DGFiP) et à la direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP) et contribue à la mise en place de SIRH rénovés et à la modernisation de la chaîne entre les systèmes d’information et le système de paye des agents de l’État. Il propose aux ministères n’ayant pas leur propre système de gestion de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), l’outil CTDSN, SI interministériel couvrant un périmètre fonctionnel comprenant la concentration des données PAY et des données RH, la traduction au format DSN et la gestion de la déclaration auprès de Net Entreprise.
Dans ce cadre le rôle d’Althéa a été :
- Pilotage de la recette avec déploiement
- Responsabilité de la tierce recette applicative (TRA) en phase de vérification d’aptitude au bon fonctionnement (VABF)
- Vérification et mise sous contrôle de la non régression des fonctionnalités en production en parallèle des fonctionnalités en développement et qualification.
- Accompagnement de l’organisme dans sa prestation de fournisseurs d’applications hébergées.
- Assistance sur la formation et la conduite du changement
- Assistance auprès des gestionnaires pour les déploiements du partenaire (MCC) sur l’utilisation de l’outil CTDSN
Enjeux
Conformité
Garantir la justesse de la paie à ses collaborateurs et le déclaratif à l’Etat.
Maitriser les risques de redressement.
Efficience GA
Digitalisation des processus. Amélioration de l’expérience utilisateur et apport associé aux outils d’ERM.
Optimisation des processus et automatisation grâce au RPA.
Efficience paie
L’optimisation des processus grâce à l’intelligence artificielle améliore la performance de l’organisation, réduit les coûts, et garantit une qualité de service élevée pour les salariés et les clients internes.
Pilotage
Mettre en place les prérequis aux processus d’amélioration continue grâce à des indicateurs de pilotage (NPS collaborateurs, temps de réponse du CSP…).
Flexibilité
S’appuyer sur une organisation et des outils en capacité d’anticiper la croissance et les mouvements de l’entreprise. Être un élément facilitant les évolutions de l’entreprise.
International
Mettre en place une organisation et des outils scalables afin de massifier les moyens au niveau groupe.
Contacts
Vos questions sur la gestion administrative et paie
Quel est le coût moyen d'un projet de transformation GA/Paie ?
Comme évoqué, le secteur de la paie et de la gestion administrative est amené à évoluer et à entamer une transformation digitale. Pour bien comprendre la structure des coûts moyens d’un tel projet de transformation, il est essentiel d’analyser les différentes composantes et les facteurs qui influencent le budget global.
Structure des coûts fondamentaux
La mise en place d’une solution de paie moderne nécessite plusieurs investissements majeurs. L’acquisition du logiciel de paie constitue la première dépense, incluant les licences et les différents modules (gestion des temps, gestion des congés, déclarations sociales). À cela s’ajoutent les coûts de prestataires externes pour l’implémentation et la formation des équipes.
Le temps consacré par les ressources internes représente également une part importante du budget : les gestionnaires paie, le responsable de la paie, et les chargés de gestion administrative doivent être mobilisés pour la définition des processus et la mise en place du système.
Facteurs influençant le budget
La complexité de la structure sociale de l’entreprise impacte directement les coûts. Le nombre de conventions collectives, les spécificités du droit du travail applicables, et les obligations légales particulières peuvent nécessiter des développements spécifiques. La production de la paie et la gestion sociale deviennent plus complexes avec la multiplication des régimes et des cotisations sociales.
La taille de l’établissement et le nombre de bulletins de paie à traiter mensuellement influencent également le dimensionnement de la solution. Un plus grand nombre de salariés implique des besoins accrus en formation, en support technique et en contrôle de gestion.
Répartition type des investissements en matière de gestion administrative et paie
Le budget global se répartit généralement comme suit, bien qu’il s’agisse d’une estimation :
- 15-20 % pour la phase préparatoire : analyse des besoins, conformité légale, définition des processus
- 40-50 % pour l’implémentation : configuration du logiciel, intégration avec les systèmes existants
- 20-25 % pour l’accompagnement au changement : formation professionnelle, documentation
- 10-15 % pour le support post-déploiement : maintenance, veille juridique, suivi administratif
Cette répartition peut varier selon que l’entreprise opte pour une solution en interne ou une externalisation de la paie. Le choix entre ces deux options dépend de nombreux facteurs comme la masse salariale, les compétences requises en interne, et la volonté de garder ou non la maîtrise complète du processus de paie.
Comment optimiser les coûts d'un projet de transformation GA/Paie ?
Pour optimiser les dépenses, plusieurs leviers peuvent être activés :
- Une bonne préparation en amont avec une définition claire des besoins, notamment grâce à un accompagnement professionnel externe
- Une gestion collaborative du projet impliquant tous les interlocuteurs
- Un gain de temps grâce à l’automatisation des tâches administratives
- Une prise en compte des évolutions futures dès la mise en place
La réussite du projet et le retour sur investissement dépendent largement de la qualité de sa préparation et de l’implication des équipes ressources humaines dans sa réalisation.
