Le Business Process Outsourcing (BPO) est une stratégie d’externalisation des processus des entreprises. Celle-ci permet de confier à une organisation extérieure la gestion complète ou partielle d’un ou plusieurs processus. Cette collaboration est formalisée via un contrat engageant la responsabilité du fournisseur, pilotable à travers des indicateurs et éventuellement des pénalités prédéfinies.
En cas de BPO, l’externalisation n’est pas forcément totale et peut, en fonction des besoins de l’entreprise, être modulée. C’est une autre façon d’administrer son personnel.
Pourquoi envisager le Business Process Outsourcing ?
Ainsi, en se lançant dans un projet BPO il est bien important de se poser les bonnes questions et surtout d’être conscient des bonnes et/ou mauvaises raisons d’externaliser, par exemple :
- Sécuriser sa paie, par exemple dans un contexte de turn-over important
- Gagner en technicité et en conformité réglementaire
- Partager les risques
- Mobiliser les ressources internes sur d’autres sujets
- Chercher un retour sur investissement
Besoin d’externaliser certains de vos process d’entreprise ?
Nous vous accompagnons.
Les étapes d’un projet de Business Process Outsourcing avec Althéa
Althéa offre un accompagnement personnalisé et modulable pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises en matière de BPO. Voici les principales étapes de notre approche :
- Audit organisationnel
- Etude d’opportunité d’externalisation de tout ou partie d’une fonction
- Cahier des charges et aide au choix de votre futur partenaire fournisseur de BPO
- Assistance au pilotage de la bonne mise en œuvre de l’externalisation
- Aide à la ré-internalisation d’une fonction externalisée.
Le Business Process Outsourcing est une solution stratégique pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus et à se concentrer sur leur cœur de métier. En s’associant avec un fournisseur de BPO compétent comme Althéa, les entreprises peuvent bénéficier d’une expertise spécialisée, d’une réduction des coûts, et d’une amélioration de leur performance globale.
Chiffres-clés
Taux d’erreur
C’est le % de bulletins de paie générés pour les entreprises françaises qui ne sont pas conformes aux législations en vigueur (source : Ministère du Travail en 2018)
C’est le % de bulletins de paie en erreur, dus à des erreurs de saisie de données dans les systèmes d’information (source : Global Payroll Management Institute, en 2020)
C’est le % de bulletins de paie en erreur, dus à un manque de process standardisés dans l’entreprise (source : Global Payroll Management Institute, en 2020)
Références
Pour un grand groupe du retail français
35 000 collaborateurs
Etude d’opportunité d’externaliser en BPO tout ou partie des processus de GA-Paie
La direction des ressources humaines d’un grand groupe français du retail a souhaité mener plusieurs études successives visant à optimiser le fonctionnement de son CSP GA-Paie, notamment une étude d’externalisation de tout ou partie de son activité Paie afin de gagner en scalabilité en cas de hausse ou de baisse d’activité et de diminuer l’activité interne liée au fonctions supports. Les travaux menés par Althéa ont été :
- La construction et la présentation du plan d’évolution et des différents scénarios possibles d’externalisation totale ou partielle
- L’identification de pistes d’optimisation du CSP, hors externalisation
- La définition du business case et du ROI
- La construction d’une première vision de la stratégie de changement selon les impacts sociaux, organisationnels et financiers
Pour un grand groupe de transport et logistique
2 500 collaborateurs
Etude d’opportunité externalisation des fonctions GA / Paie / GTA
Un grand groupe de transport, dans un contexte de croissance externe international très important a vu son effectif croitre régulièrement, s’accompagnant de fait de changements organisationnels et SI, notamment au sein de ses fonctions support. C’est dans ce contexte que cette entreprise a fait appel à l’expertise d’Althéa pour structurer les services GA / Paie / GTA, afin de répondre aux ambitions de croissance, diversification, international et rentabilité, au travers des travaux suivants :
- L’étude et la définition d’un scénario d’externalisation de la fonction Paie/GTA en fonction de la trajectoire de croissance du groupe
- La présentation des forces et faiblesses du BPO RH
- Les restitutions nécessaires au CODIR décisionnels du groupe.
Pour un grand groupe de magasins de produits esthétiques
6 000 collaborateurs en France
Externalisation du SIRH et de la fonction paie
La fonction Paie et Administration du personnel de notre client était organisée depuis 2005 autour d’un CSP interne, de RRH régionaux et de correspondants Magasins. Après une phase d’optimisation des processus et l’atteinte d’une bonne productivité apparente , la paie présentait des risques notamment sur la qualité, la pérennité des compétences et l’obsolescence à court terme du SIRH.
L’entreprise a donc souhaité étudier toutes les options qui permettraient de sécuriser et de pérenniser sa paie, tout en profitant de cette nouvelle organisation pour optimiser son fonctionnement et focaliser ses investissements sur les activités « métier RH ». Pour se faire, Althéa a accompagné les équipes client dans les travaux suivants :
- Audit du SIRH et de l’organisation du CSP.
- Élaboration du cahier des charges d’externalisation de la fonction Paie et du SIRH
- Organisation et pilotage de l’ensemble de la consultation
- Apport d’expertise sociale et juridique
- Accompagnement du projet de BPO
Enjeux
Apporter une expertise en BPO
Une expertise approfondie des différents aspects du BPO, y compris les avantages, les risques, les processus et les meilleures pratiques afin de guider nos clients à travers toutes les étapes de l’externalisation.
Accompagner l’entreprise
Accompagner l’entreprise à gérer les transitions organisationnelles et culturelles associées à l’externalisation des processus et mettre en place une communication efficace entre l’entreprise et le fournisseur de BPO.
Piloter l’externalisation
Mettre en place le processus de suivi et d’évaluation de la performance du fournisseur de BPO, y compris l’analyse des indicateurs de performance clés (KPI) et la mise en place de mécanismes de rapport et de contrôle.
Questions courantes en matière d’externalisation de la paie
Comment préparer ses équipes à l'externalisation de la paie ?
La première étape consiste à réaliser un diagnostic complet du processus de paie en interne. L’entreprise doit examiner ses pratiques actuelles en matière de traitement des bulletins de salaire, de gestion des déclarations sociales et de conformité légale. Cette analyse permet d’identifier les forces et faiblesses du système en place, notamment en termes de sécurisation des données et de coûts salariaux.
Au-delà du simple traitement de la paie, l’externalisation soulève des questions fondamentales de gestion des ressources humaines. Les principaux enjeux à considérer sont :
- La conformité aux obligations légales et réglementaires
- L’optimisation des coûts et la recherche de gain de temps
- La sécurisation des données et des processus
- Le maintien de l’expertise interne
Élaboration du plan de transition
La direction, en collaboration avec le responsable paie et les ressources humaines, doit définir précisément le périmètre de l’externalisation. Cette réflexion porte sur le niveau d’externalisation (partielle ou totale), la sélection du prestataire externe et l’établissement d’un budget réaliste. Le choix du prestataire doit tenir compte de son expertise comptable, de sa maîtrise du droit social et de sa capacité à assurer une veille sociale continue.
Un calendrier détaillé doit structurer la transition, depuis la phase de paramétrage jusqu’à la bascule définitive. Ce planning intègre la formation des équipes, la période de double fonctionnement et les différentes étapes de validation. La planification doit prévoir suffisamment de temps pour la saisie des données historiques et la vérification des éléments variables.
Accompagnement des collaborateurs : communication et formations
La réussite du projet repose sur une communication claire et régulière. L’entreprise doit expliquer les motivations du changement, présenter le nouveau processus de paie et rassurer sur l’évolution des missions de chacun. Cette communication doit aborder ouvertement les avantages et les inconvénients de l’externalisation, tout en mettant l’accent sur les opportunités de développement professionnel.
A noter : L’accompagnement inclut un programme de formation adapté aux nouveaux besoins. Les gestionnaires de paie internes doivent développer de nouvelles compétences en pilotage de prestataire et en contrôle qualité. La formation porte également sur l’utilisation de la plateforme en ligne du prestataire et les nouvelles procédures de validation.
Mise en place opérationnelle de l’externalisation de la paie
La phase de transition nécessite une coordination étroite entre l’équipe interne et le prestataire externe. Les processus de collaboration doivent être clairement définis, notamment pour la gestion des absences, des congés et des éléments variables de paie. Des procédures de contrôle rigoureuses permettent de garantir la qualité des bulletins de salaire et la fiabilité des déclarations sociales.Il s’agit ensuite de sécuriser le changement en mettant en place d’une documentation détaillée et de procédures de contrôle adaptées. L’entreprise doit maintenir une expertise interne suffisante pour piloter efficacement le prestataire et gérer les situations complexes. Un dispositif de gestion des urgences doit être prévu pour traiter les problématiques quotidiennes.
Quels sont les nouveaux rôles RH à mettre en place après l'externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie transforme le rôle des gestionnaires internes vers des missions de contrôle et de pilotage.
Leur activité quotidienne évolue pour se concentrer sur la vérification des bulletins de salaire et la supervision du prestataire extérieur. Cette nouvelle fonction nécessite une expertise juridique renforcée et une vision globale de la gestion administrative.
Quelles nouvelles compétences développer en interne ?
Malgré la délégation de la production de paie, l’entreprise doit maintenir une expertise suffisante pour gérer les situations complexes et assurer la conformité réglementaire. Cette approche inclut la mise en place de solutions de backup et de procédures d’urgence pour limiter la dépendance au prestataire.
L’équipe RH doit donc renforcer son expertise dans plusieurs domaines clés comme le droit du travail, le contrôle de gestion sociale et le pilotage de prestataires externes. Un plan de formation adapté permet d’accompagner cette évolution, incluant la maîtrise des nouveaux outils et des techniques de contrôle.
Comment accompagner les équipes dans cette transformation ?
La réussite de la réorganisation repose sur un accompagnement structuré des collaborateurs RH, incluant une communication transparente sur les évolutions de poste et un support dans l’acquisition des nouvelles compétences. Le maintien du climat social est essentiel pendant cette période de changement.
Quels KPIs inclure dans le contrat d'externalisation de la paie ?
L’établissement d’indicateurs clés de performance (KPIs) dans le contrat d’externalisation de la paie est crucial pour garantir un service optimal. Ces KPIs permettent de mesurer la qualité du service rendu et d’assurer une collaboration efficace entre l’entreprise cliente et le prestataire de paie.
- La qualité de production constitue le premier pilier des indicateurs à surveiller. Le taux d’erreur sur les bulletins de salaire doit être minimal, avec un objectif souvent fixé à moins de 1 %. Les délais de production des fiches de paie et le respect du calendrier de paie sont également essentiels. La précision dans le calcul des salaires, la prise en compte des éléments variables et la gestion des primes doivent faire l’objet d’un suivi rigoureux.
- La performance du service client représente un autre aspect crucial. Les indicateurs doivent mesurer la réactivité du prestataire : temps de réponse aux demandes, disponibilité du support, résolution des problèmes. L’accès au portail en ligne et la qualité de l’assistance quotidienne sont déterminants pour une gestion efficace de la paie externalisée.
- La conformité réglementaire nécessite une attention particulière. Les KPIs doivent garantir le respect des obligations légales, notamment en matière de DSN et de déclarations fiscales. La mise à jour des évolutions législatives et de la convention collective doit être systématique et rapide.
- L’efficacité économique constitue un axe majeur du contrôle. Le coût par bulletin de paie, souvent basé sur un abonnement mensuel, doit rester transparent et compétitif. Les coûts cachés doivent être identifiés et maîtrisés. L’analyse régulière de la masse salariale permet de mesurer les économies réalisées grâce à l’externalisation.
- L’intégration technique avec le SIRH de l’entreprise nécessite un suivi spécifique. La fluidité des échanges de données, la qualité des mises à jour et la performance globale du système doivent être évaluées régulièrement. La solution de gestion choisie doit s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une TPE-PME ou d’une grande société.
- La gestion administrative quotidienne fait l’objet d’indicateurs précis : traitement des entrées/sorties, gestion des variables de paie, production des documents administratifs. La réduction des tâches chronophages et la simplification des processus doivent être mesurables.
L’expertise et le conseil apportés par le prestataire constituent une valeur ajoutée à évaluer. La qualité de l’accompagnement, notamment par l’expert-comptable ou le cabinet spécialisé, doit être mesurée régulièrement. Le prestataire doit démontrer sa capacité à conseiller l’entreprise sur l’optimisation de sa gestion de la paie.
