Transformer vos processus voyages et notes de frais en opportunités d’innovation, rendre votre gestion plus intelligente, plus efficace et résolument orientée vers les données, pour améliorer votre efficacité.
Notre objectif chez Althéa : aider les directions financières, achats ou RH dans la mise en place et l’optimisation de leurs processus de gestion des notes de frais et gestion des voyages.
Optimisation et amélioration des processus travel & expense (T&E)
Pour aider nos clients à optimiser et à améliorer l’efficacité de leurs processus travel & expense (T&E), voici quelques exemples de missions que nous réalisons en France et à l’International.
- Schéma directeur :
- Définition de la vision, des objectifs et des priorités autour des processus travel & expense
- Mise en place de feuilles de route sur les enjeux voyages et déplacements
- Audit et évaluation des processus actuels :
- Audit approfondi des processus T&E existants
- Identification des inefficacités, des lacunes et des points de friction (métier et utilisateurs) qui peuvent entraver la productivité et la conformité
- Benchmark des solutions :
Identification d’une shortlist des solutions répondant aux enjeux et aux processus du client afin de les solliciter lors de la phase de consultation
Optimisez vos processus travel & expense !
Nous vous y accompagnons.
- Aide au choix :
- Accompagnement dans l’aide au choix de solutions
- Rédaction des cahiers des charges et des grilles de réponse, animation de l’appel d’offre, préconisations
- Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) :
- Pilotage des projets
- Assistance lors la conception des processus cibles et aide à collecter les données de paramétrage nécessaires
- Animation la phase de recette de la solution
- Facilitation des chantiers techniques d’interfaces et/ou reprise de données
- Conduite du changement et maintien en condition opérationnelle :
- Mise en place de documentations utilisateurs, valideurs, administrateurs
- Formation à l’utilisation de la plateforme : utilisateurs finaux, key users
- Formation à l’administration de la plateforme
- Support
Notre approche stratégique s’articule autour de l’objectif essentiel de transformer les organisations en des entités plus efficientes, agiles et étroitement alignées sur les meilleures pratiques du marché.
Chiffres clés
Experts travel & expenses
Disposer de l’expertise nécessaire pour couvrir l’ensemble du processus du travel à l’expense
Missions d’accompagnement T&E par an
50 % de ces missions concernent des grands comptes et des enjeux internationaux
De satisfaction client
Une réelle reconnaissance de nos clients à l’issue de nos missions
Nos références
Pour un des leaders des services postaux | Secteur des services
150 000 salariés – aide au choix de la nouvelle solution d’expense
Pour la Direction des Ressources Humaines d’une entreprise française majeure opérant dans le secteur des services postaux et de la logistique, réalisation d’une mission de cadrage en vue d’une consultation du marché.
Réalisations :
- Audit détaillé de l’ensemble des processus.
- Interviews des principaux acteurs (administrateurs, Direction, utilisateurs finaux, assistantes).
- Identification des principaux irritants et axes d’amélioration.
- Réalisation de la cartographie applicative.
- Rédaction d’un dossier de préconisation et feuille de route.
- Benchmark des solutions envisagées dans le cadre de la consultation.
- Rédaction du cahier des charge en vue de la consultation.
- Animation et pilotage de la consultation.
- Aide à la négociation/contractualisation.
Pour un acteur majeur international de la logistique et du transport | Secteur du transport et de la logistique
2000 salariés – cadrage et élaboration du cahier des charges de la nouvelle solution d’expense
Pour la Direction Financière d’un acteur majeur international de la logistique et du transport, réalisation d’une mission de simplification des processus, d’automatisation des opérations et d’AMOA sur le déploiement de solutions (travel & expense), dans un contexte international.
Réalisations :
- Définition du processus notes de frais et de l’organisation cible
- Challenge des métiers, de l’intégrateur et de l’éditeur
- Simplification des paramétrages et des interfaces en place
- Automatisation de certaines tâches
- Utilisation de groupes pilotes pour embarquer les utilisateurs dans le cadre du chantier conduite du changement
- Support aux différents métiers (Achats, Comptabilité…) et filiales mondiales dans la formalisation de leur besoin
- AMOA sur le déploiement d’une solution Expense à l’international (Europe, Afrique du Nord, Asie, USA)
- AMOA sur le déploiement d’une solution travel en France
- Support utilisateur sur les modules travel & expense
- Rédaction de spécifications fonctionnelles liées aux besoins de reporting
- Mise en place de reportings dédiés à la gestion opérationnelle (développement, automatisations…)
- Rédaction de spécifications fonctionnelles d’interfaces
- Développement d’interfaces
Pour un acteur de la protection sociale et les assurances | Secteur du service
2000 salariés – cadrage et élaboration du cahier des charges de la nouvelle solution d’expense
Pour la Direction des Achats d’un groupe français spécialisé dans la protection sociale et les assurances, réalisation d’une mission d’aide au choix pour une solution intégrée travel & expense.
Réalisations :
- Définition de la stratégie de consultation,
- Rédaction du cahier des charges,
- Rédaction des grilles d’analyse et de réponse,
- Animation de l’appel d’offre et des soutenances,
- Rédaction du dossier de préconisation,
- Assistance à la contractualisation.
Enjeux
Optimisez votre transformation digitale
Réaliser pleinement votre transformation digitale en éliminant la gestion manuelle des processus métiers (formulaires Excel, développements informatiques internes complexes à maintenir, etc.).
Optimisation des processus : réduction des délais et digitalisation
Remédier aux processus peu automatisés et peu digitalisés, réduisant ainsi les délais de validation, de traitement et de remboursement des notes.
Solutions modernes et agiles
Améliorer l’expérience utilisateur en proposant des solutions modernes, agiles et conformes aux nouvelles exigences du marché.
Contacts
Vos questions sur le Travel and Expense management
Quels sont les enjeux du Travel and Expense ?
La gestion des voyages d’affaires et des notes de frais (Travel and Expense) représente un enjeu majeur pour les entreprises, nécessitant une approche structurée du travel and expense management. La diminution des coûts constitue un premier défi, avec la nécessité d’optimiser les frais de déplacement tout en maintenant la satisfaction des collaborateurs. Le contrôle des dépenses devient crucial dans un contexte où les frais de transport et de voyage représentent parfois le deuxième poste de dépenses après les salaires ! De fait, la visibilité dans les dépenses en « real time » permet aux équipes financières de mieux suivre les dépenses liées aux déplacements professionnels.
Quelle est la valeur ajoutée de l'Intelligence Artificielle dans le Travel and Expense management ?
L’IA transforme profondément le Travel and Expense management en apportant une nouvelle dimension au traitement des données. Les solutions modernes intègrent des algorithmes qui automatisent le processus de lecture des notes, permettant une reconnaissance instantanée des informations essentielles et leur catégorisation automatique. Cette automatisation réduit significativement le temps consacré à la saisie des notes de frais.
L’analyse prédictive permet également d’optimiser le spend management en identifiant les tendances de dépenses et en anticipant les futurs frais. Ainsi, les équipes financières bénéficient d’une visibilité en temps réel sur les anomalies potentielles, facilitant la détection des fraudes et le contrôle des dépenses liées aux déplacements professionnels.
Quelles sont les fonctionnalités essentielles d'un outil Travel and Expense ?
Un expense management software performant doit être facile à prendre en main (interfaces mobiles et desktop intuitives), tout en offrant une visibilité sur l’ensemble des données relatives aux dépenses professionnelles. De ce fait, les fonctionnalités clés comprennent généralement :
- L’automatisation du processus de saisie (extraction intelligente des données, conversion automatique de devises, import automatique des transactions réalisées via les cartes corporate, etc.) ;
- La gestion des workflows d’approbation (circuits de validation personnalisables selon les montants, alertes automatiques pour les valideurs, validation par lots pour les managers, etc.) ;
- L’intégration avec les systèmes comptables ( connexion directe avec les ERP, export des écritures comptables, etc.) ;
- Le reporting en temps réel (suivi budgétaire par département/projet, analyse des tendances de dépenses, export personnalisable des données, etc.) ;
- La gestion des cartes corporate.
Quelles sont les obligations légales en matière de notes de frais ?
La gestion de ce que l’on appelle en anglais l’expense reimbursement est encadrée par des obligations légales strictes que chaque entreprise doit respecter. Le logiciel notes de frais doit permettre de soumettre un rapport de frais conforme aux exigences de l’administration fiscale, notamment en matière de taxes.
Les justificatifs doivent d’ailleurs être conservés pendant une durée légale de 6 ans, avec un système de gestion permettant leur archivage sécurisé. Chaque récépissé doit comporter les informations essentielles : date, montant, nature de la dépense et le caractère professionnel de celle-ci doit être clairement établi.
Enfin, la politique de remboursement doit définir des plafonds conformes aux barèmes fiscaux, particulièrement pour les frais de repas et d’hébergement. Le reporting doit permettre de distinguer les dépenses liées au business travel des dépenses personnelles.
