Dans un contexte de transformation numérique accélérée, l’e-procurement représente un levier majeur pour optimiser les processus d’achat et de gestion des approvisionnements. Cette digitalisation des flux permet aux entreprises, qu’elles soient du secteur public ou privé, de réduire significativement leurs coûts tout en améliorant le contrôle et la transparence de leurs transactions.
La mise en place d’une solution d’e-procurement s’inscrit dans une démarche globale de dématérialisation, offrant aux acheteurs et aux fournisseurs une marketplace centralisée pour effectuer leurs transactions commerciales. Althéa vous accompagne dans cette délicate migration.
L’aide au choix : faire le choix de la solution qui vous convient
Depuis 2005, Althéa a intégré l’aide au choix des SI achats comme un pilier de son apport de valeur client. La phase de choix d’une solution est pour nous une étape critique des projets car elle permet :
- De choisir une solution adaptée aux besoins actuels et futurs : tout d’abord, avec l’évolution rapide des organisations, des processus et des réglementations, il est crucial de bien construire son cahier des charges. Cela garantit que la solution choisie répondra aux enjeux à court et moyen termes et offrira une capacité d’évolution à long terme.
- De préparer le projet de manière globale : nous veillons à ce que toutes les parties prenantes, internes et externes, soient bien préparées. Cela inclut la mobilisation des équipes, la préparation des données, un cadrage précis des plannings, et une prise en compte adéquate des sujets de gestion du changement.
- De garantir un achat au juste prix : en conduisant un appel d’offres, nous permettons à nos clients de comparer et de négocier les offres. Nous garantissons un achat équilibré et juste pour toutes les parties, assurant ainsi la viabilité du marché à long terme.
Choisissez la solution achats la plus performante !
Nous vous y accompagnons.
Pour aborder cette phase critique, nous avons donc structuré notre offre autour de quatre éléments clés :
- Nous prenons en compte votre ADN et votre environnement : nous nous immergeons dans votre organisation pour comprendre vos enjeux et spécificités. Notre objectif est de vous proposer une solution qui vous ressemble et qui est parfaitement adaptée à vos besoins.
- Capitalisation des benchmarks : nous utilisons notre expertise et les connaissances accumulées pour construire des benchmarks détaillés. Finalement, cela nous permet de comparer les fonctions des différentes solutions du marché, d’identifier leurs forces et faiblesses, et de suivre les tendances émergentes pour anticiper les évolutions futures.
- Une méthodologie éprouvée et structurée en quatre phases clés :
- Cadrage : nous planifions la mission et nous immergeons dans la culture du client pour assurer ainsi l’alignement des solutions proposées avec ses enjeux stratégiques.
- Construction du cahier des charges : nous collectons d’abord les attentes des utilisateurs et les besoins techniques pour garantir une adéquation parfaite de la solution.
- Définition de la stratégie de consultation : nous développons une stratégie précise, incluant la sélection des acteurs pertinents et des outils pour analyser les propositions.
- Accompagnement au choix final : nous évaluons minutieusement les propositions, organisons des soutenances, préparons la contractualisation, et fournissons un rapport final détaillé pour une prise de décision objective.
- Accélérateurs et indépendance : nous utilisons des accélérateurs comme des benchmarks actualisés, des grilles de sélection rigoureuses et des formats d’ateliers. Ainsi, notre indépendance garantit que nos conseils sont impartiaux et exclusivement orientés vers l’intérêt de nos clients.
Chiffres clés
Aides au choix par an
Un des cabinets leader des aides au choix de solutions achats
A l’international
Nous accompagnons nos clients sur des projets d’aide au choix internationaux
Aides au choix réalisées depuis 10 ans
Garant de notre capitalisation, de l’efficacité de notre méthodologie en enrichissement perpétuelle et de nos benchmarks
Nos références
Pour l’une des plus importantes associations qui favorise l'insertion professionnelle et le maintien dans l'emploi de personnes handicapées dans les entreprises
500 salariés
Dans le cadre d’un projet global de transformation des pratiques de l’association et du fait de l’obsolescent du SI achats/finance existant, Althéa a été choisi pour un accompagnement sur l’ensemble du processus d’appel d’offre en vue du choix d’un nouvel SI achats/finance. Althéa a donc réalisé :
- La revue et l’optimisation des processus achats/finance de l’association
- L’analyse d’écart entre l’existant et la cible pour mesurer les efforts nécessaires de conduite du changement
- La définition du périmètre fonctionnel a couvrir par la nouvelle solution
- La définition de la stratégie de consultation
- La préparation du dossier de consultation et l’analyse des offres
- La participation aux soutenances et ateliers d’analyses post soutenances
- La synthèse et le dossier de préconisations
- L’accompagnement au choix final et à la négociation
Par la suite, Althéa a réalisé l’AMOA pour le projet de mise en œuvre de l’outil retenu ainsi que l’accompagnement dans la phase d’hypercare suite au go live de l’outil.
Durée de la mission : 18 mois
Équipe : 1 senior manager, 1 consultant Senior et 1 alternant
Pour le leader dans la conception, production et distribution de matériels de manutention à destination de la construction, de l'agriculture et des industries
2,9 Md€ de CA, 5 500 salariés
- Préparation du dossier d’appel d’offre (règles de la consultation, stratégie de consultation, grilles d’analyse des offres, etc.)
- Analyse des offres
- Soutenances et ateliers d’analyse post soutenances
- Synthèse et dossier de préconisations de choix
- Accompagnement au choix final et à la négociation
Durée de la mission : 6 mois
Équipe : 1 manager et 1 consultant
Pour un des leaders européens dans le marché de la location-entretien des vêtements professionnels
4,3 Md€ de CA, 54 000 salariés
Dans le cadre d’un projet d’amélioration de la gestion de la relation fournisseurs, Althéa a été choisi pour accompagner la direction Achats de l’entreprise dans le cadrage, l’aide au choix et le déploiement d’une solution de gestion de la qualité fournisseurs (SRM) et a réalisé :
- L’analyse de l’existant et la définition de la cible
- La définition du périmètre fonctionnel à couvrir par la nouvelle solution
- L’accompagnement à l’expression de besoin fonctionnel
- La rédaction du cahier des charges
- La définition de la stratégie de consultation
- La préparation du dossier de consultation et l’analyse des offres
- La participation aux soutenances et ateliers d’analyses post soutenances
- La synthèse et le dossier de préconisations
- L’accompagnement au choix final et à la négociation
Par la suite, Althéa a réalisé l’AMOA pour le projet de mise en œuvre de l’outil retenu
Durée de la mission : 6 mois
Équipe : 1 senior manager, 1 consultant
Enjeux
Adaptation aux évolutions
Sélectionner une solution SI Achats qui répond aux besoins actuels et s’adapte donc aux évolutions futures de l’organisation.
Préparation des parties prenantes
Assurer la préparation des équipes et des processus pour, en somme, une adoption réussie du nouveau système.
Maîtrise des coûts
Réaliser un achat équilibré en comparant les offres pour garantir un bon rapport qualité-prix sur le long terme.
Contacts
E-procurement : quelques questions fréquentes
Comment intégrer l'e-procurement dans une stratégie d'achats globale ?
L’intégration de l’e-procurement dans une stratégie d’achats globale nécessite une approche structurée qui s’inscrit dans une démarche de digitalisation complète du processus achat. Le processus d’achat doit être repensé pour optimiser la chaîne logistique tout en assurant une meilleure visibilité sur les dépenses.
La mise en place d’un système de gestion électronique commence par l’identification des flux prioritaires. Les achats directs et indirects doivent être traités différemment, avec une attention particulière au commerce en ligne pour les approvisionnements réguliers. L’automatisation des processus permet un gain de temps considérable dans le traitement des commandes ! Le service achat doit piloter cette transformation en définissant un circuit de validation adapté. La mise en œuvre doit prévoir l’intégration de fonctionnalités punch out pour les catalogues fournisseurs, permettant un approvisionnement électronique fluide. La signature électronique des contrats et la dématérialisation des factures complètent le dispositif.
Quels sont les critères clés pour évaluer le ROI d'une solution e-procurement ?
L’évaluation du retour sur investissement d’une solution e-procurement doit prendre en compte plusieurs dimensions de la réduction des coûts.
- La première partie concerne les économies directes liées à l’automatisation des processus : réduction du temps de traitement administratif, diminution des erreurs de saisie, et optimisation du cycle procure-to-pay.
- Les bénéfices indirects incluent une meilleure mise en concurrence des fournisseurs, une transparence accrue sur les dépenses, et une valeur ajoutée dans la supply chain. Le business to business digitalisé permet également des gains substantiels grâce à une meilleure négociation des contrats et une optimisation des stocks.
Comment structurer le budget d'un projet e-procurement ?
Au premier rang des postes de dépenses à anticiper, on trouve les investissements directs incontournables : l’acquisition des licences logicielles qui constituent le cœur du système, la mise en place d’une infrastructure informatique robuste et sécurisée, ainsi que les prestations d’experts pour l’intégration et le paramétrage de la solution.
En parallèle, il ne faut pas sous-estimer l’importance des coûts indirects qui, bien que moins visibles, sont tout aussi cruciaux pour le succès du projet. Ces derniers englobent notamment tout le volet humain : les programmes de formation pour assurer une montée en compétence effective des équipes, l’accompagnement au changement pour faciliter l’adoption de ces nouveaux outils, et la maintenance évolutive qui garantira la pérennité du système.
La véritable expertise dans la construction budgétaire réside dans l’anticipation des coûts moins évidents, souvent qualifiés de « cachés ». Il s’agit par exemple des adaptations spécifiques des interfaces pour répondre aux besoins particuliers de l’entreprise, de la délicate phase de migration des données historiques, ou encore de la nécessaire adaptation des processus métiers existants.
A noter : Une entreprise avisée prévoiera également une enveloppe de sécurité, généralement estimée entre 10 et 15 % du budget global, pour faire face aux imprévus et permettre les évolutions futures du système, garantissant ainsi sa pérennité et son adaptabilité aux besoins émergents.
Quelles sont les meilleures pratiques pour le matching factures/commandes ?
L’automatisation du rapprochement factures/commandes représente un enjeu majeur dans la dématérialisation des achats. Le système doit permettre un matching en temps réel basé sur plusieurs critères : numéros de commande, références articles, montants, et conditions de livraison. Une plateforme efficace intègre des contrôles automatiques pour détecter les écarts et alerter les gestionnaires.
La gestion électronique des documents doit aussi prévoir des workflows intelligents pour le traitement des exceptions. L’implémentation de l’EDI avec les principaux fournisseurs simplifie considérablement les échanges et réduit les délais de traitement.
Quelle organisation mettre en place pour le support aux utilisateurs ?
L’organisation du support utilisateurs dans un projet e-procurement nécessite une structure à plusieurs niveaux.
- Le premier niveau doit assurer une assistance de proximité avec des référents métier formés aux spécificités du logiciel de gestion achat. Ces key users constituent le relais essentiel pour le travail à distance et la formation continue.
- Un deuxième niveau de support, plus technique, doit être capable de résoudre les problématiques liées au système de gestion et aux interfaces avec les autres applications de l’entreprise. Cette équipe assure également la mise à jour des catalogues et la maintenance des flux EDI.
La maîtrise des risques passe par une documentation détaillée des procédures et une base de connaissances accessible en ligne. Des formations régulières et un suivi des indicateurs de performance permettent d’améliorer continuellement le support.
