Pour accompagner la complexité croissante de ses opérations et améliorer le pilotage financier de ses activités, Médecins du Monde a engagé une transformation de son système d’information Finance.
Dans ce cadre, l’association s’est appuyée sur Althéa pour l’accompagner dans le choix de son nouvel ERP et sécuriser les différentes étapes du projet.
Retour d’expérience avec Jennie Saint-Sulpice, Directrice financière et juridique chez Médecins du Monde et cheffe de projet MOA sur le projet ERP SAP.
Le projet en chiffres
Organisation
Médecins du Monde
Secteur
ONG médicale et humanitaire
Présence internationale
Plus de 20 pays d’intervention
Implantation en France
Une quinzaine de régions en France et outre-mer
Acteurs impliqués
Environ 4 000 collaborateurs et bénévoles
Budget annuel
Environ 150 millions d’euros
Projet SI
Transformation du SI Finance et déploiement d’un ERP
Début de l’accompagnement Althéa
2021
Nature des missions
- Aide à la décision pour le choix de l’ERP
- Accompagnement AMOA lors de la mise en œuvre
Durée de l’accompagnement
- Intervention renforcée au démarrage du projet
- Accompagnement progressif selon les phases du projet
Le défi : moderniser un SI Finance devenu limité
Créée en 1980, Médecins du Monde est une association engagée dans l’accès aux soins pour les populations les plus vulnérables. L’organisation intervient aujourd’hui dans plus de 20 pays, avec près de 4 000 acteurs (salariés, bénévoles et équipes locales) et un budget d’environ 150 millions d’euros.
Pour soutenir ses activités internationales et répondre à la complexité croissante de ses financements, l’association a engagé une transformation de son système d’information Finance.
L’ERP en place, déployé au début des années 2000, présentait plusieurs limites :
- une utilisation principalement centrée sur la comptabilité au siège,
- des outils distincts entre la France et l’international,
- un recours important à Excel pour les analyses et reportings.
L’objectif du projet était donc de mettre en place une solution capable de :
- unifier les processus finance et achats,
- couvrir les activités en France et sur le terrain,
- améliorer le pilotage financier et les tableaux de bord.
Le projet devait également prendre en compte des spécificités fortes du secteur humanitaire :
- des montages financiers complexes liés aux financements multi-bailleurs,
- une grande diversité d’utilisateurs (siège, terrain, bénévoles),
- des contraintes fortes en matière d’ergonomie et d’accessibilité de l’outil.
L’approche : sécuriser les décisions et structurer le projet
Pour mener à bien ce projet structurant, Médecins du Monde a lancé un appel à candidatures afin d’être accompagné dans le choix de son futur ERP.
C’est dans ce cadre que l’association a sélectionné Althéa, pour son expertise et pour la qualité des échanges lors de la phase de sélection.
La première mission, lancée en 2021, portait sur l’aide à la décision pour le choix de la solution.
L’accompagnement d’Althéa a notamment permis de :
- structurer le processus de sélection des solutions,
- organiser et analyser les soutenances éditeurs,
- formaliser des grilles d’évaluation,
- aider les équipes à interpréter les réponses techniques des éditeurs.
« Althéa nous aidait à poser les questions auxquelles nous n’aurions pas pensé ou que nous n’osions pas poser. Cela nous a permis de prendre une décision vraiment éclairée. »
Les apports d’Althéa
Dans le cadre de ce projet de transformation du SI Finance, l’intervention d’Althéa a permis de sécuriser plusieurs étapes clés.
Aide à la décision dans le choix de l’ERP
- Structuration du processus de sélection
- Analyse des soutenances éditeurs
- Mise à disposition d’outils et de grilles d’évaluation
- Aide au décryptage des propositions techniques
Accompagnement en maîtrise d’ouvrage (AMOA)
- Renfort des équipes projet lors de la phase de mise en œuvre
- Appui méthodologique dans le pilotage du projet
- Capacité d’intervention adaptable selon les besoins du projet
Un accompagnement flexible et adapté
- Forte disponibilité des équipes
- Bonne compréhension des enjeux spécifiques d’une ONG internationale
- Adaptation aux évolutions du projet et des ressources internes
Un accompagnement évolutif dans la durée
En 2023, alors que le projet ERP entrait dans sa phase de mise en œuvre, Médecins du Monde a de nouveau fait appel à Althéa afin de renforcer son dispositif projet côté maîtrise d’ouvrage.
Un consultant est intervenu en AMOA, avec une présence adaptée aux besoins du projet :
- une forte implication au démarrage,
- puis un accompagnement plus ponctuel au fur et à mesure de l’avancement.
Cette flexibilité a été particulièrement appréciée par les équipes.
« Les contrats étaient très flexibles. Nous pouvions ajuster le volume d’intervention selon nos besoins. »
Adapter la transformation SI aux enjeux d’une ONG internationale
L’un des facteurs clés de réussite du projet a été la capacité à adapter la transformation du système d’information aux spécificités d’une organisation humanitaire.
Contrairement à certaines organisations plus hiérarchiques, Médecins du Monde privilégie une approche très collaborative, impliquant largement les équipes dans la construction des projets.
Cette démarche vise à favoriser l’appropriation des outils par les utilisateurs, notamment ceux présents sur le terrain.
« Nous fonctionnons beaucoup en co-construction. Cela prend plus de temps, mais cela facilite ensuite l’appropriation par les équipes. »
Dans ce contexte, la compréhension des enjeux organisationnels, humains et opérationnels s’est révélée essentielle pour accompagner efficacement la transformation.
Les enseignements clés du projet
Pour Médecins du Monde, plusieurs enseignements ressortent de cette transformation.
1. Anticiper l’ampleur du projet
La transformation d’un SI Finance est un chantier structurant qui nécessite des ressources importantes et un fort engagement des équipes.
2. S’entourer des bonnes expertises
Certaines compétences, notamment en gestion de projet ou en AMOA, ne sont pas toujours présentes dans les organisations et peuvent nécessiter un accompagnement externe.
3. Impliquer largement les utilisateurs
L’implication des équipes dès les premières étapes du projet favorise l’appropriation des outils et facilite leur adoption.
« Ce sont des projets qui demandent du temps et des ressources. Mais l’accompagnement que nous avons eu a été très utile pour sécuriser les décisions et structurer la démarche. »
Un projet structurant pour l’avenir
Le projet ERP se poursuit aujourd’hui avec les dernières phases de déploiement et d’optimisation.
En parallèle, Médecins du Monde mène d’autres chantiers structurants, notamment :
- la mise en place d’un outil de gestion des données médico-sociales,
- un futur projet de SIRH.
Une transformation au service de la mission de l’organisation
Au-delà du déploiement d’un nouvel ERP, ce projet s’inscrit dans une transformation plus large des outils et des pratiques de pilotage financier de Médecins du Monde. En structurant son système d’information Finance, l’organisation se dote de bases plus solides pour accompagner la complexité croissante de ses opérations et sécuriser la gestion de ses financements.
Dans un contexte où les ONG doivent conjuguer exigence de transparence, multiplicité des bailleurs et pilotage international des activités, la modernisation des systèmes d’information devient un levier clé de performance et de fiabilité.
Ce retour d’expérience illustre également l’importance d’un accompagnement méthodologique adapté pour sécuriser les décisions, structurer les projets et soutenir les équipes internes tout au long de la transformation.
