Tout savoir sur le droit aux congés payés
Le droit aux congés payés est un droit fondamental. Instauré en 1853 par Napoléon, uniquement pour les fonctionnaires, il faudra attendre 1936 pour que ce droit soit étendu à tous les salariés.Entre période d’acquisition et période de prise, la gestion des congés payés et de leur solde est un sujet important et récurrent, au sein des entreprises. Suivez notre article pour quelques explications.
Un congé payé, c’est quoi ?
Selon l’article L3141-1 du code du travail : “tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur.” Il s’agit d’une période d’absence autorisée, rémunérée par l’employeur.
Vous bénéficiez de congés payés quel que soit votre contrat de travail (CDI, CDD ou contrat d’intérim), que vous soyez à temps plein ou temps partiel, et ce, dès le 1er jour de l’embauche.
Quelle est la période d’acquisition ?
L’acquisition se fait pendant une période dite de référence qui, si aucun accord d’entreprise ou d’établissement ou de branche n’a été défini, va du 1er juin N au 31 mai N+1.
Pour prendre 2024 en exemple, nous avons acquis des congés du 1er juin 2023 au 31 mai 2024.
Cette acquisition se fait sur une période de travail effective que l’on a soit en période d’essai ou en préavis effectué payé ou non payé. Cette période d’acquisition est parfois différente en fonction de l’entreprise mais la méthode d’acquisition ne change pas.
Pourquoi parle-t-on de période de travail effective ?
Il s’agit d’une période pendant laquelle le travail est fourni. Ces périodes sont listées par le code du travail et depuis peu, les absences maladie sont considérées comme telles.
Cf pour découvrir notre article de ce début d’année concernant l’acquisition en période d’absence maladie. : cliquez-ici
Nous pouvons ainsi exclure les périodes de grèves, de congés parentaux à temps plein ou de présence parentale, de congé solidarité familiale, les périodes de mises à pied, de congés sabbatiques ou de congés sans solde.
À l’issu de cette période d’acquisition, quel est le droit acquis ?
L’article L3141-3 du code du travail énonce un droit de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif plafonné à 30 jours par an chez le même employeur – soit 5 semaines de congés payés par an, et ce que le salarié soit à temps plein ou à temps partiel.
Le code du travail n’autorise pas une acquisition en fonction du temps de travail. À l’issu de la période de référence, l’acquisition est ensuite arrondie à l’entier supérieur si le nombre obtenu n’est pas entier. Cette situation arrive notamment en cas d’entrée en cours d’année.
L’acquisition se fait par période de 4 semaines travaillées ou 24 jours ouvrables diminués du nombre de jours d’absence non considérées comme du temps de travail effectif. Il est accepté que cette acquisition se fasse sur la base de 2,08 jours ouvrés par mois si le salarié n’est pas lésé dans son acquisition.
Cette acquisition peut être augmentée selon les pratiques de l’entreprise, de :
- congés de fractionnement
- congés enfant à charge
- congés jeunes parents
- certains autres congés supplémentaires issus notamment de conventions collectives, accords, contrats de travail ou usages.
À tout cela, vient s’ajouter la nouvelle acquisition de congés payés pendant un arrêt maladie sur la base de 2 jours ouvrables pour 4 semaines ou 1,66 jours ouvrés.
Ces droits doivent être accessibles afin que chaque salarié soit en mesure de consulter son acquisition, sa prise et son solde.
Certaines entreprises font le choix de mettre en place des compteurs de droits distincts. D’autres ont pris le parti d’un seul et unique compteur.
Quand peut-on les consommer ?
Dès le 1er jour de son embauche – même si cela n’a pas toujours été le cas par le passé – dans la limite de son acquisition.
En effet, l’article L3141-12 dispose que : “Les congés peuvent être pris dès l’embauche, sans préjudice des règles de détermination de la période de prise des congés et de l’ordre des départs et des règles de fractionnement du congé fixées dans les conditions prévues à la présente section.”
L’article L 3141-13 poursuit : “Les congés sont pris dans une période qui comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.”
La prise se fait donc soit en jours ouvrables (lundi-samedi) soit en jours ouvrés (lundi-vendredi) et le décompte se fait sur la base du nombre de jours ouvrables ou ouvrés inclus dans la période d’absence choisie.
Elle démarre le 1er jour ouvrable où le salarié aurait dû travailler et se termine le dernier jour ouvrable du jour où le salarié aurait dû travailler.
Si sur cette période il y a des jours fériés chômés dans l’entreprise, il n’y a pas de décompte de jours de congés sur ces journées-là.
Que se passe-t-il en cas de solde en fin de période de référence ?
Aucun report n’est possible sans autorisation de l’employeur.
Il existe des situations qui le permettent telles que : accident de trajet, accident du travail, maladie professionnelle) ou liés à des congés (maternité, adoption, congé parental d’éducation, etc.).
Et depuis peu, à la suite d’un arrêt de travail lié à la maladie, (Voir notre article dédié pour les possibilités de report des congés liés à un arrêt de travail lié à la maladie )
A date de publication, nous arrivons au terme de cette période de référence, aussi, l’enjeu pour les entreprises consiste à s’assurer que chaque salarié ai bien pris ses soldes de congés échus, tout en évitant la désorganisation de ses différents services.
En ce mois de mai 2024, encore plus que les précédents, du fait des récentes modifications des règles d’acquisition évoquées supra.
Quelle indemnisation ?
Lors de la prise, le salarié est indemnisé. Cette indemnisation est égale au 10ème de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence.
La loi prévoit 2 modalités de calcul :
- La méthode dite du dixième
- La méthode dite au maintien
L’employeur est tenu de comparer les 2 méthodes afin d’indemniser au plus juste le salarié, à chaque prise ou en fin de période.
En principe cette comparaison est à faire à chaque prise de congés, mais il est admis d’utiliser la méthode du maintien de salaire à chaque prise, et de ne faire le comparatif avec la méthode du 10e qu’en fin de la période de référence sur la base du solde restant et verser une indemnisation complémentaire au besoin.
Pour calculer cette indemnisation, il faut en premier lieu déterminé le salaire de référence.
Quel est le salaire de référence à retenir pour le calcul de cette indemnisation ?
Les sommes doivent représenter la contrepartie du travail du salarié.
Le salaire de base est un des premiers éléments pris en compte dans le calcul.
Auxquelles seront ajoutées différentes primes, heures supplémentaires, avantages en nature tout en excluant certains éléments du brut tels que le versement d’indemnités, les primes considérées comme exceptionnelles ou non liées au travail du salarié, certains avantages en nature, des revenus de substitutions etc.
Il est important de pouvoir régulièrement par exemple chaque année, procéder à une vérification de l’assiette retenue pour ces deux méthodes et a minima, de vérifier lors de la création d’une nouvelle rubrique de paie, du traitement souhaité pour l’assiette du 10e.
Quelle provision ?
Une provision comptable est un acte de gestion.
Elle est faite pour anticiper et provisionner les coûts associés aux congés payés des salariés d’une société.
La provision se constitue chaque mois sur la base des droits acquis par le salarié et sur la base du salaire perçu par le salarié. Elle évolue également sur la base des congés pris au fil du temps par le salarié, et inclus idéalement séparément ces deux compteurs, ainsi que les charges sociales associées.
A ces provisions, peut s’ajouter celles des congés payés auxquels peut prétendre un salarié lors de son arrêt maladie, comme la loi du 22 avril 2024 le prévoit.
Vous avez des questions des besoins, n’hésitez pas à nous contacter.
