Réussir son projet d’externalisation de la fonction paie, dernier chapitre : comment organiser son projet ?

Quels seront les acteurs ?Qui va participer à la mise en place du projet ? Qui va bénéficier des prestations ?

Il est important d’identifier les différentes parties prenantes du projet afin de clarifier les différentes actions et anticiper les risques de dérapages.

Les parties prenantes sont de deux types :

• Les prestataires, fournisseurs, éditeurs, hébergeurs, tiers de confiance.
• Les collaborateurs de l’entreprise qui vont participer au projet : DSI, directions métiers, utilisateurs, service juridique, service financier.

Les réponses à ces questions sont nécessaires afin notamment :

• De mettre en place l’architecture contractuelle adaptée.
• D’identifier les rôles et responsabilité de chaque partie prenante, essentiel pour la stratégie de « change management » ou de conduite du changement.

Pour définir cette dernière, nous avons élaboré une réflexion autour de 4 axes :

• Axe « Outil » : Quels vont être les impacts outils ? Cela va-t-il impacter mon équipe DSI ? Quelles interfaces sont-ils à prévoir ? Comment garantir la sécurité de mon SI interne (interfaces) ? qui gère la reprise des données ?
• Axe « Usage / Métier » : Quels seront les impacts sur les processus ? Quelles mesures d’accompagnement dois-je mettre en place ? A quel moment dois-je communiquer et à qui ?
• Axe « Organisation » : Comment seront organisées mes équipes de demain ? Dois-je prévoir un transfert des contrats du personnel ou un plan de reclassement/départ ? Puis-je repositionner mes gestionnaires ? Quelles informations doit-je transmettre à mon CSE et quand ?
• Axe « Culture d’entreprise» : Comment faire adhérer mes collaborateurs ? Intégration de nouvelles valeurs professionnelles ?

Cette anticipation permettra de favoriser l’affiliation au projet et surtout d’éviter des nuisances projets comme de fausses rumeurs, du personnel non impliqué en confrontation, etc.

Également, cette stratégie de change management doit être anticipée très en amont du projet afin de pouvoir déterminer clairement le rôle du prestataire. Afin de conserver une maîtrise de son projet, il est préconisé d’intégrer cette stratégie dans le périmètre contractuel de ses prestataires avec des clauses plus ou moins contraignantes en fonction de sa stratégie. En tout état de cause, tout prestataire a toujours un rôle à jouer dans le cadre d’une stratégie de change management. Ce rôle doit être précisément décrit dans le contrat afin de sécuriser chacun sur l’étendue de ses obligations et de ses responsabilités.

En conclusion

L’externalisation de la fonction paie est une réelle tendance pour les sociétés de plus de 1.000 salariés. Cette tendance va s’accentuer fortement dans les deux prochaines années.

Chaque DRH, DAF, DG va, à un moment, se poser la question.

Notre vision est que 80% de la réussite de ces projets se joue en amont.

Aussi, étant donnée la complexité de ces projets de par leur coté protéiforme, il est important de se faire accompagner par des experts afin d’aborder tous les sujets clés le plus en amont possible pour faire les meilleurs choix.

Althéa et ITLAW Avocats ont construit une offre commune adaptée à l’accompagnement de ces projets combinant la prise en compte des enjeux juridiques et sociaux, mais aussi métiers, organisationnel, IT et financiers.

Un projet de BPO n’est en effet pas un projet IT comme les autres, mais un projet global de transformation à de nombreuses facettes d’où l’importance de se poser les bonnes questions avant de se lancer et de sécuriser les choix, les besoins, les objectifs et attentes du client vis-à-vis de ses prestataires et formaliser l’ensemble dans un contrat adapté, rédigé sur mesure.

Vous voulez en savoir plus sur notre offre BPO ? C’est par ici 

Après notre premier webinar sur « L’externalisation : comment et pourquoi y aller ? », nous vous proposons, jeudi 17 décembre de 11h à 12h,  de revenir sur les 3 points clés de la réussite de l’externalisation de la paie avec un focus sur le change et la sécurité.

Article rédigé par : David Bellaiche, directeur général d’Althéa, Sandrine LIGER Manager RH, Adeline DELAVOIX consultante Senior chez Althéa ainsi que Claudia Weber fondateur d’IT LAW AVOCATS et Marine HARDY avocat, IT LAW AVOCATS.