Le business process outsourcing RH expliqué | Actualité

Actualité Février 2020

1. Présentation du business Process outsourcing RH

Le business process outsourcing (BPO), ou externalisation des processus d’affaires, est l’externalisation d’une partie de l’activité de l’entreprise vers un prestataire extérieur.

Dans l’environnement RH, il est très lié au concept de centres de service partagés (CSP). Historiquement, ces centres étaient internalisés au sein des entreprises mais ils ont tendance à être de plus en plus externalisés (transfert de personnel, de processus).

Le BPO RH s’inscrit donc dans une modernisation des processus RH au profit d’une meilleure gestion administrative dans la durée et au profit de leur premier client, les salariés.

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Quels-sont les processus BPO RH les plus connus ?

Le concept de BPO RH peut parfois être mal perçu en entreprise car il est difficile de se projeter et d’imaginer des tâches ayant un caractère social traité par un prestataire extérieur.

Pourtant, les pratiques instaurées au sein de nombreuses entreprises démontrent que de très nombreuses fonctions sont déjà externalisées :

Le traitement de la paie et des rémunérations ;
Le pilotage et la gestion de la formation ;
L’administration du personnel ;
Le recrutement ;
La gestion des expatriés.

Pourquoi le BPO RH ?

Le BPO permet de libérer la RH pour qu’elle puisse s’occuper de missions plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.

Il répond à une vision stratégique de la RH et non pas simplement une logique économique. Il permet de mettre en place la transformation de la fonction RH résolvant ainsi les tensions entre son rôle traditionnel administratif et son nouveau rôle stratégique.

Le rôle stratégique de la fonction RH est de prioriser ses actions en fonction des phases stratégiques de l’entreprise :

En phase de développement, la priorité est donnée aux recrutements, au développement de la motivation ;
En phase de stabilisation, la RH aligne au mieux les compétences ;
En phase de récession, la gestion de crise est engagée.

Les nouvelles tendances du BPO RH

La modernisation des logiciels de paie et les nouvelles modalités déclaratives (DSN) communes à toutes les entreprises permettent aujourd’hui d’élargir les prestations externalisées.

S’ajoute à cela les nouvelles capacités de connexion à distance du type CITRIX, VPN… qui permettent d’imbriquer directement des prestataires externes avec des collaborateurs internes d’une entreprise sur des mêmes logiciels (travail partagé).

Par ailleurs, la dimension et le rôle des RH aujourd’hui nécessitent davantage de proximité avec les salariés afin de leur apporter un meilleur cadre de travail, des parcours d’évolution, de respecter les obligations d’égalité femme/homme.

Tout ceci a ainsi permis un essor pour de nouvelles offres sur le marché ces dernières années, telles que :

La gestion externalisée de l’absence et de l’arrêt maladie ;
La gestion externalisée des Indemnités Journalières.
L’externalisation du traitement des accidents de travail (DAT) ;
La gestion des alertes et visites médicales.

L’ensemble de ces prestations externalisé par les entreprises, apportent une souplesse aux entreprises et permettent dans tous les cas un Retour sur Investissement vis-à-vis des désorganisations passées.

Pourquoi faire appel au BPO RH ?

Les entreprises sollicitent des prestataires du BPO RH essentiellement sur leur apport en process, logiciel mutualisé, organisation et reporting.

En confiant des process internes à un prestataire externe, l’entreprise a une garantie totale du traitement, associé des KPI’s prédéfinis permettant ainsi une performance opérationnelle à long terme.

Terminées les désorganisations passagères RH, les fonctions externalisées ne sont concentrées que sur leur métier, leur objectif.

L’entreprise peut alors se focaliser sur ses tâches à forte valeur ajoutée.

2. Retour d’expériences sur l’externalisation RH : situation et attentes

D’après l’enquête réalisée par DEMOS & l’EOA France (European Outsourcing Association) auprès de décideurs d’entreprises de plus de 150 salariés. Voici la synthèse des points qui sont ressortis :

Une majorité des entreprises interrogées externalisent également une autre fonction que les RH (67,4%).
En matière de Ressources Humaines, sans grande surprise, la gestion de la paie, associée à l’externalisation de la gestion des temps arrive en première position avec 34 ,7%. Arrivent ensuite le recrutement et la formation (17,3%).
Les projets d’externalisation du recrutement talonnent désormais la formation et la paie. Pour les projets à venir, le trio de tête reste le même.

L’externalisation de la paie

En matière de paie, on peut constater que le nombre d’entreprises ayant choisi l’externalisation complète auprès d’un prestataire est équivalant au nombre d’entreprises gérant leur paie en local.

La mise en place d’un centre de services partagé par les entreprises est déjà un premier pas de rationalisation, tout comme l’externalisation. Les entreprises choisissent l’un ou l’autre pour aller vers cette cible. La moitié des entreprises sont dans cet état d’esprit.

Les solutions informatiques

53% des répondants attendent que le prestataire leur fournisse une solution informatique. Les résultats à cette question dépendent de la taille de l’entreprise et de la fonction externalisée.

En effet, une grande entreprise dotée d’un SIRH n’aura pas besoin d’un prestataire proposant une solution informatique si elle décide d’externaliser une nouvelle fonction. En revanche une petite entreprise non encore équipée demandera au prestataire de lui fournir cette solution informatique.

Motivation à l’externalisation

Pour 2/3 des personnes interrogées, le fait de pouvoir confier les tâches de back office et de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée est la principale motivation à l’externalisation. 53,3% estiment que la réduction des coûts et l’augmentation de la productivité constituent un des avantages principaux de l’externalisation.

Le fait de bénéficier des conseils d’experts est très important pour 41,3% des répondants et cela peut également permettre au service RH de réaliser des tâches à meilleure valeur ajoutée.

Pour conclure, il apparaît que la décision d’externalisation n’est pas le fruit d’une initiative délibérée de la fonction RH en elle-même. A 40,2%, le facteur ayant déclenché l’externalisation est une décision de la Direction générale d’optimiser le modèle économique et à 32,6% des changements organisationnels dans l’entreprise. L’externalisation peut également, pour 30,4% avoir été déclenchée par la volonté de repositionner la fonction RH au sein de l’entreprise et donc lui permettre de jouer un rôle plus stratégique dans l’entreprise.

Source : https://www.myrhline.com/actualite-rh/l-externalisation-des-fonctions-rh-enquete-eoa-demos-outsourcing.html & divers articles d’actualités présent sur le net