Suivi du temps de travail, de présence et des absences de vos salariés… La gestion des temps et des activités (GTA) est un sujet important dans le développement d’une entreprise.

Quels sont les enjeux, les coûts et les étapes de cette gestion ?

I.Qu’est-ce que la GTA ?

La gestion des temps et des activités (GTA) est un ensemble de processus visant à suivre et contrôler la durée du travail au sein d’une entreprise ou d’une organisation.

La GTA est une fonctionnalité du SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) qui permet de gérer :

Le temps de travail : calcul des heures supplémentaires, accumulation des heures de récupération, productivité, etc.
Le temps de présence : heures travaillées réellement, utilisation d’une badgeuse, astreintes, gardes, etc.
Le temps d’absence : congés, RTT (Réduction du Temps de Travail), absences autorisées liées à la convention collective, maladie, etc.

II.Les enjeux de la GTA

Selon une enquête de Markess by Exaegis en 2022, la gestion des temps est entrée dans le top 3 des priorités d’investissement des entreprises du midmarket, et d’ici 2025, la majorité des entreprises auront investi dans une solution de GTA.

Aujourd’hui, le développement des projets de GTA est une priorité pour les entreprises en raison des enjeux clés qu’ils représentent :

Amélioration de la productivité
Réduction des coûts
Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Meilleure planification des processus RH
Analyse de la performance
Réduction du gaspillage…

III.Quel est le coût d’un projet GTA ?

L’évaluation peut être un exercice simple pour les coûts matériels (badgeuse, licence, maintenance logicielle), mais beaucoup plus délicat pour les autres coûts en raison du nombre de paramètres à prendre en considération.

Il existe plusieurs méthodes, qui dépendent de la phase d’avancement et jouent sur le niveau de précision de l’estimation.

Le Software as a Service, le service privilégié par les entreprises

Selon le site MyRhline, le SaaS (Software as a Service) serait plus avantageux financièrement pour les entreprises, avec un écart de prix moyen de 15 % sur une durée de 3 ans d’exploitation de la solution.

Aujourd’hui, les éditeurs de solutions choisissent le SaaS, notamment pour :

Le gain de productivité important du côté de l’éditeur, grâce à la facilité de mise à jour des solutions.
Un modèle d’abonnement mensuel (3 années minimum) qui offre une bonne visibilité financière à moyen terme pour les éditeurs.

Cependant, le SaaS ne représente qu’une partie des coûts liés à la mise en place d’un nouvel outil GTA. Selon les offres et le périmètre des services inclus dans l’abonnement, son coût mensuel se situe en moyenne entre 2,50 € et 3 € par dossier et dans une fourchette de 1,40 € à 8 € par dossier (HT)

Combien coûte la mise en œuvre d’une gestion des temps ?

Compte tenu des éléments précédents et de la diversité des situations, le coût de la mise en place d’un projet de gestion des temps varie de 17 € à 100 € par salarié. À cela s’ajoutent les coûts internes et les coûts d’AMOA.

Si nous comparons les coûts des prestations de mise en œuvre, de l’achat de services AMOA et les coûts internes métier, nous constatons que le budget d’un projet se situe dans une fourchette de 140 € HT à 190 € HT par collaborateur, à périmètre comparable. Ce coût est dégressif en fonction de la taille de l’organisation.

Cela ne comprend pas les coûts liés à la maintenance. D’après les observations, voici les critères à prendre en compte :

Le coût des prestations de mise en œuvre de la solution varie entre 40 € HT et 80 € HT par collaborateur.
Le coût interne représente entre 60 % et 80 % du coût de mise en œuvre de la solution.
Le coût de l’AMOA représente un montant compris dans une fourchette de 20 % à 40 %. Au premier abord, cela semble élevé, mais les gains estimés d’un AMOA sont de l’ordre de 70 % en termes de charge de travail du projet ! Sans mentionner les autres gains associés.

L’estimation du coût d’un projet de gestion des temps est un processus complexe, car il y a de nombreuses variables à prendre en compte

IV.Les étapes pour la réussite d’un projet GTA

Un projet de mise en œuvre de solutions de Planification et de Gestion des Temps et Activités (GTA) nécessite d’agir avec méthodologie.

Au quotidien, ces solutions impliquent différentes directions fonctionnelles de l’entreprise, telles que la Direction Finance via le contrôle de gestion, la Direction RH et la Direction Opérationnelle. Elles impactent également de nombreux collaborateurs.

Chaque acteur est clé et, selon son positionnement, influence la pertinence et la qualité des données utilisées dans le calcul de la performance de l’entreprise !

a)Les 5 étapes à suivre pour déployer efficacement votre projet GTA :

Définir une trajectoire claire, réaliste et partagée
Recenser et harmoniser vos règles et pratiques.
Bien choisir son fournisseur de solutions.
Miser sur la transformation
Préparer l’avenir.

b)Conseil : ne faites pas appel à un cabinet d’AMOA trop tard.

Pour assurer la réussite de votre projet, vous devez décider dès la phase du périmètre décisionnel s’il est nécessaire ou non d’avoir un accompagnement externe pour votre entreprise, que ce soit du côté de l’éditeur ou du client.

Trop souvent, l’expérience démontre que les cabinets d’AMOA sont sollicités en cours de projet, en mode « pompier », lorsque les choses commencent à « dérailler ». Inutile de préciser qu’à ce stade, il n’est plus question de réussir, mais de « sauver les meubles ».

Pour garantir un projet réussi, le cabinet d’AMOA doit donc intervenir avant que l’éditeur n’entre dans la phase de conception, idéalement avant les spécifications générales et détaillées.

Il est également possible de faire appel à ce même cabinet dès le cahier des charges et de profiter de son expertise métier sur la GTA, la méthodologie de projet et les différents progiciels.

V-Comment Althéa peut vous accompagner :

Chez Althéa, nous possédons plusieurs expertises dans la mise en place de votre GTA et la conduite du changement au sein de votre entreprise.

N’hésitez pas à contacter nos équipes :

« Change management » pour l’offre d’accompagnement au changement.

« Projets SIRH » pour l’offre sur la mise en place de votre GT