La GTA : Comment sécuriser et réussir le lancement de votre projet ?

Qu’entend-on par Gestion des Temps et des Activités ?

La gestion des temps et des activités (GTA) peut se définir comme l’optimisation de l’organisation du temps de travail afin de structurer et piloter au mieux l’activité de ses collaborateurs, tout en respectant les contraintes réglementaires.

Une gestion des temps apportera une véritable plus-value à tous les niveaux d’organisation d’une entreprise, de la direction générale jusqu’aux collaborateurs. Elle permettra notamment :

• L’harmonisation et la simplification des pratiques/processus et des règles appliquées dans toutes les entités d’un groupe.

• De converger vers un modèle d’organisation cible en simplifiant l’architecture SIRH par l’abandon des outils locaux.

• D’avoir un outil unique, adaptable, performant, interfaçable et évolutif.

• De fiabiliser et sécuriser les données RH liées au temps de travail.

• De diminuer les tâches administratives chronophages et à faible valeur-ajoutée.

• De recentrer la gestion des temps au plus près des équipes « terrain » et de responsabilité les managers.

• De gérer dans un même outil toutes vos populations (non cadres, cadres, intérim…) et ainsi faciliter la planification.

• De faciliter la gestion prévisionnelle et l’analyse des Besoins / Ressources (aide à la décision).

Pour les managers :

• Une généralisation et une homogénéisation des bonnes pratiques.

• Une visualisation au quotidien du planning passé, présent et futur de son équipe pour aider sa prise de décision, et d’éditer les relevés mensuels d’activité ou de gestion.

• Un suivi de la situation de son équipe au regard de l’organisation du temps de travail et des compteurs associés (Congés, Heures supplémentaires, Repos, Primes etc…).

• Un pilotage de son activité avec des indicateurs précis et actualisés en temps réel.

• Une exploitation de l’information grâce aux reportings.

• Une validation dématérialisée simplifiée des demandes d’absence de ses collaborateurs (ex : Self-Service ou module « mobilité »).

L’intérêt pour les équipes RH / SIRH :

• Une harmonisation des règles de gestion et une simplification des processus RH (ex : Processus prépaie ou de gestion des absences).

• Une réactivité accrue avec une information disponible en temps réel, et donc des ajustements / corrections possibles immédiatement.

• Des alertes légales qui peuvent faciliter la gestion quotidienne et prévisionnelle.

• Une information partagée avec tous les services/activités et un dialogue simplifié.

• Une visualisation au quotidien de l’évolution des compteurs (droits à congés, consommés, heures supplémentaires, heures de récupération, primes…).

• Une diminution des tâches à faible valeur ajoutée avec une automatisation des règles complexes (Accord du temps de travail, changements de période d’annualisation et de congés…).

• Une meilleure exploitation des données et recentrer les équipes sur leur cœur d’activité.

• Une communication simplifiée avec les managers et les collaborateurs.

Pour les collaborateurs :

• Visualiser son planning personnel et celui de son équipe en temps réel.

• Visualiser le statut de ses demandes de congés (en attente, validé, refusé…) et l’historique de celles-ci.

• Obtenir un accès direct en temps réel à ses compteurs de congés, d’heures supplémentaires et de récupération.

• Faire ses demandes d’absence via le self-service de l’application.

Les facteurs clés de succès pour réussir le lancement de son projet :

Loin d’être un simple projet, se doter d’une gestion des temps et des activités requiert quelques prérequis à remplir avant de se lancer dans sa mise œuvre, et qui permettent de faciliter le démarrage et la réussite de votre projet.

#1 – Un sponsor percutant qui sera porteur du projet

• Un sponsor qui sera fédérateur, force de proposition et qui portera le projet.

• Un sponsor qui sera garant de l’image et de la démarche du projet.

• Un sponsor qui vous accompagnera dans la prise de décision et dans la réussite de votre projet.

• Un sponsor qui participera à la communication et à la conduite du changement pour sensibiliser tous les acteurs à chaque étape du projet (du CODIR à l’ensemble des salariés).

#2 – Identifier les fonctions/acteurs concernés

• Identifier les entités pilotes, motrices pour le ou les déploiements futurs.

• Bien définir en amont les rôles et contributions attendus de chacun des acteurs du projet GTA.

• S’assurer de la pertinence de votre stratégie de projet.

• Définir les futurs utilisateurs de la solution avec leur rôle et responsabilités.

• Définir précisément les enjeux de votre projet pour chaque typologie d’acteur identifié.

• Appréhender le volume de formation de votre projet en fonction de votre stratégie de déploiement.

#3 – Bien définir en amont tous les processus métier en lien avec la GTA, vos processus cibles et les objectifs de votre projet

• Harmoniser et optimiser au maximum les règles de gestion existantes.

• Ne pas prévoir une solution trop complexe à mettre en œuvre avec des processus et des règles de gestion irréalistes.

• Identifier toutes les interfaces existantes et futures avec les différentes applications métiers (Paie, GA, Comptabilité analytique, Exploitation, Logistique…).

• Avoir une bonne visibilité de l’activité et des projets métier et éviter ainsi le doublon avec des applications déjà existantes.

• Identifier et modéliser le besoin en reporting.

• Ne pas faire du projet GTA le projet qui répondra à tous les besoins métiers qui n’ont jamais été couverts par le passé.

#4 – Responsabiliser les acteurs au plus proche du métier et faciliter la remontée d’information

• Une équipe projet capable d’apporter une expertise métier, une vision RH stratégique et opérationnelle des équipes locales qui font part de leurs retours d’expérience.

• Définir et impliquer des relais qui porteront le projet au sein de leurs entités.

• Ne pas négliger les actions de formation et de communication.

• Mettre les managers et les collaborateurs au centre de votre stratégie.

• Encourager et généraliser les bonnes pratiques qui sont reproductibles dans l’ensemble d’un Groupe.

• Impliquer les acteurs par des outils modernes et conviviaux (exemple : les self-services et les applications mobile).

#5 – Avoir une première approche du marché de la GTA et des possibilités offertes par les applications

• Se faire accompagner par Althéa dès l’amont de votre projet pour être en capacité d’analyser les possibilités offertes par les principaux outils du marché dans votre contexte d’entreprise.

• Comprendre et savoir définir et les principes de bases d’une GTA.

• Avoir une bonne connaissance du marché et des principaux acteurs avec leurs forces et faiblesses.

• Envisager la conception d’un livre blanc de gestion des temps pour avoir une bonne visibilité de votre règlementaire, de vos pratiques, des pistes d’harmonisation possibles et ainsi faciliter la rédaction de votre cahier des charges.

• Rencontrer les acteurs du marché lors de salons RH / SIRH.

• Benchmarker des entreprises de typologies identiques sur leurs retours d’expérience en termes de projet GTA.

Les freins qui pourraient compromettre le lancement et la mise en œuvre de votre projet :

Certains facteurs peuvent venir perturber un tel projet, qu’il est intéressant d’identifier en début de projet afin d’en éviter les écueils.

• Une non maîtrise de l’exhaustivité de votre réglementaire de temps de travail.

• Des règles de gestion des temps trop complexes à mettre en œuvre et de nombreux usages encore existants.

• Une non harmonisation des processus dans les différentes entités / métier du groupe.

• Un sponsor absent.

• Une équipe projet sous dimensionnée qui sera en incapacité de répondre aux sollicitations internes et externes lors des différents phases de votre projet.

• Une assistance à maîtrise d’ouvrage non présente en amont de votre projet.

• Peu de relais ou d’acteurs porteurs du projet dans les différentes entités.

• Une conduite du changement et des actions de communication non adaptées à chaque typologie d’acteur.

• Une faible disponibilité / réactivité de l’éditeur pour répondre aux exigences du planning.

• Non Challeging de l’éditeur dès le début du projet (TMA, PAQM, KPI).

• Un plan de charges et de déploiement non formalisé / validé.

Dans un contexte où la gestion des talents est le sujet qui mobilise de nombreuses entreprises, la GTA s’impose comme une nécessité au centre des préoccupations RH et Managériales. Une Gestion des temps déployée facilitera et sécurisera le pilotage de vos heures et semble être une solution efficace pour atteindre des objectifs définis.

Une solution de GTA aboutie sera une brique importante de votre écosystème SI qui pourra interchanger des données avec l’ensemble de vos applications métier (Paie / Intérim / BI, Contrôle de Gestion, Finance, Achat…).

Il est parfois difficile de mesurer les bienfaits d’un tel projet, pour autant, c’est dans ce domaine que demeure souvent la véritable valeur ajoutée d’une entreprise. En effet, le déploiement d’une GTA possède notamment l’avantage de « forcer » l’entreprise à structurer son activité et à mettre en place une véritable organisation de son travail et de ses ressources.

Reste cependant à choisir « la solution » à même de s’adapter à votre environnement et aux spécificités de votre entreprise.

Enfin les offres étant de plus en plus orientées vers la mobilité, la conduite du changement n’en n’est que simplifiée car les principaux contributeurs (salariés et managers) ne pourront qu’être séduits par des solutions plus ergonomiques et innovantes. L’image vieillissante de la pointeuse semble être loin dernière nous.

Se contenter de ce que l’on a est la plus grande richesse, néanmoins se doter d’une GTA semble être aujourd’hui une véritable nécessité…

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