Dématérialisation des factures fournisseurs : quels enjeux ?

Aujourd’hui, les réglementations se renforcent en France et en Europe pour encourager la dématérialisation des factures. Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises françaises doivent envoyer leurs factures en format électronique dans le domaine public et d’effectuer des e-reporting. Selon, L’article 26 de la loi de finance rectificative pour 2022 étend cette obligation aux échanges entre entreprises assujetties à la TVA d’ici le 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI), et d’ci le 1^er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.

Cependant, malgré ces incitations législatives, peu d’entreprises ont encore franchi le pas de la dématérialisation complète. Ce retard constitue un enjeu majeur pour l’avenir, car les entreprises devront s’adapter rapidement pour se conformer aux nouvelles exigences et tirer parti des avantages opérationnels et économiques offerts par la dématérialisation.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures fournisseurs et clients consiste à remplacer les factures papier par des documents électroniques, optimisant ainsi le processus de facturation.

Ce changement fait partie d’une tendance plus large de dématérialisation des documents, qui vise à améliorer l’efficacité et à réduire les coûts liés à la gestion des documents physiques.

La dématérialisation permet d’envoyer et de recevoir des factures en format électronique, facilitant le suivi, l’archivage et la consultation des transactions.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?

La mise en place de processus de facture dématérialisée fournisseurs et clients peut apporter des avantages significatifs aux entreprises, tant sur le plan financier qu’opérationnel :

Réduction des coûts de gestion des factures jusqu’à 90% par la mise en place d’automatisation des processus,
Gain de temps sur les saisies des factures fournisseurs par les comptables de 30%,
Réduction des retards de paiement de 12%.

Quels sont les enjeux pour les entreprises ?

Comme indiqué ci-dessus, la législation française et européenne a pris de nombreuses mesures pour les années à venir au sujet de la dématérialisation des factures.

Comme nous le savons, peu d’entreprises ont encore franchi le pas de la dématérialisation globale. En effet, selon un sondage IPSOS, 75 % des entreprises interrogées ont déclaré ne pas avoir une compréhension précise des implications de la réforme relative à la facturation électronique.

C’est pourquoi ce retard constitue un enjeu majeur pour l’avenir, car les entreprises devront s’adapter rapidement pour se conformer aux nouvelles exigences et tirer parti des avantages opérationnels et économiques offerts par la dématérialisation.

Voici des exemples d’enjeu majeur pour les entreprises :

Réduction des coûts

Réduire leurs coûts, en particulier ceux de gestion et de traitement de factures fournisseurs papier, comme les frais d’impressions, d’envoi postal et de stockage.

Amélioration de l’efficacité

Améliorer l’efficacité des processus en accélérant les délais de traitement des factures et des paiements, en réduisant les retards et les erreurs humaines, et en améliorant la productivité du personnel, grâce à de nouvelles solutions plus performantes et offrant plus de fonctionnalités.

Diminution des tâches manuelles

Diminuer les tâches manuelles à faible valeur ajoutée, en introduisant des processus automatisés pour la réception, la saisie, le rapprochement, et la validation des factures fournisseurs, ainsi qu’en automatisant les process de distribution de factures clients.

Amélioration de la traçabilité

Améliorer la traçabilité et la transparence en permettant de suivre plus facilement la facture au travers de son cycle de vie et assurer une meilleure conformité aux politiques internes et aux réglementations externes.

Réduction des risques

Réduire les risques de fraude et d’erreurs en mettant en place des contrôles de sécurité plus rigoureux, tels que la validation des signatures électroniques et la restriction de l’accès aux données sensibles.

Conformité

Conformité à la Réforme de Facturation Electronique (Sept 2026) et aux réformes européennes et internationales

Agir pour le développement durable

Contribuer à la réduction de l’empreinte carbone en éliminant le besoin de papier et en réduisant les déplacements liés à la manipulation de documents physiques.

Althéa, un cabinet qui peut vous aider dans vos processus de dématérialisation des factures

Althéa, est un cabinet de conseil en Management, qui regroupe plus de 250 consultants disposant d’une triple expertise : Méthodologie conseil, Solutions SI & Métiers.

En 2023, nous réalisons 28 millions d’euros de CA.

Nous accompagnons nos clients sur leurs projets de transformation sur les domaines RH, Finance, Achats et Supply Chain, de la construction de la trajectoire de transformation jusqu’au déploiement opérationnel des projets.

Face aux enjeux de dématérialisation des factures fournisseurs et clients, Althéa peut vous accompagner.

Quelques exemples de missions que nous réalisons en France et à l’international

Pour aider nos clients à se mettre en conformité avec la réforme de la facturation électronique ainsi qu’à améliorer les processus de traitement des factures, voici quelques exemples de missions que nous réalisons en France et à l’international :

01 Schéma Directeur :

Définition de la vision, des objectifs et des priorités autour des processus de traitement de la facture (clients & fournisseurs) et de la mise en conformité RFE.
Mise en place de feuilles de route sur les enjeux de traitement de la facture (clients & fournisseurs) et de la mise en conformité RFE.

Audit et évaluation des processus actuels :

Audit approfondi des processus de traitement de la facture (clients & fournisseurs),
Identification des inefficacités, des lacunes et des points de friction (métiers et utilisateurs) qui peuvent entraver la productivité et la conformité,
Analyse des écarts avec la RFE, identification des cas d’usages et analyse de structures de données, conception des chantiers de mise en conformité.

Benchmark des solutions :

Identification d’une shortlist des solutions répondant aux enjeux et aux processus de nos clients afin de les solliciter lors de la phase de consultation.

Aide au choix :

Accompagnement dans l’aide au choix de solutions : rédaction des cahiers des charges et des grilles de réponse, animation de l’appel d’offre et préconisations.

Assistance à la maîtrise d’ouvrage (AMOA):

Pilotage des projets,
Assistance lors de la conception des processus cibles et aide à collecter les données de paramétrage nécessaires,
Animation de la phase recette de la solution,
Facilitation des chantiers techniques d’interfaces et/ou de reprise de données.

Conduite du changement et maintien en condition opérationnelle :

Mise en place de documentations utilisateurs et administrateurs,
Formation à l’utilisation de la plateforme : utilisateurs finaux, key users,
Formation à l’administration de la plateforme,

Notre approche stratégique s’articule autour de l’objectif essentiel de transformer les organisations en des entités plus efficientes, agiles et étroitement alignées sur les meilleures pratiques du marché.

Quelques exemples de missions menées par nos experts

Pour la direction financière d’une banque française d’investissement, déploiement d’une solution de dématérialisation du cycle de factures fournisseurs (P2P)

Réalisations :

Audit détaillé de l’ensemble des processus,
Interviews des principaux acteurs (administrateurs, Direction, utilisateurs finaux, assistantes),
Identification des principaux irritants et axes d’amélioration,
Réalisation de la cartographie applicative,
Rédaction d’un dossier de préconisation et feuille de route,
Benchmark des solutions envisagées dans le cadre de la consultation,
Rédaction du cahier des charges en vue de la consultation,
Conduite du changement auprès des équipes métiers,

Pour la direction financière d’une entreprise française majeure de l’électroménager, sélection et déploiement d’un outil de e-invoicing conforme en France et à l’international.

Réalisations :

Veille réglementaire dans les pays de présence du groupe,
Benchmark des meilleures solutions de dématérialisation des factures clients,
Rédaction du cahier des charges diffusé auprès des éditeurs sélectionnés.
Analyse des écarts de l’existant avec les exigences de la réforme de facturation électronique,
Aide au choix de la solution O2C à déployer,
AMOA implémentation de la solution en France et à l’international.

Althéa pour vous accompagner

La dématérialisation des factures fournisseurs et clients représente un enjeu crucial pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur efficacité opérationnelle et se conformer aux nouvelles exigences législatives.

Chez Althéa, nous sommes spécialisés dans l’accompagnement des entreprises à chaque étape de ce processus de transformation. En effet, nos experts peuvent vous aider à naviguer dans ce changement en optimisant vos systèmes de facturation et en garantissant votre conformité avec la réforme de la facturation électronique.

Vous pouvez consulter notre offre de dématérialisation des factures pour en savoir plus sur comment nous pouvons vous assister.

Ou bien, sollicitez nos experts :