LA RPA dans les centres de services partagés Finance

L’IA et la RPA sont et vont continuer à devenir l’enjeu majeur du monde de demain, particulièrement au sein des CSP (Centres de Services Partagés) Finance et Comptabilité. Dans cet article, nous allons essayer de comprendre le rôle de la RPA au sein des CSP Finance et Comptabilité.

Qu’est-ce qu’un CSP comptabilité et Finance ?

Le CSP (Centre de Service Partagé) Finance et Comptabilité constitue l’une des principales réponses organisationnelles des Grandes entreprises aux enjeux d’optimisation et d’efficience de la fonction Finance.

La CSP Comptabilité et Finance, comme toute classification socio-professionnelle, vise principalement à organiser et à catégoriser les différents métiers et professions liés à la comptabilité dans le but de faciliter les analyses sociologiques, les études démographiques, les enquêtes statistiques et d’autres types de recherches.

Voici quelques-uns des objectifs :

• Réductions des coûts grâce à des économies d’échelle
• Limitation du coût de déploiement des nouveaux systèmes et processus
• Harmonisation des systèmes, pratiques et processus grâce à la mise en commun des technologies, des infrastructures et des données.
• Et autres…

Pourquoi parle-t-on de RPA pour les CSP Finance et Comptabilité ?  

Dans le domaine de la comptabilité, de nombreuses tâches, telles que la saisie et le rapprochement, sont souvent fastidieuses et répétitives, ce qui en fait des candidats idéaux pour l’automatisation. À l’heure où les départements comptables cherchent à rationaliser leurs processus et à réduire leurs coûts, la RPA représente une opportunité intéressante.

Cette tendance est particulièrement prononcée dans les Centres de Services Partagés (CSP) des grandes entreprises, qui doivent fournir une valeur ajoutée aux entités pour lesquelles ils travaillent. Isabelle Moreau confirme que l’utilisation de robots est répandue dans tous les CSP. De plus, confier un service à un CSP nécessite une description précise de ce dernier, ce qui les rend particulièrement adaptés à l’automatisation.

Quels sont les gains du RPA dans les centres de services partagés CSP Finance & Comptabilité ? 

• Automatisation totale ou partielle des processus.

Dès lors qu’il y a une standardisation, la RPA permet d’automatiser les tâches à faible valeur. Ce procédé est déployé généralement pour les demandes de remboursement, le traitement des factures ou paiements, les mises à jour ou les vérifications de base de données.

• Amélioration de la productivité des équipes

En effectuant des tâches à grande échelle 24h/24, 7j/7, les entreprises peuvent se projeter sur des rationalisations d’organisation.

• Meilleures précisions et qualités des opérations

Grâce à la RPA, le risque d’erreurs humaines diminue ce qui facilite l’évolution des modèles (les robots s’adaptent plus facilement aux nouveaux processus).

Les défis de l’implémentation du RPA dans les centres de services partagés Finance 

Malgré ses nombreux avantages, l’implémentation du RPA dans les centres de services partagés reste partielle et présente quelques défis de taille :

• Tout d’abord, la transition peut nécessiter des changements significatifs dans les processus financiers actuels (harmonisation, standardisation etc.) et les systèmes existants (mise à niveau des données, évolutions fonctionnelles, adaptation des interfaces etc.) ce qui peut entraîner des coûts de mise en œuvre non anticipés conséquents.
• La gestion du changement et la formation des salariés pour travailler avec le RPA au jour le jour sont des aspects essentiels qui peuvent représenter des défis culturels (acculturation) et organisationnels (« vais-je conserver mon emploi ? »).
• La sécurité des données et la conformité réglementaire sont également des préoccupations majeures lors de l’intégration du RPA, car les robots doivent avoir des accès appropriés tout en garantissant un certain niveau de sécurité.

Les meilleures pratiques pour la mise en œuvre du RPA dans les centres de services partagés Finance 

Les entreprises qui souhaitent mettre en œuvre du RPA dans leurs centres de services partagés Finance peuvent se référer à plusieurs éléments-clés pour une intégration réussie :

• L’engagement et le soutien de la direction sont essentiels pour conduire à bien la transformation.

• Il est important de sélectionner judicieusement le / les processus à automatiser (S2P / OTC / R2R). En amont, les tâches doivent être standardisées, répétitives et fondées sur des règles pour être éligibles à l’automatisation.

• Sélection d’une solution de RPA et définition d’une stratégie de mise en œuvre alignée avec les objectifs de l’entreprise.

• La mise en place d’une équipe cross fonctionnelle dédiée à l’automatisation peut également maximiser l’implémentation du RPA.

• Il est crucial de mettre en place des indicateurs de suivi et d’évaluation pour mesurer l’impact de l’automatisation et effectuer des ajustements au besoin. Des solutions de Process Mining peuvent contribuer à ce suivi.

• L’intégration, le déploiement et la gouvernance des robots nécessitent une attention particulière pour garantir la qualité et la fiabilité des opérations automatisées

• La formation et le développement continu des compétences des salariés afin de faciliter la collaboration avec les robots.

Althéa pour vous accompagner 

L’application du RPA dans les centres de services partagés Finance offre des opportunités précieuses pour améliorer l’efficacité opérationnelle à grande échelle, la qualité des services et la satisfaction des clients. Cependant, il est crucial de réellement prendre en compte les défis potentiels et de suivre les meilleures pratiques pour une intégration réussie.

En appliquant ces recommandations, les centres de services partagés peuvent exploiter pleinement le potentiel du RPA pour favoriser la croissance et l’efficacité opérationnelle à long terme.

Althéa, est un cabinet de conseil en Management, qui regroupe plus de 250 consultants disposant d’une triple expertise : Méthodologie conseil, Solutions SI & Métiers.

En 2023, nous réalisons 28 millions d’euros de CA.

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