Le terme de DSN de substitution est apparu avec le projet loi de finances 2020. Avec le décret en Conseil d’Etat n° 2023 -1384 du 29 décembre 2023, le dispositif est entré en vigueur au premier janvier 2024. Relatif aux modalités de vérification et de correction des déclarations sociales nominatives, il vient détailler la procédure de signalement des anomalies dans les DSN des employeurs par les organismes de recouvrement ainsi que la procédure de mise en œuvre par l’organisme de son recouvrement.
A titre de rappel, la déclaration sociale nominative (DSN), créée par la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012, est un fichier mensuel de données sociales produit à partir de la paie, destiné à non seulement accomplir les différentes déclarations sociales obligatoires mais aussi à permettre à des organismes de protection sociale dont les URSSAF d’effectuer des contrôles via les comptes rendus métiers sur les données déclarées par les entreprises.
Depuis sa mise en place généralisée en 2017, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) s’est imposée comme un outil central dans la gestion des obligations sociales des entreprises. Simplifiant et automatisant la transmission des informations aux organismes sociaux, elle a remplacé un ensemble de déclarations sociales préexistantes (DUCS mensuelles et trimestrielles, N4DS, aujourd’hui DOETH…). Toutefois, malgré ces avancées,la gestion des erreurs reste un défi pour de nombreuses entreprises.
À partir de mai 2026, un nouveau dispositif piloté par l’URSSAF est appelé à voir le jour : la DSN de substitution, née de la loi n° 2019-1446 du 24 décembre 2019, modifiée par la loi n° 2022-1616 du 23 décembre 2022, et du décret n° 2023-1384 du 29 décembre 2023 ;
Ce dispositif vise à fiabiliser encore davantage les déclarations sociales, tout en renforçant les responsabilités des équipes RH.
Comment fonctionne actuellement la gestion des erreurs des DSN ?
Qu’est-ce que les erreurs bloquantes de DSN ?
Dans le cadre de la DSN actuelle, les erreurs bloquantes sont celles qui empêchent totalement la transmission des informations à l’organisme destinataire. Ces erreurs, souvent liées à des données essentielles manquantes ou incorrectes, doivent être corrigées immédiatement avant que la DSN ne puisse être soumise avec succès (par exemple, un code SIRET erroné ou une incohérence dans l’identification d’un salarié peuvent entraîner le rejet complet de la déclaration).
Les équipes Paie (le plus souvent) doivent alors procéder à une analyse détaillée de la DSN pour identifier et corriger les erreurs, un processus parfois fastidieux selon la complexité des fichiers, le nombre de salariés, la structure juridique de l’entreprise… et la capacité des outils SIRH à isoler ces anomalies. Le fait que ces erreurs soient bloquantes impose une correction rapide, sous peine de sanctions financières pour retard de déclaration.
Qu’est-ce que les erreurs non-bloquantes de DSN ?
Contrairement aux erreurs bloquantes, les erreurs non-bloquantes permettent la transmission de la DSN, mais engendrent un retour à corriger dans un délai imparti. Ces erreurs concernent souvent des éléments secondaires (par exemple des incohérences dans les formats ou des oublis d’informations accessoires) qui n’empêchent pas l’enregistrement des principales données sociales (salaires, cotisations).
Aujourd’hui, les entreprises reçoivent des notifications de ces erreurs non-bloquantes, souvent via leur logiciel SIRH ou directement par les organismes sociaux. Ces erreurs doivent être corrigées dans un délai précis, sans quoi des pénalités peuvent également être appliquées. Cependant, les erreurs non-bloquantes, bien qu’elles semblent moins urgentes, peuvent rapidement s’accumuler et devenir chronophages pour les équipes paie / SIRH si elles ne sont pas traitées régulièrement.
Les outils actuels pour la correction des erreurs de DSN
La gestion des erreurs, qu’elles soient bloquantes ou non-bloquantes, repose sur une combinaison d’outils logiciels et de processus manuels. De nombreux systèmes d’information RH (SIRH) sont équipés de modules de contrôle qualité des données, permettant d’identifier les erreurs en amont, avant même la soumission de la DSN. Néanmoins, ces systèmes ne sont pas infaillibles, et les erreurs peuvent subsister malgré les contrôles. Les équipes paie doivent alors se tourner vers des outils externes ou des interfaces de gestion de la DSN (ZenDSN, DSN-CTL…). pour traiter les erreurs après coup, en fonction des retours des organismes sociaux.
Cette gestion continue des erreurs peut représenter une charge de travail importante pour les équipes paie, qui doivent non seulement corriger les erreurs mais aussi s’assurer qu’elles ne se reproduisent pas à chaque déclaration mensuelle, et donc s’assurer de la mise à jour du paramétrage du SI Paie, afin de fiabiliser le processus déclaratif futur.
Processus de la norme DSN
- La DSN est un fichier produit par le logiciel de paie et transmis après contrôle aux OPS (Organismes de Protection Sociale).
- Les OPS contrôlent la cohérence des déclarations et envoient aux entreprises des comptes rendus métiers (CRM ou anomalies constatées selon leurs critères).
- Les gestionnaires de paie corrigent les erreurs relevées.
- Les entreprises paient les cotisations dues, les salariés bénéficient de leurs bons droits (maladie, chômage, retraite, APL,…)
La réalité sur la norme DSN depuis 2017 :
En effet, la correction des anomalies DSN une vraie difficulté technique et fonctionnelle : dans la pratique, il faut comprendre que la DSN est un fichier texte comprenant 200 lignes en moyenne par salarié par mois. Chaque déclaration annuelle est une consolidation de 12 DSN mensuelles, et les anomalies peuvent être de nature très différente sur de très nombreuses données et potentiellement plusieurs mois voire années.
Prenons un exemple simple : un OPS (Organisme de Protection Sociale) informe l’entreprise qu’une assiette de cotisation n’est pas correcte sur les 3 derniers mois pour l’ensemble de ses salariés, au nombre de 1 000. Etant donné que la plupart des logiciels de paie ne permettent pas de régularisation en masse des DSN, le gestionnaire de paie devra corriger par l’insertion d’un bloc DSN manuel comprenant les dates, le montant en différentiel (disons 5 saisies) pour 1 000 salariés sur 3 mois. Un bref calcul indique que le gestionnaire de paie devra saisir 5*3*1 000 soit 15 000 informations pour mettre en place ces correctifs.
Disons qu’un gestionnaire de paie est capable s’il est organisé, compétent, rapide et rigoureux de saisir 300 informations par jour, soit 75 corrections d’assiette. Pour corriger sur 3 mois ses déclarations, il devrait donc y passer 30 jours !
Les gestionnaires n’ayant pas ce temps, les erreurs en DSN s’amoncellent sur les bureaux des OPS et ce malgré tous les messages pour inciter les employeurs à fiabiliser leurs données.
La DSN de substitution dès mai 2026, qu’est-ce qui change ?
La DSN a été pensée pour uniformiser la déclaration de la paie en France, ce qui est un vaste sujet tant les pratiques sont nombreuses, les cas pléthoriques. Faire entrer tous les cas et pratiques dans un système de codification unique est un challenge ambitieux. Et, si l’objectif affiché a toujours été la simplification des déclarations pour les entreprises, il a toujours été aussi question avec la DSN d’un formidable outil de contrôle, de statistique actualisé et de contrôle de mise en œuvre des politiques publiques pour l’emploi. La période d’actualisation a donc été le mois et le détail des informations transmises n’a cessé de s’étendre : le PAS, le montant net social….
Le résultat est que la DSN véhicule de très nombreuses informations impactantes avec un détail au mois, au niveau de chaque contrat, et ce à gérer dans un contexte d’un droit social complexe toujours dans un mouvement croissant d’accélérations des réformes sociales. Dans ce contexte, les anomalies déclaratives sont inévitables. Et la régularisation des informations, nécessite autant de minuties des gestionnaires de paie que sa complexité.
La légitime appréhension des organisations à régulariser, doublée de la difficulté technique de l’opérer, pousse les entreprises à ne rien faire et à laisser s’accumuler ces erreurs : depuis les origines de la DSN, les organismes de protection sociales ne font qu’alerter les entreprises de la nécessité de régulariser leurs anomalies. Dans la pratique, les gestionnaires de paie sont souvent démunis entre un logiciel de paie, principale cause des anomalies, et des organismes qui demandent des corrections extrêmement complexes à mettre en œuvre, voire impossibles. Les CRM ne sont souvent pas compris par les gestionnaires et s’accumulent dans leur espace net entreprise…
Constatant cet état de fait, les organismes de protection sociale ont débordé d’idées pour diminuer la complexité à laquelle font face les responsables des services paie, aboutissant ainsi à la mise en œuvre de la DSN dite « de substitution ».
En conséquence, à partir de mai 2026, l’URSSAF (ou la MSA pour le secteur agricole) introduira la DSN de substitution, I.e. un mécanisme qui permettra de corriger automatiquement certaines erreurs déclaratives, sans intervention directe des équipes RH/Paie des entreprises.
Ce dispositif vise principalement à corriger les erreurs impactant les droits à retraite de base et complémentaire des salariés : les caisses de recouvrement des cotisations vieillesse et retraite s’appuieront sur les données issues de la DSN de substitution pour calculer les droits des salariés et ne tiendront ainsi pas compte des DSN initialement transmises par les employeurs qui, eux, seront informés des corrections via un compte rendu métier (CRM) d’information.
Les premiers CRM de rappel seront émis en avril 2025, au titre de l’année 2024. A ce stade, l’absence de correction des anomalies restituées au moyen des CRM de rappel ne donnera pas lieu à l’émission d’une DSN de substitution, laquelle n’interviendra qu’à partir de 2026.
L’objectif de la mise en œuvre de ce dispositif est double :
- Fiabiliser davantage les déclarations,
- Refléter l’exactitude des droits à retraite des salariés.
Pour les erreurs n’affectant pas les droits des salariés, le processus restera cependant inchangé.
Quels sont les causes et les objectifs du DSN de substitution ?
La DSN de substitution s’inscrit dans une démarche plus large de simplification des relations entre les entreprises et les organismes sociaux : depuis la création de la DSN, l’administration cherche à automatiser au maximum les procédures de déclaration, dans le but de réduire les erreurs et de limiter les retards ou les pénalités. En permettant aux OPS d’effectuer directement certaines corrections, l’URSSAF espère ainsi fluidifier les échanges de données et diminuer la charge de travail liée aux déclarations sociales. Cette réforme s’appuie également sur les retours d’expérience des entreprises, qui ont souvent exprimé des difficultés à gérer les volumes d’erreurs générés chaque mois. La DSN de substitution veut permettre, en conséquence, de corriger certaines erreurs automatiquement, réduisant ainsi le temps consacré par les équipes paie à la gestion des déclarations.
Quel impact à attendre pour les services paie des entreprises à partir de mai 2026 ?
Les statistiques actuelles montrent qu’environ 10% des DSN contiennent des erreurs, dont la majorité relève de la catégorie des erreurs non-bloquantes. L’objectif de la mise en place du dispositif de substitution est qu’une part de ces erreurs affectant directement les salariés soit corrigée automatiquement, entrainant donc, ipso facto, une réduction de la charge de travail des équipes paie des entreprises.
Cependant, il est difficile de quantifier précisément l’impact de la réforme, car celui-ci dépendra en grande partie du taux d’erreurs dans chaque entreprise et de la qualité des données initialement saisies.
Peut-on craindre, a contrario, la génération d’une charge de travail supplémentaire pour les équipes paie ?
Bien que la DSN de substitution permette d’automatiser certaines corrections, les équipes paie devront toujours être vigilantes quant à la qualité des données envoyées : la réforme introduit de nouvelles responsabilités, notamment en termes de contrôle qualité des données en amont. Il est probable que les équipes paie seront appelées à consacrer plus de temps à la vérification des informations avant la transmission des DSN, afin de limiter les erreurs critiques qui nécessitent une correction manuelle. De plus, il faudra suivre de près les retours d’informations des organismes sociaux pour s’assurer que les substitutions automatiques ne posent pas de problèmes plus graves, par exemple en modifiant des données critiques sans validation humaine.
Quels sont les points de vigilance à garder à l’esprit pour les entreprises ?
Les services paie devront prêter une attention particulière à plusieurs aspects :
| La qualité des données envoyées | La vérification des anomalies constatées | La procédure contradictoire |
| plus les données saisies en amont sont précises et vérifiées, moins il y a de risque d’erreurs nécessitant une correction manuelle ce qui pourrait être chronophage. Il est donc essentiel d’avoir en tête les incidences des données saisies car de ces données découlent des obligations pour l’employeur et/ou des prestations pour le salarié. | car il est possible que, pour effectuer des contrôles sur les données de la DSN, l’URSSAF ait recours à des outils automatisés qui ne soient pas suffisamment paramétrés pour identifier des situations particulières. Il faudra vérifier que les corrections demandées sont exactes et ne créent pas de nouvelles incohérences pouvant avoir des impacts financiers non négligeables. | qui est moins rigoureuse que lors d’un contrôle sur place ou sur pièces. En cas de désaccord sur une anomalie constatée, la seule obligation de l’agent de recouvrement sera d’envoyer une réponse motivée au cotisant, suite à son opposition (sans obligation de répondre précisément à l’ensemble des arguments de l’intéressé) avant une éventuelle mise en demeure. |
La fiabilisation des données de paie devient un enjeu stratégique avec l’arrivée de la DSN de substitution. En effet, les entreprises devront renforcer leurs processus de contrôle interne pour limiter les erreurs dès la saisie des données. Cela passe notamment par une meilleure intégration des outils de paie et des SIRH, afin de détecter et corriger les incohérences en amont, plutôt que de les traiter a posteriori. Les entreprises devront donc s’assurer que leurs outils SIRH sont bien à jour afin de prendre en charge les évolutions légales liées à la DSN de substitution, ce qui est un sujet extrêmement prégnant face à certains niveaux de service des contrats d’utilisation des logiciels de paie (en version Saas) ne comprenant pas toujours les sujets de veille légale, mais aussi face aux outils SI Paie mis en œuvre en on premise par les entreprises, avec une obligation accrue d’investissement dans des compétences technico-fonctionnelles internes afin d’assurer la mise à jour des logiciels.
Parallèlement, les équipes métier devront être formées à ces nouvelles pratiques, afin de maximiser l’efficacité du processus déclaratif et de minimiser les erreurs.
Avec la DSN de substitution se matérialise aujourd’hui le risque de pénalités pour l’entreprise du fait de déclarations de mauvaise qualité, et pour les salariés, se matérialise le risque de se voir amputés de leurs droits.
il apparait, au regard de l’évolution constante des dernières années que :
- L’environnement de la norme DSN restera agile encore un moment : de nombreuses réformes vont avoir lieu et des simplifications pour pérenniser durablement le système. Concevoir un logiciel fiable et sécurisé nécessitera une plus grande stabilité de l’environnement, et rares seront les éditeurs qui seront en capacité de proposer, à brève échéance, des outils techniques permettant de fiabiliser sans risque l’ensemble du processus DSN.
- Les anomalies sont de natures très différentes et le risque d’apporter des corrections non essentielles voire contre-productives est très important. De la même façon, les gestionnaires paie demeurent aujourd’hui encore trop peu formés sur les structures de la DSN, son analyse et ses modalités de correction.
- La technicité des corrections à apporter nécessite une connaissance approfondie de la norme, des limites de la norme et des conséquences potentielles de ces modifications.
Comment pourrions-nous vous aider ?
Dans le laps de temps avant la généralisation de la DSN de substitution en 2026 et de ses conséquences financières, les organisations vont devoir faire le point sur deux axes :
- Les cotisations déclarées en DSN et le risque potentiel de sur ou sous cotisation.
- Les droits déclarés en DSN pour leur calcul par France Travail, Retraite, Net Social.
Althéa se propose de vous accompagner dans tous les chantiers de consolidation de vos DSN telles qu’opérées par vos OPS (URSSAF, AGIRC, Complémentaires, CNRACL, IRCANTEC…) qui auront pour objectifs de vous permettre de :
- Mesurer le risque financier encouru par votre organisation avec la DSN de substitution.
- Mesurer la qualité de réponse DSN de votre éditeur de paie.
- Identifier les anomalies pour faire un état complet et priorisé des corrections à apporter.
- Comprendre les raisons de ces anomalies : logiciel, paramétrage insuffisant, pratiques…
- Mettre un plan de régularisation de l’intégralité des DSN sur une période choisie.
