Un audit de la paie à 360°, oui, mais comment s’y prendre ?

Réaliser un audit complet de la fonction paie est une démarche essentielle pour garantir la conformité. Efficacité, précision des processus de rémunération… Comment s’y prendre concrètement ?

Livre blanc, audit de conformité, charges sociales… une démarche complémentaire

Chez Althéa, nos experts vous expliqueront la nécessité de suivre 3 démarches nécessaires, mais surtout complémentaires :

• La réalisation d’un livre blanc de paie,
• Un audit de conformité de la paie,
• Un audit des charges sociales.

Trois démarches distinctes qui ont des vocations différentes et des résultats impactant positivement les organisations.

Pour commencer, la rédaction d’un livre blanc de paie, au sein des entreprises, répond à plusieurs objectifs. Cette description du plan de paie s’inscrit, la plupart du temps, dans une volonté de :

– Réappropriation du réglementaire : dont la maîtrise peut avoir été perdue du fait du turn-over au sein des services paie, mais aussi de l’inflation réglementaire permanente.

– Sécurisation de la paie : mieux connaître les pratiques de paie permet de mieux les suivre et par conséquent d’accentuer la bonne gestion des impacts de tous les changements légaux et conventionnels.

Approfondir les analyses des pratiques de paie

Cette mise à plat facilite les analyses sur les pratiques de paie (règles utilisées, rubriques de brut, assiette de cotisations…). Ces livres de paie nécessitent alors souvent de faire appel à d’autres expertises paie. L’accompagnement d’un audit de conformité de la paie et des charges sociales prend alors tout son sens :

• L’analyse des règles de paie spécifiques liées à la détermination de la rémunération contractuelle des collaborateurs (rémunérations minimales conventionnelles, grilles spécifiques éventuelles pour les contrats particuliers -apprentis, contrats de professionnalisation-, règles spécifiques quant au calcul du 10e CP…) mais aussi liées au calcul des primes (prime d’ancienneté, de fin d’année, primes métier spécifiques…).

• Les taux de cotisations, tant légaux que spécifiques (mutuelle et prévoyance, retraite supplémentaire, versement mobilité, AT) ainsi que les éventuelles pratiques spécifiques (CI Bâtiment ou travaux publics, particularités du régime local ou des régimes ultramarins) ainsi que les modalités de calculs des exonérations de cotisations (ex-réduction Fillon « RGCS », exonération Aide à Domicile, Déductions Forfaitaires Spécifiques (DFS) propres aux différentes professions assujetties…).

Identifier les risques et les pistes d’économies

La parfaite connaissance de toutes ces règles, appliquées à l’environnement propre de l’entreprise, va permettre de mettre en lumière :

• Des risques juridiques, liés à une mauvaise interprétation des textes légaux ou conventionnels, ou à une mauvaise application de ces mêmes textes (l’exemple le plus fréquent étant le non-respect de l’obligation du plancher du SMIC pour les rémunérations).

• Des risques financiers, prenant généralement leur origine dans des bases de calcul aux sources méconnues, ou des assiettes inadaptées, sans que cela pose un problème de légalité pour autant (par exemple : intégration à tort des primes exceptionnelles -quelle que soit l’appellation locale qui leur est donnée- dans la base du 10e de congés payés).

• Des pistes d’économies, prenant également leur origine dans des bases de calculs complexes, d’évolution de seuils, de réduction de cotisations patronales non optimisée…

Un audit de la paie 360 pour une meilleure fiabilité

Un audit de paie à 360° permet la mise en œuvre d’une politique globale de fiabilisation de la paie. Celle-ci s’appuie sur la documentation complète du plan de paie :

Une analyse de la conformité des pratiques de paie.

Une fois mise en évidence la totalité des règles de l’entreprise, l’expertise méthodologique associée aux technologies innovantes développées par Althéa (utilisation de l’intelligence artificielle mais aussi du machine learning, venant analyser la data transmise) va permettre le contrôle exhaustif des bulletins sur une période de paie donnée (12 voire 24 mois). Cette approche est innovante. La réalisation d’un audit de conformité ne s’effectuant pas sur un échantillon de bulletin, mais la totalité des actes de production.

Une analyse de la conformité du paramétrage de l’outil de paie

La mise en lumière des zones de non-conformité va amener à proposer les corrections adéquates au paramétrage du SI Paie. Cela permet fiabiliser et sécuriser les calculs à venir. Cette action nécessite une méthodologie classique de gestion de Maintien en Condition Opérationnelle (MCO), combinant rédaction de l’expression des besoins, validation des spécifications et recette des livraisons de l’éditeur ou de l’intégrateur.

La mise en œuvre de corrections des pratiques dans la production de la paie

Avec derrière, la finalité d’engendrer des économies importantes en termes de masse salariale. Exemples :

• La révision de l’assiette servant de base au calcul de ladite RGCP (réduction générale de cotisations patronales)
• Les éléments constitutifs de l’assiette ou des taux de forfait social,
• Les capacités de recouvrement en matière d’indemnités journalières des assurances sociales, (IJSS ou des IJ Prévoyance).

Audit de la paie et des charges sociales : Comment Althéa peut vous accompagner ?

Althéa vous accompagne sur l’expertise paie, l’optimisation des charges sociales ou le recouvrement de sommes trop perçues. Nos experts intègrent également les technologies innovantes (IA, data quality, machine learning).

Au-delà d’assoir une certaine sérénité face à la conformité des pratiques de l’environnement paie et charges, ces actions permettent d’anticiper sereinement de futurs contrôles URSSAF. Ces économies sont significatives pour autofinancer ce type de démarches voire financer d’autres projets SIRH.

Althéa est confortée par la maîtrise méthodologique de la rédaction de livres blancs de paie (plus de 100 livres blancs rédigés sur notre outil dédié en 8 ans. Ces livres blancs peuvent toucher tous les environnements conventionnels mais aussi légaux -y compris la prise en compte des spécificités ultramarines voire étrangères). Althéa bénéficie par ailleurs d’une position de leader en AMOA projet.

Ainsi, qu’il s’agisse de qualité ou de conformité de la paie, du secteur privé ou d’opérateurs publics, Althéa peut vous accompagner.

Pour toutes questions ou demande de renseignements : contactez-nous.
Ou bien sollicitez l’un de nos trois experts : Magali ou Guillaume sur la paie ou Julien sur l’optimisation des charges sociales.