5 bonnes questions pour réussir le déploiement de son SI Achats !

Accompagner le développement de sa fonction Achats, sécuriser la relation fournisseurs, fluidifier le processus de facturation, identifier des pistes d’économies, s’aligner sur la stratégie de l’entreprise…les raisons qui poussent une entreprise à se lancer dans un projet SI Achats ne manquent pas.

Elles sont toutes bonnes. Pour peu que l’on se pose quelques questions déterminantes !

Qu’est-ce que la fonction Achats ?

Si l’ADN historique de « cost-killers » des Achats n’a pas tout à fait disparu, les différentes études sortant chaque début d’année nous montrant bien que le premier objectif fixé aux Directions Achats reste les savings, il a quand même largement évolué : à tel point que certains définissent aujourd’hui les Achats comme « La Direction des Ressources Externes ».

Cette appellation à l’avantage de mettre en lumière le positionnement central de la fonction Achats pour l’entreprise.

Nous accompagnons notamment les entreprises dans l’audit et la projection de leur stratégie achat au travers de notre offre SmartDiag.

Pour finir de se convaincre du rôle clé des Achats, un peu de mathématique : tout gain réalisé sur les achats se répercute directement sur la marge. Le cas d’école montre que 5% de gain sur le prix d’achat se traduit en 25% de marge brute supplémentaire !Pour atteindre le même résultat sans les Achats, il faudrait augmenter le CA de 12.5%….

Pour développer et exploiter tout le potentiel de la fonction, il est désormais indispensable de se doter d’un système d’information Achats…mais comment maximiser les chances de réussite de son projet ?

Comment réussir le déploiement de son SI Achats ?

S’il n’existe pas de recette absolue, il reste possible de sécuriser un maximum la réussite du projet, en suivant ces 5 questionnements :

Quel est le fait générateur de mon projet ? A quels enjeux celui-ci répond-il ?

Cela peut sembler évident, mais la définition du besoin est la première clé de la réussite d’un projet SI Achats – tout comme elle l’est dans la fonction ! On ne peut pas atteindre un objectif qu’on ne connaît pas.

Votre projet doit prendre en compte votre maturité actuelle. Prenez le temps d’affiner votre besoin pour étudier les impacts de votre projet : l’organisation doit-elle changer, des fiches de postes créées ? Portez une attention particulière aux collaborateurs qui seront désignés pour traiter les commandes et les factures : ce sont souvent des collaborateurs déjà « multi-tâches » pour lesquels l’impact du projet n’est pas à négliger.

C’est cette phase qui vous orientera vers le choix de votre éditeur : la plupart des outils du marché couvrent l’ensemble du processus Achats, mais tous ne seront pas adaptés à vous et à votre besoin (connaissance sectorielle, coût, capacité de développement, taille, degré d’innovation…).

D’expérience, les projets qui ont le plus de chances de réussir sont ceux dont les objectifs sont clairs…et prévus dans le bon ordre ! L’outil ne peut être qu’un support au métier, et ne sera jamais suffisant pour transformer votre organisation.

2. Quelle sera l’organisation du projet, qui seront mes partenaires ?

N’espérez pas mener à bien votre projet sans un soutien et un Sponsorship fort de la Direction : le processus Achats impacte toutes les directions de l’entreprise (comptabilité, finance, juridique, production, ADV, .…) et, en définitive, concerne la majeure partie de vos collaborateurs.Le processus Achats démarre dès qu’un besoin est émis, ne l’oubliez pas !

Choisissez bien votre éditeur, mais aussi votre intégrateur : de sa relation avec votre MOA dépend la réussite du projet. Définissez bien les responsabilités et les acteurs-clés du projet : embarquez au plus tôt des référents métiers et même des fournisseurs partenaires qui sauront vous donner une vue complète des impacts !

Nous avons accompagné l’un de nos clients sur le déploiement de son SI à l’international, dans ses différentes filiales.

3. Comment toutes les parties prenantes seront-elles embarquées ?

Vos objectifs sont clairs, votre organisation projet aussi. Continuez sur votre lancée et ne faites pas l’erreur de sous-estimer la phase de conduite du changement ! Cette dernière se réduit trop souvent à de simples formations, nous pensons que c’est une erreur. La formation ne peut pas se limiter aux guides utilisateurs classiques : parlez métier avant de parler outil !

Vos collaborateurs doivent d’abord comprendre ce qui a été fait, et pourquoi : savoir où cliquer devient alors un détail.

Les Achats souffrent encore parfois de ne pas assez communiquer sur leur métier et leur apport à l’entreprise, alors communiquez ! Appuyez-vous sur vos équipes marketing et communicationpour adapter les messages et les médias à vos collaborateurs…cela participera à la renommée du projet !

Ne surestimez donc pas le temps à allouer aux phases de formation « outil » ! Pensez aussi aux solutions qui permettent à vos utilisateurs d’avoir un support directement intégré dans l’outil (guide pas-à-pas interactif, documentation dynamique, chatbot…)

Notre expertise sur la conduite du changement s’appuie notamment sur deux forces d’Althéa : notre capacité à mobiliser notre expertise RH sur d’autres métiers, et notre offre Performance & Engagement (QVT, Gestion des conflits…)

4. Comment se déroulera mon projet ?

Vos équipes sont en places, il est maintenant temps d’entrer dans le vif du sujet, avec l’outil :

Anticipez la phase de recette, souvent lourde mais jamais optionnelle pour garantir l’adoption de l’outil
Prévoyez un temps d’embarquement « en condition réelles »d’utilisateurs clés, sur une courte période d’un mois par exemple, pour tester grandeur nature l’outil, le processus et l’organisation et adapter en conséquence le projet (guides utilisateurs, communication, identification d’évolution)
Plus facile à dire qu’à faire, mais fuyez le cycle en V ou raccourcissez-le au maximum : préférez un déploiement par lots, avec des phases pilotes, et identifiez les quick-wins !

Prévoir 1 mois d’essai « grandeur nature » est une bonne pratique que nous avons observé sur nos projets et qui permet de rassurer en amont les futurs utilisateurs, tout en identifiant là aussi en amont des évolutions.

5. Et après le projet, que se passe-t-il ? Comment évaluer la réussite de mon projet ?

Un SI achats qui n’est pas utilisé, ou mal utilisé, est un investissement perdu qui va générer de la frustration à tous les niveaux de l’entreprise, voire même avec ses partenaires.

Pour éviter que tous vos efforts restent vains, il est indispensable de :

Anticiper l’organisation du supportaux utilisateurs : internalisé, externalisé ? Comment seront gérés les évolutions des utilisateurs ?
Suivre les KPIsen cohérence avec vos objectifs (volume de contrats créés, taux de couverture, délai de référencement des fournisseurs…) pour identifier les pistes d’amélioration continue
Bien définir l’administration de l’outil: un SI achat est un outil vivant, qui bouge, et l’internalisation de son administration est une bonne pratique

Oui mais…concrètement, un SI Achats : pour quoi faire ?

Un processus Achats 100% digital assure de nombreux bénéfices :

Regroupement et fiabilité des donnéesachats au niveau des filiales et/ou du groupe
Uniformisation, dématérialisation et accélération des processus métiers
Automatisation des tâchesquotidiennes et récurrentes
Amélioration de la collaborationau sein de la fonction mais également avec l’ensemble des parties prenantes aux Achats (finance, comptabilité, juridique ,…)
Facilitation des échangesd’informations avec les fournisseurs
Prévention et gestion des risques fournisseurs
Réduction des coûtsadministratifs (moins de documents sous format papier, …) et financiers

Les solutions e-Achats sont donc devenus des outils clés pour garantir une amélioration continue de la performance.

Cependant, n’oubliez pas que ce retour sur investissement n’est possible que si l’outil est adopté sur le long terme, par l’ensemble de la fonction Achats et de ses parties prenantes !

Vous avez un projet Achats à lancer, vous vous posez des questions sur l’intérêt de démarrer ce type de projet ? N’hésitez pas à nous contacter ici