Les particularités du secteur hospitalier pour le choix d’une solution de Gestion des Temps
En mars 2020, lors du premier confinement lié à la crise sanitaire, de nombreux reportages sur l’engorgement des hôpitaux, la mobilisation des acteurs de la santé et leurs difficultés au quotidien ont été réalisés. Au fil des mois, nous avons découvert les contraintes d’organisation de ces structures ainsi que toutes les problématiques liées à la gestion des temps telles que la récupération des heures supplémentaires, la prise des congés et bien d’autres encore.
La crise sanitaire a mis en évidence des dysfonctionnements d’organisation au sein de la fonction publique hospitalière. Pour autant, ces difficultés de gestion du temps de travail ne sont pas nouvelles. Elles ont certes été accrues depuis la crise du Covid, mais globalement, ce sujet existe depuis plusieurs années autour de 3 problématiques majeures :
- Absentéisme
- Gestion de la planification des équipes
- Gestion des heures supplémentaires
Le taux d’absentéisme en France, qu’il soit global ou par secteur, varie selon les études. Mais globalement, si on compare le taux national versus celui de la Fonction Publique Hospitalière (FPH), l’évolution entre 2019 et 2020 est la suivante :
* Source baromètre de l’absentéisme et de l’engagement d’Ayming et AG2R
** Source FHF
On considère qu’un taux d’absentéisme de 4% est plutôt normal et qu’un taux supérieur ou égal à 8% est plutôt alarmant. Pour autant, cette interprétation peut être variable d’une entreprise à l’autre en fonction de certains facteurs qui lui sont propres.
L’observation des taux au sein de la FPH présente un constat inquiétant. A cela s’ajoute une situation de plus en plus complexe dans un contexte où, selon la FHF, 2 à 5% des postes de soignants sont vacants et où on observe de plus en plus de difficultés de recrutement.
En effet, l’impact est majeur sur l’organisation du travail des équipes, et donc sur la prise en charge des patients.
C’est la seconde problématique que nous pouvons observer aujourd’hui, à savoir la planification des agents et des médecins. En effet, cette planification devrait être réalisée en fonction des besoins de fonctionnement du service avec, dans l’idéal, l’application du processus de Staff Planning Process, afin d’assurer l’activité hospitalière. Mais on constate aujourd’hui des difficultés à couvrir tous les besoins, entrainant une désorganisation des établissements et une gestion des plannings à flux tendu.
Aujourd’hui, pour assurer l’accueil des patients avec des effectifs réduits du fait, en partie de l’absentéisme et des problématiques de recrutement, de plus en plus de centres hospitaliers font appels aux heures supplémentaires. Pour autant, celles-ci ont un coût plus élevé, et cela n’est pas économiquement et humainement viables sur le long terme.
Au-delà des contraintes légales qui encadrent la notion d’heures supplémentaires, on tente par ce biais d’appliquer un dispositif exceptionnel dans la gestion quotidienne. En d’autres termes, les heures supplémentaires deviennent le fonctionnement normal pour pallier à des difficultés de planification.
A ces 3 points majeurs, s’est ajouté le déclenchement d’un plan blanc au niveau national pour gérer la pandémie. Cette situation normalement temporaire s’est inscrite dans la durée.
Au-delà des aspects purement sanitaires, elle a provoqué une forte croissance des problématiques de gestion de temps dans le secteur de la santé et a accentué les difficultés et la complexité de gestion avec notamment le report des congés des professionnels, l’augmentation des heures supplémentaires associés à des changements réglementaires majeurs. Cette accumulation de difficultés de gestion contribue à une saturation du personnel hospitalier.
Aujourd’hui, pour effectuer un suivi rigoureux et organiser le temps de travail, plusieurs outils spécialisés existent. Ces derniers sont proposés par des éditeurs « Best of Bread » du marché. Ces derniers ont choisi une spécialisation dans le secteur hospitalier et proposent donc des offres adaptées notamment en termes de fonctionnalités et de possibilités de paramétrage (planning médical, calculs annualisés, au quadrimestre ou au semestre, gestion des postes de travail…).
La valeur ajoutée de ces outils est de permettre un suivi régulier, transparent, partagé par les professionnels, mais aussi de gagner du temps de gestion. L’objectif à terme étant d’avoir une vision claire de la gestion du temps de travail au sein d’une organisation, en termes de plannings, incluant la notion de couverture des besoins de fonctionnement de service, mais aussi en termes de suivi des heures/ jours travaillés.
Le choix et l’implémentation de ce type d’outil nécessite en revanche des ressources tant financières qu’humaines avec un niveau d’expertise élevé.
En amont, et dans le cadre du choix, il sera par exemple nécessaire de suivre les grandes étapes suivantes :
Sur cette première étape, le fait d’être accompagné dans le cas d’une aide au choix permet de bénéficier de ressources externes ayant une forte expertise sur toutes les phases projets.
Althéa propose aujourd’hui une offre globale de ses services, spécialisée pour le secteur de la santé incluant la FPH, le médicosocial mais aussi le secteur privé. Notre accompagnement sur des projets GTA amont est possible depuis la phase de recueil des besoins jusqu’à l’aide à la contractualisation avec l’offreur sélectionné. Nous pouvons notamment :
- Animer des ateliers de recueil de besoins avec tous les acteurs identifiés et apporter notre expertise sur le triptyque métiers, IT & projet dans le but de rédiger le CCTP et le cadre de réponse.
- Gérer la relation avec les offreurs en animant la phase de questions-réponses.
- Préparer et animer la phase de lecture des offres en mettant en place des grilles de notation, et en dépouillant les offres conjointement avec les équipes clients afin de présenter une première analyse complète des réponses permettant de définir la shortliste.
- Préparer et participer aux soutenances, puis présenter une seconde analyse complète des offres shortlistées afin de choisir la solution.
- Préparer la négociation conjointement avec le client pour faciliter la phase de contractualisation.
Cet accompagnement permet notamment de décentraliser les tâches chronophages tout en bénéficiant d’une forte expertise sur tous les volets. Par ailleurs, l’apport d’un regard extérieur permet de challenger les équipes métiers, mais aussi les offreurs.
Dans la continuité de la phase amont, nous avons la possibilité de poursuivre notre collaboration sous forme d’AMOA et d’accompagnement au changement. Cela permet notamment à nos clients de bénéficier, là encore, de ressources supplémentaires à forte valeur ajoutée, sur toutes les phases projets, du cadrage jusqu’au déploiement en production :
En effet, les projets de mise en œuvre de solutions SIRH, et dans le cas présent, de gestion de temps de travail, nécessitent une forte implication des équipes métiers. Ils ont des impacts transverses au sein des organisations car ils concernent les RH, les affaires médicales mais aussi les cadres de santé, les agents, les chefs de services et praticiens. Ils nécessitent donc un investissement humain important, en général sous-estimé, afin de s’assurer de la bonne compréhension des besoins par l’éditeur (en particulier sur les aspects réglementaires ou encore les process), de la qualité des prestations de l’éditeur et de l’accompagnement aux changements des futurs utilisateurs pour favoriser l’acceptation du nouvel outil.
Faire appel à Althéa pour le suivi de ce type de projet permettra donc de bénéficier d’un renfort de ressources ayant une forte expertise sur la gestion des temps du secteur médical (PM et PNM) et sur l’accompagnement au changement. Notre maitrise des projets nous permet par ailleurs d’assurer un pilotage rigoureux mais aussi de jouer un rôle de facilitateur dans les échanges entre l’éditeur et le client. Enfin, notre méthodologie d’accompagnement est totalement personnalisable selon les besoins de nos clients, nous permettant de proposer des « offres à tiroirs » spécifiques au secteur de la santé : nous pouvons être présents sur toutes les phases des projets, ou intervenir sur des sujets particuliers telle que la formation, ou encore la conduite du changement .
