Réussir son projet d’externalisation de la fonction paie, découvrez l'intégralité de notre article.

L’externalisation des SIRH est aujourd’hui un grand classique en France depuis plus de 10 ans.

Plus de 90% des entreprises de plus de 1000 salariés en France ont, ou devraient, avoir prochainement leur SIRH externalisé. C’est aujourd’hui un marché mature.

L’externalisation de la fonction Paie, ou BPO, est au contraire un marché naissant en France pour cette catégorie d’entreprise.

En effet, moins de 10% des sociétés du SBF 250 ont externalisé leur fonction paie et ce alors que pour l’ensemble de nos voisins européens, ce sujet est un standard. Par exemple, en Belgique, 100% des entreprises sont en BPO souvent appelé « service bureau ». Aux Etats-Unis les prestataires vont même jusqu’à effectuer eux même les virements de paie aux salariés…un autre monde !!

En France, longtemps écarté par les DRH pour des raisons diverses, dont surement une culture sociale forte ou un besoin de maîtrise interne, le BPO de paie commence à intéresser les DRH mais aussi les DAF ou encore les Directions Générales de ces grandes entreprises.

Les évènements sanitaires, que nous subissons depuis mars 2020, ont provoqué, pour certaines entreprises, une désorganisation des services de paie internes générant une tension sur l’ensemble des équipes au point, parfois, d’empêcher la sortie des paies. Inversement, les entreprises qui avaient leur paie externalisée, moins impactées, ont pu se consacrer à d’autres sujets très importants pour accompagner le changement imposé par cette crise : télétravail, chômage partiel, soutient aux équipes, traitement du On Boarding en confinement, etc…

C’est la raison pour laquelle, nous avons observé depuis quelques mois une demande forte de ces entreprises d’étudier l’opportunité d’externaliser leur paie.

Les équipes d’Althéa et ITLAW Avocats accompagnent depuis près de 15 ans leurs clients pour les éclairer sur les opportunités mais aussi les risques d’externaliser leurs Paies et de sécuriser leurs projets.

Fort de cette expérience et de la combinaison de leurs expertises juridiques et opérationnelles, Althéa et ITLAW Avocats recommandent de traiter 4 questions clés en priorité :

Pourquoi lancer un projet BPO de paie ?
Quels sont les besoins ?
Quelles sont les contraintes ?
Quels seront les acteurs ?

1/ Pourquoi lancer un projet de BPO de paie ?

Les raisons d’engager un projet d’externalisation de paie sont multiples, parmi ces dernières, les plus courantes sont :

Garantir et maintenir le bon niveau d’expertise au sein de l’équipe Paie.
Concentrer la DRH sur les métiers cœurs des ressources humaines.
Réduire les coûts de la paie.
Externaliser pour mieux organiser.

Nos observations et points d’alertes sur ces objectifs sont les suivants :

Garantir et maintenir le bon niveau d’expertise au sein de l’équipe Paie.

Le domaine de la paie est sujet à de régulières modifications législatives et règlementaires tel que les évolutions des taux, l’émergence de nouvelles règles (réduction Fillon, exonération des heures supplémentaires, prime défiscalisée, etc.), et les changements des processus déclaratifs (DADS, DADS-U, DSN, DSN évènementielle, PAS, etc.).

Il est très compliqué pour les entreprises de maintenir leurs compétences sur le sujet car cela implique une veille et des analyses juridiques permanentes, des coûts de paramétrage du système de paie mais aussi des coûts de formation. Le maintien de cette compétence est indispensable pour assurer la qualité mais aussi la conformité légale de la paie .

Externaliser sa paie permet de répondre à cet enjeux. .

Toutefois, il convient d’être vigilant sur le degré d’engagement du prestataire sur la conformité de sa solution au cadre légal applicable à l’entreprise : Est-ce que la solution couvre le cadre légal spécifique à mon entreprise ? Est-ce que le prestataire a pris en engagement de mise à jour de sa solution en cas de modification législative ? Cette mise à jour est-elle sans frais ? Peut-elle générer des couts pour l’entreprise ? En cas de non-conformité ou de redressement URSSAF qui sera responsable ? Comment cela se passe-t-il pour les législations étrangères ?

Il est impératif d’anticiper l’ensemble de ces problématiques afin de pouvoir les encadrer juridiquement dans le contrat. A défaut, l’entreprise s’expose à des risques importants tant en matière juridique qu’économique.

Concentrer la DRH sur les métiers cœurs des ressources humaines

L’externalisation de la paie, permet au DRH de se concentrer sur des fonctions stratégiques et génératrices de valeur pour l’entreprise tel que le développement RH, le pilotage de la performance et de la rémunération (Comp&Ben), l’engagement des salariés, les nouvelles organisations du travail, etc.

Réduire les coûts de la paie

Attention, de notre expérience, s’il est vrai que nombreux prestataires ont automatisé les processus Paies pour les industrialiser, ce qui permet une plus grande productivité et donc une plus grande rentabilité et ainsi proposer des coûts au bulletin entre 12 et 25€ (en fonction des services proposés), pour autant, le retour sur investissement n’est pas immédiat.

En effet, en tenant compte du coût projet, des coûts de restructuring, etc. le retour sur investissement se fait généralement entre 3 et 5 ans.

Il est donc important de prendre en compte que l’économie financière espérée doit se voir sur du moyen voire du long terme et non du court terme. De plus, voir un projet d’externalisation uniquement sous l’angle de l’économie des couts, sans tenir compte des besoins et de la trajectoire de l’entreprise est, de notre expérience, voué à l’échec.

Par ailleurs, nous avons pu observer que de nombreux projets ont vu leurs coûts augmenter de manière significative tant lors de la phase d’intégration (Build) que d’utilisation (RUN). Cette réalité est souvent liée à une rédaction peu précise et/ou inadaptée des clauses contractuelles encadrant le budget.

Une vigilance et une revue minutieuse des clauses et annexes liées au budget du projet apparaissent donc primordiale afin de conserver une maitrise économique sur ce type de projet.

Externaliser pour mieux organiser

Nous recommandons la plus grande vigilance concernant cette motivation.

En effet, de notre expérience, si l’organisation du service paie dans l’entreprise ainsi que ses processus dysfonctionnent, cela se répercutera chez le prestataire et donc lors du projet.

Dès lors, si une entreprise rencontre des difficultés de fonctionnement avec son processus de paie, avant de se lancer dans un projet d’externalisation, elle doit lancer un diagnostic de sa fonction pour élaborer un plan de progrès qui permettra de se préparer à un tel projet.

Rappelez-vous cette règle d’or : On n’externalise pas quelque chose qui ne fonctionne pas !

En tout état de cause, si l’entreprise rencontre des difficultés concernant son organisation, il est juridiquement important d’en faire part au(x) prestataire(s) retenus. Ce point doit être tracé afin de pouvoir le rendre opposable au prestataire et le contrat doit être adapté afin de prendre en compte cette contrainte pour le projet notamment en termes de : conseil du prestataire, gouvernance, recette, garantie, etc.

En conclusion,

Il est primordial d’identifier ses motivations, voire de les hiérarchiser, puisque que comme présentée ci-avant certaines présentent des risques qu’il faut être à même d’apprécier au vu du projet et des offres présentées par les prestataires.

Ces raisons qui motivent l’externalisation de sa paie doivent être formalisées sous la forme d’objectifs à atteindre ainsi que les contraintes correspondantes.

Ces objectifs doivent entrer dans le champ contractuel sans être confondus avec les besoins. .

En effet, si le prestataire n’est pas impliqué aux côtés du client dans l’atteinte de ces objectifs, il est possible que cette absence d’implication se traduise par un défaut de conseils adaptés et pourrait ainsi devenir un frein, voir un obstacle dans l’atteinte de ces objectifs, alors même que les besoins métiers seraient satisfaits.

Définir ses objectifs est important mais insuffisant, en complément il est indispensable d’identifier et de clarifier ses besoins tant sur le plan fonctionnel, métier que financier et juridique afin de pouvoir formaliser un contrat adapté prenant en compte les objectifs, les spécificités et les contraintes de l’entreprise en complément de ses besoins.

Quels sont mes besoins ?

Il s’agit de déterminer l’objet du contrat : qu’est-ce que j’achète ? quels sont mes besoins opérationnels ? métiers ? techniques ? juridiques ? financier ? Est-ce que j’externalise tout ou partie des processus de paie ? Qui va se charger des mises à jour légales et conventionnelles ? y a-t-il reprise de mon personnel paie ? Quels sont les plafonds de responsabilité à demander à mon prestataire ? Comment seront prises en compte mes spécificités ? quel schéma financier ?

Ces questions doivent être posées avant la validation du cahier des charges, si elles ne sont jamais posées, le prestataire mettra en place ses services de manière standard sans prendre en compte les besoins non exprimés par le client en amont du contrat et cela participe inévitablement au ralentissement et aux dérapages du projet.

Quels sont les risques de besoins oubliés et/ou imprécis ?

Des besoins internes de l’entreprise ne seront pas pris en compte. Cela pourra se traduire durant le projet sous plusieurs formes : une résistance au changement des utilisateurs, des coûts financiers imprévus, voire pire un abandon du projet car un besoin essentiel à l’entreprise n’aura pas été pris en compte.

Quelles sont les conséquences ?

Les conséquences sont d’ordre économique et juridique.

Nous l’avons vu précédemment, choisir d’externaliser sa fonction paie pour résoudre des problèmes sur du court terme est voué à l’échec et pourrait avoir un coût très important pour l’entreprise (impacts sociaux, choix d’un prestataire qui dans 1 ou 2 ans ne répondra plus aux attentes de l’entreprise, retour en arrière ou mise en place d’une nouvelle forme d’externalisation, etc.).

Enfin, si le contrat n’a pas prévu de clause adéquate pour gérer ce type de situation, la facture financière peut s’alourdir avec le paiement d’une indemnité à la charge du Client pour le bénéfice du prestataire voire de l’intégralité de la prestation même si cette dernière n’a pas été réalisée.

Ainsi, nous préconisons de réaliser une étape d’étude d’opportunité, menée, en amont des projets, en mettant bien en parallèle la vision de l’entreprise sur les 5 à 10 prochaines années versus l’optimisation de la fonction RH/paie.

Lors de cette étude devront notamment être abordés :

les différents scénarios d’évolution pour éclairer le choix de la vision cible : CSP ou externalisation, métiers/activités concernés, le niveau géographiques, niveau d’externalisation, etc. ;

l’analyse de l’évolution des coûts et de la performance entre autres avec quelques indicateurs clés comme le coût du bulletin, le nombre de dossiers traités par gestionnaire et le taux d’erreur de paie;

L’analyse de l’ensemble des opportunités, des contraintes et des risques pour la mise en œuvre, qu’ils soient techniques, RH et sociales, économiques ou politiques.

La présentation de différents business cases intégrant l’ensemble des coûts projets, dont coût de restructuration, et des bénéfices financiers et qualitatifs.

Les prérequis juridiques nécessaires pour atteindre les objectifs et les besoins exprimés et prendre en compte les contraintes de l’entreprise notamment en termes de : responsabilité, niveau de sécurité, modalité de la recette, garantie impérative, niveau de service attendue et les conséquences, prise en charge des erreurs générées par la solution, etc.

Par ailleurs, cette étude permettra de déterminer avec précision les contours du futur contrat souhaité : l’architecture contractuelle, les clauses nécessaires, les enjeux stratégiques à protéger.

A l’issue de cette phase, l’entreprise doit pouvoir se positionner sur :

Le périmètre des activités concernées par l’externalisation.
Une première vision de la coordination entre les activités externalisables et celles maintenues en interne.
La maîtrise les impacts sociaux, fiscaux, juridique et financiers.
L’identification des travaux préparatoires au basculement en externalisation.

Quand et comment ? Quelles sont les contraintes ?

Cette question du « quand » implique de s’interroger sur les moments clés du projet.

Sur le plan juridique cette question est importante pour assurer la coordination des différentes parties prenantes ; ce qui peut nécessiter des clauses spécifiques dans les différents contrats en cas d’architecture contractuelle multiple ou encore d’avenants avec certains prestataires ou éditeurs qui seront impliqués dans le nouveau processus.

La question de la planification doit être intégrée dans le cahier des charges afin de garder le contrôle sur ce sujet et non subir le calendrier du prestataire. Il est, en effet, important de rester maître du planning global du projet surtout lorsque le projet d’externalisation s’intègre dans un contexte global complexe qui doit prendre en compte des sujets à forts risques juridiques tels que la dénonciation de contrats, la réorganisation ou le transfert de personnel, etc…

Le cahier des charges devra également répondre à la question « comment ? » et ainsi comporter l’ensemble de vos attentes afin que le futur prestataire puisse se positionner et s’engager.

Ces attentes peuvent être de plusieurs niveaux :

Le niveau de prise en charge (niveau d’externalisation souhaité).
Les niveaux de services attendus (SLA – Service Level Agreement et KPI – Key Performance Indicator).
La répartition des responsabilités qui devra être claire et exhaustive.
La prise en charge fonctionnelle des règles de paie.
Le niveau de digitalisation / dématérialisation dans les processus.
L’organisation des équipes paie du prestataire (référent client ou responsable de compte, équipes dédiées, localisation des équipes, etc.).
Le lieu d’hébergement des data center/des données => si ce lieu est hors territoire de France, il conviendra alors de traiter les différentes problématiques de loi applicable, et en particulier de loi applicable à la protection des données à caractère personnel, notamment à le RGPD,
Les prérequis juridiques identifiés lors de la phase d’analyse présentée ci-avant.

Ces points déterminés comme essentiels pour l’entreprise devront bien évidement être intégrés au périmètre contractuel.

Leur adaptation et modification lors d’une négociation avec un prestataire devra être évaluée avec minutie puisqu’elle comportera nécessairement un renoncement pour l’entreprise à un besoin, un objectif, ou une contrainte qu’elle devra dès lors gérer part elle-même.

Enfin, les dispositions du contrat auront un fort impact en cas de dérapage de projet pour identifier les responsabilités respectives des parties.

Quels seront les acteurs ?Qui va participer à la mise en place du projet ? Qui va bénéficier des prestations ?

Il est important d’identifier les différentes parties prenantes du projet afin de clarifier les différentes actions et anticiper les risques de dérapages.

Les parties prenantes sont de deux types :

Les prestataires, fournisseurs, éditeurs, hébergeurs, tiers de confiance.
Les collaborateurs de l’entreprise qui vont participer au projet : DSI, directions métiers, utilisateurs, service juridique, service financier.

Les réponses à ces questions sont nécessaires afin notamment :

De mettre en place l’architecture contractuelle adaptée.
D’identifier les rôles et responsabilité de chaque partie prenante, essentiel pour la stratégie de « change management » ou de conduite du changement.

Pour définir cette dernière, nous avons élaboré une réflexion autour de 4 axes :

Axe « Outil » : Quels vont être les impacts outils ? Cela va-t-il impacter mon équipe DSI ? Quelles interfaces sont-ils à prévoir ? Comment garantir la sécurité de mon SI interne (interfaces) ? qui gère la reprise des données ?
Axe « Usage / Métier » : Quels seront les impacts sur les processus ? Quelles mesures d’accompagnement dois-je mettre en place ? A quel moment dois-je communiquer et à qui ?
Axe « Organisation » : Comment seront organisées mes équipes de demain ? Dois-je prévoir un transfert des contrats du personnel ou un plan de reclassement/départ ? Puis-je repositionner mes gestionnaires ? Quelles informations doit-je transmettre à mon CSE et quand ?
Axe « Culture d’entreprise» : Comment faire adhérer mes collaborateurs ? Intégration de nouvelles valeurs professionnelles ?

Cette anticipation permettra de favoriser l’affiliation au projet et surtout d’éviter des nuisances projets comme de fausses rumeurs, du personnel non impliqué en confrontation, etc.

Également, cette stratégie de change management doit être anticipée très en amont du projet afin de pouvoir déterminer clairement le rôle du prestataire. Afin de conserver une maîtrise de son projet, il est préconisé d’intégrer cette stratégie dans le périmètre contractuel de ses prestataires avec des clauses plus ou moins contraignantes en fonction de sa stratégie. En tout état de cause, tout prestataire a toujours un rôle à jouer dans le cadre d’une stratégie de change management. Ce rôle doit être précisément décrit dans le contrat afin de sécuriser chacun sur l’étendue de ses obligations et de ses responsabilités.

En conclusion

L’externalisation de la fonction paie est une réelle tendance pour les sociétés de plus de 1.000 salariés. Cette tendance va s’accentuer fortement dans les deux prochaines années.

Chaque DRH, DAF, DG va, à un moment, se poser la question.

Notre vision est que 80% de la réussite de ces projets se joue en amont.

Aussi, étant donnée la complexité de ces projets de par leur coté protéiforme, il est important de se faire accompagner par des experts afin d’aborder tous les sujets clés le plus en amont possible pour faire les meilleurs choix.

Althéa et ITLAW Avocats ont construit une offre commune adaptée à l’accompagnement de ces projets combinant la prise en compte des enjeux juridiques et sociaux, mais aussi métiers, organisationnel, IT et financiers.

Un projet de BPO n’est en effet pas un projet IT comme les autres, mais un projet global de transformation à de nombreuses facettes d’où l’importance de se poser les bonnes questions avant de se lancer et de sécuriser les choix, les besoins, les objectifs et attentes du client vis-à-vis de ses prestataires et formaliser l’ensemble dans un contrat adapté, rédigé sur mesure.

Vous voulez en savoir plus sur notre offre BPO ? C’est par ici

Après notre premier webinar sur « L’externalisation : comment et pourquoi y aller ? », nous vous proposons, jeudi 17 décembre de 11h à 12h, de revenir sur les 3 points clés de la réussite de l’externalisation de la paie avec un focus sur le change et la sécurité.

Article rédigé par : David Bellaiche, directeur général d’Althéa, Sandrine LIGER Manager RH, Adeline DELAVOIX consultante Senior chez Althéa ainsi que Claudia Weber fondateur d’IT LAW AVOCATS et Marine HARDY avocat, IT LAW AVOCATS.