Réussir son projet d’externalisation de la fonction paie, deuxième chapitre : comment définir mes besoins ?

Quels sont mes besoins ?

Il s’agit de déterminer l’objet du contrat : qu’est-ce que j’achète ? quels sont mes besoins opérationnels ? métiers ? techniques ? juridiques ? financier ? Est-ce que j’externalise tout ou partie des processus de paie ? Qui va se charger des mises à jour légales et conventionnelles ? y a-t-il reprise de mon personnel paie ? Quels sont les plafonds de responsabilité à demander à mon prestataire ? Comment seront prises en compte mes spécificités ? quel schéma financier ?

Ces questions doivent être posées avant la validation du cahier des charges, si elles ne sont jamais posées, le prestataire mettra en place ses services de manière standard sans prendre en compte les besoins non exprimés par le client en amont du contrat et cela participe inévitablement au ralentissement et aux dérapages du projet.

Quels sont les risques de besoins oubliés et/ou imprécis ?  

Des besoins internes de l’entreprise ne seront pas pris en compte. Cela pourra se traduire durant le projet sous plusieurs formes : une résistance au changement des utilisateurs, des coûts financiers imprévus, voire pire un abandon du projet car un besoin essentiel à l’entreprise n’aura pas été pris en compte.

Quelles sont les conséquences ?

Les conséquences sont d’ordre économique et juridique.

Nous l’avons vu précédemment, choisir d’externaliser sa fonction paie pour résoudre des problèmes sur du court terme est voué à l’échec et pourrait avoir un coût très important pour l’entreprise (impacts sociaux, choix d’un prestataire qui dans 1 ou 2 ans ne répondra plus aux attentes de l’entreprise, retour en arrière ou mise en place d’une nouvelle forme d’externalisation, etc.).

Enfin, si le contrat n’a pas prévu de clause adéquate pour gérer ce type de situation, la facture financière peut s’alourdir avec le paiement d’une indemnité à la charge du Client pour le bénéfice du prestataire voire de l’intégralité de la prestation même si cette dernière n’a pas été réalisée.

Ainsi, nous préconisons de réaliser une étape d’étude d’opportunité, menée, en amont des projets, en mettant bien en parallèle la vision de l’entreprise sur les 5 à 10 prochaines années versus l’optimisation de la fonction RH/paie.

Lors de cette étude devront notamment être abordés :

• les différents scénarios d’évolution pour éclairer le choix de la vision cible : CSP ou externalisation, métiers/activités concernés, le niveau géographiques, niveau d’externalisation, etc. ;

• l’analyse de l’évolution des coûts et de la performance entre autres avec quelques indicateurs clés comme le coût du bulletin, le nombre de dossiers traités par gestionnaire et le taux d’erreur de paie;

• L’analyse de l’ensemble des opportunités, des contraintes et des risques pour la mise en œuvre, qu’ils soient techniques, RH et sociales, économiques ou politiques.

• La présentation de différents business cases intégrant l’ensemble des coûts projets, dont coût de restructuration, et des bénéfices financiers et qualitatifs.

• Les prérequis juridiques nécessaires pour atteindre les objectifs et les besoins exprimés et prendre en compte les contraintes de l’entreprise notamment en termes de : responsabilité, niveau de sécurité, modalité de la recette, garantie impérative, niveau de service attendue et les conséquences, prise en charge des erreurs générées par la solution, etc.

Par ailleurs, cette étude permettra de déterminer avec précision les contours du futur contrat souhaité : l’architecture contractuelle, les clauses nécessaires, les enjeux stratégiques à protéger.

A l’issue de cette phase, l’entreprise doit pouvoir se positionner sur :

• Le périmètre des activités concernées par l’externalisation.
• Une première vision de la coordination entre les activités externalisables et celles maintenues en interne.
• La maîtrise les impacts sociaux, fiscaux, juridique et financiers.
• L’identification des travaux préparatoires au basculement en externalisation.

Quand et comment ? Quelles sont les contraintes ?

Cette question du « quand » implique de s’interroger sur les moments clés du projet.

Sur le plan juridique cette question est importante pour assurer la coordination des différentes parties prenantes ; ce qui peut nécessiter des clauses spécifiques dans les différents contrats en cas d’architecture contractuelle multiple ou encore d’avenants avec certains prestataires ou éditeurs qui seront impliqués dans le nouveau processus.

La question de la planification doit être intégrée dans le cahier des charges afin de garder le contrôle sur ce sujet et non subir le calendrier du prestataire. Il est, en effet, important de rester maître du planning global du projet surtout lorsque le projet d’externalisation s’intègre dans un contexte global complexe qui doit prendre en compte des sujets à forts risques juridiques tels que la dénonciation de contrats, la réorganisation ou le transfert de personnel, etc…

Le cahier des charges devra également répondre à la question « comment ? » et ainsi comporter l’ensemble de vos attentes afin que le futur prestataire puisse se positionner et s’engager.

Ces attentes peuvent être de plusieurs niveaux :

• Le niveau de prise en charge (niveau d’externalisation souhaité).
• Les niveaux de services attendus (SLA – Service Level Agreement et KPI – Key Performance Indicator).
• La répartition des responsabilités qui devra être claire et exhaustive.
• La prise en charge fonctionnelle des règles de paie.
• Le niveau de digitalisation / dématérialisation dans les processus.
• L’organisation des équipes paie du prestataire (référent client ou responsable de compte, équipes dédiées, localisation des équipes, etc.).
• Le lieu d’hébergement des data center/des données => si ce lieu est hors territoire de France, il conviendra alors de traiter les différentes problématiques de loi applicable, et en particulier de loi applicable à la protection des données à caractère personnel, notamment à le RGPD,
• Les prérequis juridiques identifiés lors de la phase d’analyse présentée ci-avant.

Ces points déterminés comme essentiels pour l’entreprise devront bien évidement être intégrés au périmètre contractuel.

Leur adaptation et modification lors d’une négociation avec un prestataire devra être évaluée avec minutie puisqu’elle comportera nécessairement un renoncement pour l’entreprise à un besoin, un objectif, ou une contrainte qu’elle devra dès lors gérer part elle-même.

Enfin, les dispositions du contrat auront un fort impact en cas de dérapage de projet pour identifier les responsabilités respectives des parties.

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Après notre premier webinar sur « L’externalisation : comment et pourquoi y aller ? », nous vous proposons, jeudi 17 décembre de 11h à 12h,  de revenir sur les 3 points clés de la réussite de l’externalisation de la paie avec un focus sur le change et la sécurité.

Article rédigé par : David Bellaiche, directeur général d’Althéa, Sandrine LIGER Manager RH, Adeline DELAVOIX consultante Senior chez Althéa ainsi que Claudia Weber fondateur d’IT LAW AVOCATS et Marine HARDY avocat, IT LAW AVOCATS.