Réussir son projet d’externalisation de la fonction paie : Les bonnes questions à se poser avant de se lancer
L’externalisation des SIRH est aujourd’hui un grand classique en France depuis plus de 10 ans.
Plus de 90% des entreprises de plus de 1000 salariés en France ont, ou devraient, avoir prochainement leur SIRH externalisé. C’est aujourd’hui un marché mature.
L’externalisation de la fonction Paie, ou BPO, est au contraire un marché naissant en France pour cette catégorie d’entreprise.
En effet, moins de 10% des sociétés du SBF 250 ont externalisé leur fonction paie et ce alors que pour l’ensemble de nos voisins européens, ce sujet est un standard. Par exemple, en Belgique, 100% des entreprises sont en BPO souvent appelé « service bureau ». Aux Etats-Unis les prestataires vont même jusqu’à effectuer eux même les virements de paie aux salariés…un autre monde !!
En France, longtemps écarté par les DRH pour des raisons diverses, dont surement une culture sociale forte ou un besoin de maîtrise interne, le BPO de paie commence à intéresser les DRH mais aussi les DAF ou encore les Directions Générales de ces grandes entreprises.
Les évènements sanitaires, que nous subissons depuis mars 2020, ont provoqué, pour certaines entreprises, une désorganisation des services de paie internes générant une tension sur l’ensemble des équipes au point, parfois, d’empêcher la sortie des paies. Inversement, les entreprises qui avaient leur paie externalisée, moins impactées, ont pu se consacrer à d’autres sujets très importants pour accompagner le changement imposé par cette crise : télétravail, chômage partiel, soutient aux équipes, traitement du On Boarding en confinement, etc…
C’est la raison pour laquelle, nous avons observé depuis quelques mois une demande forte de ces entreprises d’étudier l’opportunité d’externaliser leur paie.
Les équipes d’Althéa et ITLAW Avocats accompagnent depuis près de 15 ans leurs clients pour les éclairer sur les opportunités mais aussi les risques d’externaliser leurs Paies et de sécuriser leurs projets.
Fort de cette expérience et de la combinaison de leurs expertises juridiques et opérationnelles, Althéa et ITLAW Avocats recommandent de traiter 4 questions clés en priorité :
- Pourquoi lancer un projet BPO de paie ?
- Quels sont les besoins ?
- Quelles sont les contraintes ?
- Quels seront les acteurs ?
1/ Pourquoi lancer un projet de BPO de paie ?
Les raisons d’engager un projet d’externalisation de paie sont multiples, parmi ces dernières, les plus courantes sont :
- Garantir et maintenir le bon niveau d’expertise au sein de l’équipe Paie.
- Concentrer la DRH sur les métiers cœurs des ressources humaines.
- Réduire les coûts de la paie.
- Externaliser pour mieux organiser.
Nos observations et points d’alertes sur ces objectifs sont les suivants :
- Garantir et maintenir le bon niveau d’expertise au sein de l’équipe Paie.
Le domaine de la paie est sujet à de régulières modifications législatives et règlementaires tel que les évolutions des taux, l’émergence de nouvelles règles (réduction Fillon, exonération des heures supplémentaires, prime défiscalisée, etc.), et les changements des processus déclaratifs (DADS, DADS-U, DSN, DSN évènementielle, PAS, etc.).
Il est très compliqué pour les entreprises de maintenir leurs compétences sur le sujet car cela implique une veille et des analyses juridiques permanentes, des coûts de paramétrage du système de paie mais aussi des coûts de formation. Le maintien de cette compétence est indispensable pour assurer la qualité mais aussi la conformité légale de la paie .
Externaliser sa paie permet de répondre à cet enjeux. .
Toutefois, il convient d’être vigilant sur le degré d’engagement du prestataire sur la conformité de sa solution au cadre légal applicable à l’entreprise : Est-ce que la solution couvre le cadre légal spécifique à mon entreprise ? Est-ce que le prestataire a pris en engagement de mise à jour de sa solution en cas de modification législative ? Cette mise à jour est-elle sans frais ? Peut-elle générer des couts pour l’entreprise ? En cas de non-conformité ou de redressement URSSAF qui sera responsable ? Comment cela se passe-t-il pour les législations étrangères ?
Il est impératif d’anticiper l’ensemble de ces problématiques afin de pouvoir les encadrer juridiquement dans le contrat. A défaut, l’entreprise s’expose à des risques importants tant en matière juridique qu’économique.
- Concentrer la DRH sur les métiers cœurs des ressources humaines
L’externalisation de la paie, permet au DRH de se concentrer sur des fonctions stratégiques et génératrices de valeur pour l’entreprise tel que le développement RH, le pilotage de la performance et de la rémunération (Comp&Ben), l’engagement des salariés, les nouvelles organisations du travail, etc.
- Réduire les coûts de la paie
Attention, de notre expérience, s’il est vrai que nombreux prestataires ont automatisé les processus Paies pour les industrialiser, ce qui permet une plus grande productivité et donc une plus grande rentabilité et ainsi proposer des coûts au bulletin entre 12 et 25€ (en fonction des services proposés), pour autant, le retour sur investissement n’est pas immédiat.
En effet, en tenant compte du coût projet, des coûts de restructuring, etc. le retour sur investissement se fait généralement entre 3 et 5 ans.
Il est donc important de prendre en compte que l’économie financière espérée doit se voir sur du moyen voire du long terme et non du court terme. De plus, voir un projet d’externalisation uniquement sous l’angle de l’économie des couts, sans tenir compte des besoins et de la trajectoire de l’entreprise est, de notre expérience, voué à l’échec.
Par ailleurs, nous avons pu observer que de nombreux projets ont vu leurs coûts augmenter de manière significative tant lors de la phase d’intégration (Build) que d’utilisation (RUN). Cette réalité est souvent liée à une rédaction peu précise et/ou inadaptée des clauses contractuelles encadrant le budget.
Une vigilance et une revue minutieuse des clauses et annexes liées au budget du projet apparaissent donc primordiale afin de conserver une maitrise économique sur ce type de projet.
- Externaliser pour mieux organiser
Nous recommandons la plus grande vigilance concernant cette motivation.
En effet, de notre expérience, si l’organisation du service paie dans l’entreprise ainsi que ses processus dysfonctionnent, cela se répercutera chez le prestataire et donc lors du projet.
Dès lors, si une entreprise rencontre des difficultés de fonctionnement avec son processus de paie, avant de se lancer dans un projet d’externalisation, elle doit lancer un diagnostic de sa fonction pour élaborer un plan de progrès qui permettra de se préparer à un tel projet.
Rappelez-vous cette règle d’or : On n’externalise pas quelque chose qui ne fonctionne pas !
En tout état de cause, si l’entreprise rencontre des difficultés concernant son organisation, il est juridiquement important d’en faire part au(x) prestataire(s) retenus. Ce point doit être tracé afin de pouvoir le rendre opposable au prestataire et le contrat doit être adapté afin de prendre en compte cette contrainte pour le projet notamment en termes de : conseil du prestataire, gouvernance, recette, garantie, etc.
En conclusion,
Il est primordial d’identifier ses motivations, voire de les hiérarchiser, puisque que comme présentée ci-avant certaines présentent des risques qu’il faut être à même d’apprécier au vu du projet et des offres présentées par les prestataires.
Ces raisons qui motivent l’externalisation de sa paie doivent être formalisées sous la forme d’objectifs à atteindre ainsi que les contraintes correspondantes.
Ces objectifs doivent entrer dans le champ contractuel sans être confondus avec les besoins. .
En effet, si le prestataire n’est pas impliqué aux côtés du client dans l’atteinte de ces objectifs, il est possible que cette absence d’implication se traduise par un défaut de conseils adaptés et pourrait ainsi devenir un frein, voir un obstacle dans l’atteinte de ces objectifs, alors même que les besoins métiers seraient satisfaits.
Définir ses objectifs est important mais insuffisant, en complément il est indispensable d’identifier et de clarifier ses besoins tant sur le plan fonctionnel, métier que financier et juridique afin de pouvoir formaliser un contrat adapté prenant en compte les objectifs, les spécificités et les contraintes de l’entreprise en complément de ses besoins.
Vous voulez en savoir plus sur notre offre BPO ? C’est par ici
Après notre premier webinar sur « L’externalisation : comment et pourquoi y aller ? », nous vous proposons, jeudi 17 décembre de 11h à 12h, de revenir sur les 3 points clés de la réussite de l’externalisation de la paie avec un focus sur le change et la sécurité.
Article rédigé par : David Bellaiche, directeur général d’Althéa, Sandrine LIGER Manager RH, Adeline DELAVOIX consultante Senior chez Althéa ainsi que Claudia Weber fondateur d’IT LAW AVOCATS et Marine HARDY avocat, IT LAW AVOCATS.
