Transformer un SI Finance dans une organisation internationale ne consiste pas seulement à déployer un nouvel outil.
C’est aussi structurer les processus, sécuriser les décisions et accompagner les équipes dans la durée.
Pour soutenir la complexité croissante de ses opérations et améliorer le pilotage de ses financements, une ONG internationale du secteur médical et humanitaire a engagé une transformation de son système d’information Finance avec le déploiement d’un nouvel ERP SAP.
Dans ce cadre, l’organisation a fait appel à Althéa pour l’accompagner :
- dans le cadrage du projet et le choix de la solution ERP
- puis dans le pilotage du projet jusqu’au déploiement
Ce projet devait répondre à plusieurs enjeux structurants :
- unifier les processus finance et achats
- couvrir les activités du siège et du terrain
- améliorer le pilotage financier et les capacités de reporting
- adapter l’outil aux spécificités d’une ONG internationale et à la diversité de ses utilisateurs
Dans cet entretien, la Directrice financière et juridique de l’organisation, également cheffe de projet MOA, revient sur les enseignements clés de cette transformation.
Le projet en chiffres
Organisation
ONG médicale et humanitaire internationale
Présence internationale
Plus de 20 pays d’intervention
Implantation en France
Une quinzaine de régions
Acteurs impliqués
Environ 4 000 collaborateurs et bénévoles
Budget annuel
Environ 150 millions d’euros
Projet SI
Transformation du SI Finance et déploiement d’un ERP SAP
Début de l’accompagnement Althéa
2021
Nature des missions
- Aide à la décision pour le choix de l’ERP
- Accompagnement AMOA lors de la mise en œuvre
Durée de l’accompagnement
- Intervention renforcée au démarrage du projet
- Accompagnement progressif selon les phases
Le défi : moderniser un SI Finance devenu limité
Créée dans les années 1980, l’organisation est engagée dans l’accès aux soins pour les populations les plus vulnérables. Elle intervient aujourd’hui dans plus de 20 pays, avec près de 4 000 acteurs (salariés, bénévoles et équipes locales) et un budget d’environ 150 millions d’euros.
Pour soutenir ses activités internationales et répondre à la complexité croissante de ses financements, elle a engagé une transformation de son système d’information Finance.
L’ERP en place, déployé au début des années 2000, présentait plusieurs limites :
- une utilisation principalement centrée sur la comptabilité au siège
- des outils distincts entre la France et l’international
- un recours important à Excel pour les analyses et reportings
L’objectif du projet était donc de mettre en place une solution capable de :
- unifier les processus finance et achats
- couvrir les activités en France et sur le terrain
- améliorer le pilotage financier et les tableaux de bord
Le projet devait également prendre en compte des spécificités fortes du secteur humanitaire :
- des montages financiers complexes liés aux financements multi-bailleurs
- une grande diversité d’utilisateurs (siège, terrain, bénévoles)
- des contraintes fortes en matière d’ergonomie et d’accessibilité
L’approche : sécuriser les décisions et structurer le projet
Pour mener à bien ce projet structurant, l’organisation a lancé un appel à candidatures afin d’être accompagnée dans le choix de son futur ERP.
C’est dans ce cadre qu’elle a sélectionné Althéa pour son expertise et la qualité des échanges lors de la phase de sélection.
La première mission, lancée en 2021, portait sur l’aide à la décision pour le choix de la solution.
L’accompagnement d’Althéa a permis de :
- structurer le processus de sélection
- organiser et analyser les soutenances éditeurs
- formaliser des grilles d’évaluation
- aider les équipes à interpréter les réponses techniques
« L’accompagnement nous a permis de prendre une décision réellement éclairée. »
Les apports d’Althéa
Aide à la décision dans le choix de l’ERP
- Structuration du processus de sélection
- Analyse des soutenances éditeurs
- Mise à disposition d’outils et de grilles d’évaluation
- Aide au décryptage des propositions techniques
Accompagnement en maîtrise d’ouvrage (AMOA)
- Renfort des équipes projet lors de la mise en œuvre
- Appui méthodologique dans le pilotage du projet
- Capacité d’intervention adaptable
Un accompagnement flexible et adapté
- Forte disponibilité des équipes
- Bonne compréhension des enjeux d’une ONG internationale
- Adaptation aux évolutions du projet
Un accompagnement évolutif dans la durée
En 2023, lors de la phase de mise en œuvre, l’organisation a renforcé son dispositif projet côté maîtrise d’ouvrage avec l’appui d’Althéa.
Un consultant est intervenu avec une présence adaptée :
- forte implication au démarrage
- accompagnement plus ponctuel ensuite
« La flexibilité du dispositif a été un vrai facteur de réussite. »
Adapter la transformation SI aux enjeux d’une ONG internationale
L’un des facteurs clés de réussite a été la capacité à adapter la transformation du SI aux spécificités d’une organisation humanitaire.
L’organisation privilégie une approche collaborative, impliquant largement les équipes dans la construction des projets.
Cette démarche favorise l’appropriation des outils, notamment par les utilisateurs sur le terrain.
« L’implication des équipes facilite fortement l’adoption des outils. »
Les enseignements clés du projet
1. Anticiper l’ampleur du projet
La transformation d’un SI Finance nécessite des ressources importantes et un fort engagement.
2. S’entourer des bonnes expertises
Certaines compétences nécessitent un accompagnement externe.
3. Impliquer largement les utilisateurs
L’implication dès le départ favorise l’adoption.
« Ce sont des projets qui demandent du temps et des ressources. Mais l’accompagnement que nous avons eu a été très utile pour sécuriser les décisions et structurer la démarche. »
Un projet structurant pour l’avenir
Le projet se poursuit avec les dernières phases de déploiement et d’optimisation.
En parallèle, l’organisation mène d’autres chantiers structurants :
- mise en place d’un outil de gestion des données médico-sociales
- futur projet SIRH
Une transformation au service de la mission de l’organisation
Au-delà du déploiement d’un ERP, ce projet s’inscrit dans une transformation globale des outils et du pilotage financier.
En structurant son SI Finance, l’organisation se dote de bases solides pour accompagner la complexité de ses opérations et sécuriser ses financements.
Ce cas illustre l’importance d’un accompagnement méthodologique pour structurer les décisions et soutenir les équipes dans la durée.
