Un article rédigé par Guillaume Benezit, engagement manager chez Althéa
Une étude Ifop réalisée en 2015 établissait qu’un tiers des Français interrogé avait déjà constaté une erreur sur son bulletin de salaire au cours des 12 derniers mois.
Quelques années plus tard (2017), le Comité d’Evaluation et de Contrôle des politiques publiques (CEC) mettait en évidence le fait que 185 textes annuels, relevant qui du domaine légal (eg : LFSS) qui du domaine réglementaire (décrets, mises à jour de conventions collectives…) impactaient le bulletin de paie dans sa forme, sa présentation ou les calculs qui le sous-tendent…
Ces deux chiffres ne peuvent manquer d’interpeller les acteurs en charge de la paie au sein des entreprises : suis-je encore, actuellement, maître de mon réglementaire de paie ? Suis-je, en tant que responsable paie ou en tant que DRH, en capacité d’expliquer clairement et sans risque d’erreur quels sont les éléments constitutifs de mon assiette 10e Congés Payés ou les modalités de calcul du salaire rétabli de référence servant de base aux indemnités journalières de sécurité sociale ainsi qu’au calcul des indemnités de départ de mes salariés ?
La complexité croissante de la paie, en constante évolution (en témoignent par exemple la récente création de la notion de « Montant Net Social » ou la réduction du plafond des revenus pris en compte pour le calcul des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale, pour ne citer que 2 exemples) fait de ce sujet, par nature au cœur des enjeux stratégiques des entreprises, un domaine exigeant une professionnalisation permanente des équipes en charge de son traitement. Si les outils ne manquent pas afin de s’assurer du contenu des règles, voire de leur interprétation (RF Paie, Editions Francis Lefèvre et bien d’autres), le gestionnaire paie est souvent en peine lorsqu’il s’agit de s’assurer de la conformité de sa pratique au regard des règles propres en vigueur au sein de son entreprise, et parfois même au sein de telle ou telle entité sociale interne de l’entreprise. Pour répondre à ses interrogations, il ne peut alors que se tourner vers un document indispensable, colligeant l’ensemble des règles et des pratiques de paie (mais aussi, de plus en plus souvent, de gestion des temps, tant celle-ci est indissociable des calculs conduisant à la production de la paie) : le Livre Blanc de Paie.
Quels sont les enjeux de la rédaction d’un Livre Blanc de Paie ?
Pérenniser les règles de paie
La rédaction du Livre Blanc de paie va permettre de mettre à disposition de l’ensemble des acteurs métier la totalité des règles de paie, mais aussi éventuellement de gestion des temps, ainsi que la totalité des processus concourant à la production de la paie, propre à l’entreprise, en intégrant ses spécificités tout autant que le poids de son héritage :
– Quelles sont les règles de valorisation des absences, quelle qu’en soit la nature (absences liées aux congés, à la maladie, aux évènements familiaux), et quel est leur impact sur l’acquisition des divers congés ainsi que sur le calcul des primes propres à l’entreprise ?
– Quelles sont les règles présidant au calcul, mais aussi au versement des éléments variables de paie de l’entreprise (prime de fin d’année, 13ème mois, bonus, prime variable) ?
– Quelles sont les populations présentes dans l’entreprise soumises à certaines réglementations spécifiques (droit local, frontaliers, expatriés, loi LODEOM, groupes fermés…) ?
– Quelles sont les sources documentées, à l’origine de ces pratiques, et est-on capable de connaitre l’historique d’un montant ou la date à partir de laquelle s’est opéré un changement de méthode de calcul ?
Ces exemples pourraient naturellement être multipliés à l’infini.
Parallèlement, le Livre Blanc va s’avérer être un formidable outil de transmission des connaissances aux gestionnaires paie (voire à d’autres populations dans le cadre d’une gestion déconcentrée de certaines activités de paie auprès des RRH, chargés de développement RH voire des responsables fonctionnels ou des managers de proximité), permettant par ailleurs une montée en compétence sécurisée des acteurs et une réduction des risques en cas de turn-over.
Comment sécuriser la paie ?
La rédaction du Livre Blanc doit, parallèlement, permettre de se pencher sur les questions de conformité de la pratique paie de l’entreprise tant :
- Avec les règles légales (modalités de calcul des éléments de rémunération légaux, respect du SMIC, assujettissement des sommes aux divers prélèvements obligatoires tel que le Forfait Social ou le prélèvement à la source),
- Avec les règles conventionnelles (respect du salaire minimum conventionnel, modalités de calcul de la prime d’ancienneté, règles présidant au calcul des indemnités de rupture ou à la prise en charge de la maladie…)
- Avec les règles propres à l’entreprise (accords collectifs, NAO, modalités contractuelles diverses….)
Elle doit permettre aussi de porter un regard critique sur l’efficience des pratiques paie (survie de rubriques obsolètes ou redondantes dans le plan de paie, entrainant un coût de maintien par l’éditeur / intégrateur ou, a contrario, générant un risque de régression lors des montées de version de l’application), ainsi que sur la conformité des pratiques et des paramétrages au regard des règles évoquées.
Harmoniser le réglementaire de paie
La rédaction du Livre Blanc, par le regard expert porté sur les pratiques paie de l’entreprise, amène aussi un enjeu d’harmonisation et de rationalisation du réglementaire paie, par la simplification des processus (notamment dans le cadre de la gestion des éléments variables de paie, par la fusion de primes redondantes, aux modalités de calcul comparables, mais coexistant dans le réglementaire car héritage de pratiques irrédentistes ou propres à tel ou tel périmètre, et n’ayant plus de légitimité à être aujourd’hui individualisées) mais aussi par l’harmonisation des pratiques à forte valeur ajoutée (modalités de rapprochement du précompte et du remboursement de la CPAM en cas de subrogation, modalités déclaratives en termes d’allègement ou d’exonération -Réduction Générale de Cotisations Sociales, exonération Aide à Domicile, exonérations liées à l’emploi de jeunes ou de séniors, défiscalisation et désocialisation des heures supplémentaires, mécanismes de soutien à la compétitivité des entreprises tels que le CIR…) en faisant du Livre Blanc un levier précieux dans une démarche d’harmonisation.
Cette simplification / harmonisation du réglementaire devra se compléter d’une démarche parallèle au sein du SIRH, afin d’alléger les charges subséquentes liées à l’inflation, en son sein, des rubriques ou de cycles horaires (dans le cadre de la gestion des temps) obsolètes ou abandonnés.
Quand mettre en place un Livre Blanc de Paie ?
Si posséder un livre blanc de paie est un besoin pour chaque entreprise, certaines situations peuvent indiquer qu’il est temps, voire urgent d’interroger la question de la simplification la gestion de la paie mais aussi de la structurer et de l’outiller.
Quels en sont les signes ?
- Des questions fréquentes des salariés concernant leur rémunération, les modalités de calcul de telle ou telle prime ou le maintien de salaire en cas de maladie.
- Des processus de paie qui prennent plus de temps que nécessaire, amènent à des taux de retraitements – souvent manuels-importants, ou qui dépendent trop de certaines personnes (absence de back up).
- Des erreurs de paie fréquentes, amenant à des corrections, voire à des redressements adressés par les Organismes de Protection Sociale (ex : URSSAF).
- Des difficultés à suivre les évolutions légales ou à anticiper les changements de manière proactive.
- Des flux qui manquent d’harmonisation et des équipes qui cherchent à capitaliser et centraliser leurs pratiques.
Si ces points vous semblent familiers, il est peut-être temps d’adopter un cadre plus structuré pour simplifier votre gestion.
Parallèlement, les phases préliminaires à un projet SIRH (renouvellement de l’’outil de paie) ou à un projet d’externalisation de tout ou partie de la fonction paie auprès d’un provider externe, mais aussi à la mise en place d’une centralisation du traitement de la paie au sein d’un Centre de Services Partagés, exigent, outre la maîtrise des règles de paie et de gestion des temps, la capacité de les formaliser afin de les partager avec les acteurs externes (éditeur, outsourceur) ou interne (service centralisé ou CSP).
Chaque Entreprise Devrait Adopter un Livre Blanc de Paie
La gestion de la paie, au cœur de la fonction RH (les études montrent que, si la rémunération n’est pas le facteur premier de rétention des personnels dans une entreprise, une paie fausse récurrente est le premier facteur de démotivation des salariés), est un processus stratégique qui ne doit pas être laissé au hasard, ne serait-ce qu’au regard du poids considérable de la masse salariale dans le budget de l’entreprise (30 à 40% dans les secteurs du commerce ou du BTP, pouvant monter jusqu’à 70% dans le secteur des services).
Dans un contexte où les obligations légales évoluent rapidement et où la maîtrise des pratiques devient une priorité, le livre blanc de paie est un outil qui permet de structurer et sécuriser les processus tout en facilitant la gestion au quotidien. Il permet, parallèlement, de mettre à disposition des acteurs en amont et en aval de la paie les informations indispensables au bon continuum que représente la production de celle-ci, jusqu’à sa comptabilisation et à sa déclaration (le livre blanc peut en effet compiler les règles de calcul des provisions ainsi que de calcul des charges qui leur sont propres, ainsi que les éléments de structure DSN de chacun des éléments déclarés dans la gestion administrative ainsi que dans la paie de la société, afin de faciliter le contrôle des éléments déclarés aux OPS).
En adoptant ce document, vous prenez le contrôle sur votre organisation, garantissez une gestion optimisée de la paie et créez un environnement plus serein et plus efficace pour votre équipe paie et RH. Le livre blanc de paie n’est pas qu’une simple formalité mais devient un véritable atout pour chaque entreprise, transformant la gestion de la paie en un levier de performance.
Pour accompagner les entreprises dans la rédaction de leur Livre Blanc de Paie, mais aussi -et peut-être surtout-, pour permettre à tous les acteurs métier de disposer de l’information à jour à l’instant T, Althéa propose son offre Livre Blanc, appuyée sur trois piliers :
Une méthodologie éprouvée
Adaptable au contexte de l’entreprise, portée par des experts paie, le plus souvent issus du métier, dont la philosophie se veut d’être collaborative (il est illusoire de penser pouvoir décrire l’ensemble du réglementaire paie d’une entreprise sans l’apport des sachants et des acteurs paie et/ou GTA) mais non chronophage, appuyée sur une grande autonomie et une expérience de nombreux livres blancs rédigés dans tous les environnements professionnels.
Un outil SaaS, aux capacités d’utilisation (nombre de connexions simultanées) et de stockage quasi-illimitées
Constamment évolutif (la road-map est co-construite avec nos clients, qui en sont les premiers promoteurs), permettant de servir de catalyseur à la rédaction (par le jeu des workflows de statut de fiches notamment) et facilitant la mise à jour du Livre Blanc au-delà de la phase de rédaction, et donc sa pérennité parmi les outils SIRH de l’entreprise.
Un ensemble de références significatif
Quelques 100 livres blancs de paie et/ou de GTA rédigés par Althéa au cours des 10 dernières années, dans l’ensemble des environnements réglementaires (entreprises du secteur marchand, opérateurs public, établissement publics de santé…) mais aussi conventionnels (industrie, médias, grande distribution et retail, services, énergie, banque et assurance…).
