Equipe paie en sous-effectif, comment améliorer son budget RH 2025 sans recruter ?
Aujourd’hui, 53 % des équipes de paie sont confrontées à une pénurie de personnel. En conséquence, elles se confrontent à une lourde charge de travail malgré les effectifs réduits.
Cette situation engendre non seulement des erreurs de paie, mais aussi des pénalités pour non-respect des règles en vigueur. La crise sanitaire a contribué à ce constat. Elle a affecté l’engagement des employés, les conditions de travail et le recrutement.
Pire encore, 37 % des services de paie ont vu plus de 10 % de leurs effectifs partir, aggravant la situation, sans compter les impacts de l’absentéisme sur les services RH. La crise actuelle limite les budgets alloués au recrutement dans les équipes RH, rendant l’attractivité des postes plus difficile. Pourtant, la souffrance des équipes, souvent ignorée par les dirigeants d’entreprise et les DRH, est bien réelle.
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Les gestionnaires de paie sont confrontés à une intense charge de travail. Ils font souvent des heures supplémentaires : déclaration des bulletins de paie, déclarations sociales (DSN). De plus, ils gèrent les entrées et sorties du personnel dans un climat social complexe. Et dans un contexte évolutif pour la jurisprudence sur les congés payés en cas de maladie, cela implique des recalculs de provisions.
Face à ces défis, les entreprises doivent repenser la gestion des ressources humaines, notamment en termes de solutions, pas forcément en recrutement.
En réponse à cette situation, Althéa, par son département Performance RH, propose des solutions concrètes (recouvrement des ijss, optimisation des charges sociales et jusqu’à l’externalisation) pour optimiser les fonctions RH. Cette accompagnement est bénéfique à la trésorerie tout en gardant une bonne gestion de la paie et des ressources humaines.
Des leviers économiques pour améliorer le fonctionnement et la trésorerie de l’entreprise
Au-delà de la gestion opérationnelle, les ressources humaines sont un pôle stratégique et vecteur d’opportunités économiques. Contrairement aux idées reçues, ces options, notamment l’externalisation, ne représentent pas un coût supplémentaire, mais s’auto-financent grâce aux économies qu’elles génèrent, tout en améliorant l’efficacité globale.
Recouvrement des IJSS et optimisation des charges sociales
Un premier levier souvent sous-estimé est le recouvrement des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). Ces indemnités, qui compensent l’absence des salariés en arrêt maladie, constituent une part importante des charges pour les entreprises, surtout lorsque celles-ci choisissent la subrogation. Or, il est possible de récupérer les montants dus par la Sécurité Sociale sur les 27 derniers mois, ce qui représente une opportunité significative pour améliorer la trésorerie. N’étant pas une priorité mais tout en générant des flux financiers importants, les IJSS peuvent rapidement générées des problématiques de trésorerie méconnue.
L’avance de prévoyance constitue également une source de tension sur la trésorerie. Cela nécessite une attention particulière, particulièrement sur les longs arrêts et les salaires les plus significatifs.
En externalisant la gestion des IJSS, les entreprises assurent un recouvrement efficace et évitent les erreurs administratives. Un prestataire spécialisé, rémunéré sur la base de success-fees, assure que chaque euro récupéré couvre amplement les frais d’externalisation. L’opération est ainsi rentable et sans risque financier.
Non outillées et avec des équipes en tension, les directions des ressources humaines préfèrent souvent traiter les IJSS par elles-mêmes. En effet, la culture de l’entreprise bloque souvent l’appel à des spécialistes externes. Pourtant, grâce à leur expérience et leurs outils performant, le recouvrement est généralement plus rapide et sécurisé.
Optimisation des charges sociales : un gisement d’économies.
En parallèle, l’optimisation des charges sociales offre un autre moyen de faire des économies significatives. La complexité croissante des réglementations sociales conduit de nombreuses entreprises à verser des sur-cotisations. Un audit externe peut permettre d’identifier et de corriger ces erreurs, et ainsi de libérer des ressources financières importantes.
Les nouvelles mesures sociales s’additionnent à celles déjà en vigueur. Les détecter et en comprendre les impacts n’est pas une chose aisée. Mesurer les enjeux financiers sur son secteur ou son entreprise non plus.
Les contrôles URSSAF ont pour objectifs de procéder à des redressements identifiés à distance à travers les DSN. Là où la recherche de pistes d’économie s’opère avec l’appui d’un expert extérieur.
- avec une conformité législative,
- sur la base d’un retour sur investissement
Les économies générées excèdent largement les coûts, rendant l’opération entièrement auto-financée. Les sources d’optimisation sont nombreuses, parfois connues mais non mises en place.
Un changement de direction ou une situation économique complexe procure une écoute nouvelle des dispositifs existants. De plus, même si les logiciels de paie s’améliorent avec le temps, des réglages locaux sont nécessaires. Ces réglages sont spécifiques à chaque entreprise. Seules les équipes de paie s’occupent de ces réglages.
Ces économies peuvent alors permettre à l’entreprise de financer des projets (nouveau SIRH ou autre module de paie…). Cela aide les équipes paie et limite la surcharge de travail.
Externalisation des tâches administratives : une solution sans coût supplémentaire
L’externalisation des tâches administratives, telles que la gestion de la paie, des absences, des IJSS ou des visites médicales, est autofinancée.
En effet, l’externalisation réduit la charge administrative des équipes internes tout en générant des économies. Les équipes sont concentrées sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Les prestataires spécialisés prennent en main les tâches chronophages / sensibles.
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En sous-effectif, cette approche compense le manque de ressources humaines internes sans avoir à recruter immédiatement. De plus, success-fees (rémunération sur résultat) garantit que l’externalisation n’entraîne aucun coût supplémentaire pour l’entreprise.
L’externalisation, une solution gagnante
L’idée que l’externalisation représente un coût supplémentaire est un mythe. En réalité, lorsque bien planifiée et gérée, elle est levier de performance économique.
Les économies réalisées doivent être supérieures aux coûts engagés. Les entreprises peuvent améliorer leur trésorerie. Elles peuvent aussi réduire la charge de travail de leurs équipes. Cela leur permet de bénéficier de services de meilleure qualité.
Conclusion : Des solutions RH qui s’auto-financent
Piloter la production de la paie et l’administration RH en sous-effectif nécessite de repenser les stratégies en place. L’externalisation n’est pas seulement une dépense. C’est une vraie chance d’économiser pour les entreprises. Elle améliore leur trésorerie et aide les équipes internes.
Que ce soit pour le recouvrement des IJSS, l’optimisation des charges sociales ou l’externalisation de tâches, ces actions sont rentables. Elles sont aussi nécessaires dans un contexte de sous-effectif et de réduction des budgets.
En adoptant ces solutions, les entreprises peuvent optimiser leur fonctionnement tout en maintenant un haut niveau de conformité et d’efficacité. Althéa, via son département
Performance RH propose un accompagnement sur mesure pour garantir des résultats concrets, mesurables et immédiatement bénéfiques pour la trésorerie de l’entreprise.
