Améliorer la gestion du remplacement personnel dans les établissements de santé
La gestion des remplacements est essentielle pour garantir la continuité des soins et maintenir un effectif suffisant au sein d’un service d’un établissement de santé. Le recours à des vacations, externes, intérimaires ou de personnel soignant en dehors du service n’est pas toujours synonyme de coûts supplémentaires : le choix du type de contrat court se révélera déterminante. Voyons plus en détail le sujet de la gestion des remplacements dans les établissements de santé : prenons un peu de hauteur en analysant les chiffres du secteur avant de se poser sur la réalité opérationnelle des équipes de Santé.
Qu’est-ce qui complexifie la gestion du personnel des établissements de santé dans les recrutements ou les remplacements ?
La gestion des services est minée par des phénomènes structurels qui rendent l’organisation d’un service compliquée, tant par la hausse des arrêts de travail que par les difficultés de recrutement :
A) Une fréquence des accidents du travail & maladies professionnelles importante
Ce graphique démontre que tous les secteurs sont concernés par la hausse des arrêts de travail. C’est un secret pour personne, les établissements de Santé sont particulièrement impactés, ce qui pose souci aux équipes de soin pour assurer un accueil des patients dans de bonnes conditions.
B) Le renouvellement des recrutements ne compense pas les départs
Le marché de l’emploi est en tension et ce ne sont pas chiffres de la DRESS qui nous prouvent le contraire :
En 2018, la Drees avait constaté que les recrutements santé ne compensaient pas les départs. Par ailleurs, le recul de l’âge de départ à la retraite ne suffit pas à compenser les cessations d’activité.
Sources Euractiv
D’ici à 2030, l’Organisation mondiale de la santé (OMS) prévoit un manque prévisible de près de 10 millions de professionnels de la santé dans le monde.
En France, on compte environ 630 000 infirmiers et infirmières, mais il y a un besoin estimé à 100 000 professionnels supplémentaires. Selon les données de la Direction de la recherche, des études, de l’évaluation et des statistiques (DREES) de 2018, le nombre d’infirmiers devrait augmenter de 53 % entre 2014 et 2040, atteignant 881 000, afin de répondre aux besoins de soins d’une population vieillissante.
La combinaison d’une baisse des effectifs suite à des arrêts avec des difficultés de recrutement peuvent rendre la situation explosive : comment soulager malgré tous les professionnels de Santé ?
Simplifier la gestion des remplacements pour soulager les professionnels de santé
A) Visualiser rapidement comment combler les besoins de son service.
Selon un rapport de Terra Nova sur l’évolution en besoins de Santé, 4 facteurs de risque vont probablement provoquer une hausse de l’activité de Santé : le vieillissement de la population, le changement climatique, la santé environnementale, les mutations du travail.
Cette hausse des besoins va peser sur l’organisation des services et passera nécessairement par une optimisation des services
Un médecin doit identifier facilement les besoins de son service et trouver des solutions pour y répondre.
Le praticien et plus généralement l’encadrement médical ne peut pas se permettre de perdre du temps à veiller, sur une journée découpée en 4 plages en 24/7 que le personnel est suffisant pour couvrir l’activité.
C’est là qu’interviennent les solutions RH de planning et de gestion des remplacements. Moyennant un temps d’adaptation et de configuration, il existe des solutions performantes pour aider les planificateurs. Mais cela nécessite un temps d’accompagnement pour s’assurer que les solutions digitalisées sont exploitées de manière optimale.
B) Gagner du temps sur des tâches administratives
à juste titre, les actions administratives sont toujours très mal perçues par le personnel et ne peut être que source de perte de temps. Les tableaux Excel et les appels directs auprès des vacataires restent des pratiques très répandus au sein des établissements de Santé.
Malgré toutes les mérites que peut posséder encore Excel, les solutions digitalisées ont un atout de taille : elles sont interopérables et peuvent se connecter à d’autres plate-forme et donner une vision en temps réel des candidats disponible pour couvrir une vacation selon différentes communautés (internes, externes, intérimaires).
La dernière étude Markess Blueprint de 2023 démontre encore la faiblesse d’équipement sur ce type d’outils avec un taux d’équipement qui flirte avec les 12% pour les établissements de 50 à 1 000 collaborateurs et cette moyenne se dégrade davantage dans le secteur de la Santé.
Il apparaît donc essentiel de sensibiliser les acteurs RH et opérationnels aux nouvelles pratiques digitalisées qui ont pour objectifs de diminuer le temps passé sur la planification des équipes.
Cette sensibilisation ne pourra se faire sans une connaissance accrue des spécificités de chaque service pour mieux cerner les enjeux autour de la planification.
Un outil RH n’est utile que lorsque le personnel voit une valeur ajoutée à l’utiliser dans sa planification opérationnelle.
C’est pourquoi la compréhension du service, l’accompagnement et l’identification claire des processus et des besoins est clé.
Se faire accompagner d’un cabinet de conseil
Un cabinet de conseil permet avant tout au personnel de se recentrer sur sa mission principale : le soin. Le cabinet accompagne les établissements de santé sur l’analyse de son organisation et de ses processus pour diminuer la lourdeur des tâches administratives.
Voici quelques bénéfices attendus :
- Amélioration du pilotage des besoins par service,
- Optimisation des remplacements en s’assurant que toutes les pistes ont été explorées (vacations, externe, intérim),
- Utilisation par l’encadrement et les praticiens d’outils informatisés plutôt qu’Excel,
- Implication du personnel dans les actes de gestion.
Avec l’accompagnement d’un expert, un audit des processus de gestion du temps et des activités (GTA) peut être mené. Cette analyse est une fondation solide pour déterminer les leviers d’optimisation à activer : processus, outils…
Althéa pour vous accompagner : https://www.althea-groupe.com/offre/gestion-des-temps-activites/
